«Простой бизнес» проанализировал главные потребности предпринимателей в кризис и составил список 5 антикризисных возможностей, которые дает система автоматизации. Эти простые инструменты оптимизируют бизнес-процессы, помогают сохранить клиентов за счет повышения качества и скорости обслуживания, а также сокращают расходы, что в кризис особенно актуально. Кроме того, «Простой бизнес» разработал специальное антикризисное предложение: акцию, участники которой получат бесплатную настройку документооборота, за счет чего смогут ускорить обслуживание клиентов.

5 антикризисных возможностей «Простого бизнеса»

1. Обслуживать клиентов быстрее, чтобы они не ушли к конкурентам. С помощью «Простого бизнеса» менеджеры оперативнее реагируют на запросы клиентов. В карточке клиента представлена вся история контактов, сотрудник тут же вникает в ситуацию клиента и отвечает на письмо. Не надо тратить время на поиск нужного письма клиента. Мы подсчитали: если ежедневно искать 10 писем, это отнимет 45 минут. С «Простым бизнесом» на это займет только 5 минут в день. К тому же, менеджеры экономят 40 минут на поиске корреспонденции, и это время они могут потратить на улучшение обслуживания клиентов в кризис. Система также сообщит менеджеру о пришедших письмах клиентов, и сможет быстро ответить на них даже с телефона.
2. Запустить автопилот документов. Ускорить клиентский сервис позволит автоматизация документооборота и использование набора шаблонов документов. Ежемесячно полтысячи минут уходит на оцифровку и отправку документов. Если использовать «Простой бизнес», понадобится всего 250 минут. Менеджеры вдвое ускоряют работу с документами клиентов, затрачивая на 4 часа меньше каждый месяц. Кстати, до 1 марта проходит специальная антикризисная акция «Простого бизнеса», участники которой получают бесплатную настройку автоматизации документооборота.
3. Уважать клиента больше конкурентов. В «Простой бизнес» интегрирована IP-телефония с определителем номера. Сотрудники компании сразу видят, кто звонит, и клиент не будет 5 раз объяснять одно и то же, как это происходит у многих организаций.
4. Улучшить телефонный сервис. Встроенная в «Простой бизнес» IP-телефония делает телефон всегда доступным. В системе также есть запись разговоров, а в карточке клиента – видны переписка и документы по каждому клиенту. Менеджеры сразу нескольких отделов имеют доступ к базе клиентов, оперативно взаимодействуют: когда клиент звонит, любой сотрудник может быстро изучить историю вопроса и решить проблему. Благодаря умной переадресации клиент сразу попадает к тому, кто решит его вопрос, а не будет по 15 минут ждать, пока его соединят с нужным отделом.
5. Сократить расходы. Объединение «Простого бизнеса» с виртуальной АТС экономит около 92 тысяч рублей на коммуникациях без потери качества обслуживания клиентов. При этом колл-центр компании может находиться, где угодно, а клиенту будут звонить с московского номера. За счет встроенных коммуникаций компания также заметно сокращает расходы на телефонные переговоры как внутри организации, так и с партнерами.

Специальное антикризисное предложение

Только до 1 марта закажите CRM-систему «Простой бизнес» на 3 месяца и более по тарифу «Профи» (1900 р./мес.) или «VIP» (3900 р./мес.) и получите в подарок настройку документооборота вашей компании. Количество акционных пакетов ограничено!

Вы получаете:

• перенос шаблона договора, счета, акта или 3-х других документов на выбор в CRM-систему, оформление (логотип, печать и подпись, подстановка неменяющихся значений);
• настройку связи с клиентской базой и каталогом товаров (при необходимости);
• обучение работе с шаблонами, приемы сокращения временных затрат.

Подробности об акции читайте здесь.

Исследование опубликовано в Human Performance. Его авторы - ученые Брент А. Скотт и Тимоти А. Джадж - проанализировали, что делает некоторых сотрудников объектом агрессии, шуток или антиобщественного отношения со стороны коллег.

Ученые протестировали, как связаны личность работника, его внешний вид и отрицательные эмоции, которые к ним испытывают коллеги.

Они определили три основные характеристики сотрудника, которые чаще всего связаны с отрицательным к нему отношением со стороны коллег:

1. Невротическое поведение (тенденция испытывать отрицательные эмоции: гнев, враждебность и тревогу).
2. Внутренние качества (склонность к альтруизму, теплота и внимательность).
3. Физическая привлекательность (по мнению других).

Например, исследователи обнаружили, что неприятные и физически непривлекательные сотрудники больше подвергаются агрессии со стороны коллег. К ним у коллектива отрицательное отношение.

Конечно, неудивительно, что к враждебно настроенным сотрудникам может быть негативное отношение. Эксперты отмечают, что по эмоциям и поведению сотрудника можно прогнозировать, будет ли страдать человек от агрессивного и плохого отношения к себе в офисе.

Но как быть с физической красотой? Почему она так влияет?

Ученые обратились за разъяснениями к предыдущим исследованиям. Они, в частности, показали, что физически привлекательные люди рассматриваются другими как дружелюбные, приятные и более социально привлекательные, чем физически непривлекательные люди. Поэтому к ним относятся лучше, чем к другим, непривлекательным, людям, даже на работе. Непривлекательные люди могут быть эстетически неприятны другим, вызывая отрицательные эмоции.

Исследователи отмечают, что бывает трудно изменить свою физическую привлекательность, да и свои внутренние качества. Но сотрудники должны понимать: справедливо это или несправедливо, но поведение и личность человека имеют очень большое значение на работе, хотят они этого или нет.

Исследователи рекомендуют менеджерам: если вы знаете или видите, что кто-то может стать мишенью для жестокого обращения, следует помочь предотвратить неприятные ситуации или предоставить поддержку, если это уже произошло. Ведь на работе главными являются все же профессиональные качества сотрудника, и за личными отношениями на первый план должны выходить именно они. Правильно расставить акценты и грамотно организовать управление персоналом менеджерам помогают специальные разработки, например, облачный сервис «Простой бизнес».

Со школьной скамьи лето олицетворяет свободу от ограничений учебного года. У большинства сотрудников 1 сентября также ассоциируется с необходимостью нового витка в жизни, старта крупных проектов, с увеличением количества работы и т.д. Во взрослом возрасте уже с середины августа у многих начинается ностальгия по еще не закончившемуся лету, усиливается задумчивость, появляется медлительность. Взрослые чувствуют печаль о том, что большинство летних развлечений нельзя взять с собой в осень. В эти дни заметно сокращается энергия, что-то происходит с мотивацией.

Кроме того, у сотрудников с детьми этот синдром имеет и реальные основания: надо готовить детей к школе, подбадривать свое чадо, хотя у самих в эту пору становится больше работы.

Вам, как руководителю, стоит учитывать психологические нюансы сезонных настроений

К примеру, проведенное в США исследование (Workplace Options and Public Policy Polling) показало следующее.

27% опрошенных сотрудников сообщили, что начало нового учебного года сказалось негативно на их настроении, отношениях в коллективе. 35% сотрудников отметили, что для них это дополнительные финансовые нагрузки из-за подготовки детей к школе, а также стресс в их собственной жизни. 63% работников с детьми сказали, что начало нового учебного года для них является стрессом.

Безусловно, не только работники с детьми школьного возраста могут испытывать стресс с переходом от лета к осени. Лето также обеспечивает нас дневным светом, воздействие которого напрямую влияет на настроение и производительность труда.

Как вы можете помочь?

Есть целый ряд вещей, которые вы можете сделать для того, чтобы помочь сотрудникам управлять переходным состоянием, связанным с концом лета и синдромом «снова в школу».

Вот лишь несколько идей от Team TribeHR, которые могут помочь укрепить слабеющий дух и уменьшить стресс.

1. Слушайте. Предложите сотрудникам поговорить об этом с менеджером или коллегой, или поговорите с ним сами. Часто быть просто услышанным достаточно, чтобы уменьшить беспокойство и стресс.
2. Будьте гибкими. Подумайте, как вы можете обеспечить гибкий график работы, чтобы помочь своим сотрудникам легче перенести сезонный переход. Если люди воспользуются погожими деньками конца августа-начала сентября, у них будет хорошее настроение. По крайней мере, лучше пусть они уйдут с работы на час раньше и на следующий день придут с отличным настроением, чем будут сидеть в офисе до заветных 18-00, уныло глядя в окно. В таком состоянии ни о какой производительности говорить не приходится. Кому-то можно сократить рабочий день, перенеся часть работы на дом. Гибкий график удобно внедрять посредством систем автоматизации, например, облачного сервиса «Простой бизнес», в котором предусмотрена система управления временем, задачами, проектами, а также другие функции, благодаря чему коммуникации с коллективом у удаленного сотрудника нарушены не будут.
3. Дайте им то, что они с нетерпением будут ждать. Например, организуйте в конце лета какой-либо необычный праздник или акцию «Назад в школу» по продаже оригинальных канцелярских принадлежностей, которое сотрудники могут купить как для своего рабочего места, так и для детей к школе.
4. Будьте в движении. Активность дает те же преимущества, что и дневной свет. Внедрите программу физической активности на рабочем месте, и результат даст о себе знать хорошим настроением и высокой производительностью.

Специалисты в сфере профессионального развития, обучения и коучинга из Art Petty Group предлагают 5 идей того, как помочь своей команде быть сосредоточенными на стратегии:

1. Свяжите цели, инициативы и проекты со стратегией. Переход от абстрактного к конкретному поможет сосредоточиться и улучшить производительность. Стратегия слишком часто является абстрактным понятием. Руководители обязаны связать конкретные цели со стратегией и наоборот. При этом вы, как руководитель, должны быть открыты для обратной связи по этим вопросам. Стратегия, раскрытая в целях и шагах, помогает людям и командам отслеживать истинные приоритеты и не отвлекаться на второстепенные вещи.
2. Если что-то пошло не так, помогите команде скорректировать курс на лету. Люди и команды неизменно теряют фокус, и вы, как руководитель, должны им помогать всегда быть сосредоточенными на цели, видеть, что важно, а что нет. Эффективные лидеры используют каждую встречу с сотрудниками, чтобы задать вопросы, выявить моменты, в которых работник отходит от истинных приоритетов.
3. В то же время помните: остерегайтесь бессмысленных повторяющихся встреч. Ежедневные или еженедельные встречи могут отвлекать от работы. Кроме того, это довольно скучное мероприятие, которое многие считают пустой тратой времени. Поговорите с руководителями отделов и направлений, чтобы они провели работу по сокращению встреч, которые уже давно не актуальны. Кстати, благодаря специальным разработкам в области управления, сегодня можно оперативно и удобно работать без частых встреч. Например, в облачном сервисе «Простой бизнес» предусмотрен широкий функционал для коллективной работы над проектами: это и система коммуникаций с видео-связью, иэлектронный документооборот, и CRM-система, и многие другие решения для бизнеса.
4. Повысьте значимость и эффективность «круглых столов». Включите в их регламент обзор ключевой стратегии, достигнутых целей, потребностей клиентов, проблем рынка, а также обмен новыми знаниями и уроками, извлеченными из текущих мероприятий. Сделайте такие встречи частью общего процесса обучения в вашей компании.
5. Дайте людям свободу для решения их повседневных вопросов. Если вы дадите людям возможность заняться личными вопросами, которые можно разрешить только в рабочее время, вы получите от них гораздо больше. Они будут ответственнее относиться к своим обязанностям, прилагать дополнительные усилия. Если этого не происходит, значит, вы набрали не тех людей в свою команду. Расслабьтесь, доверяйте людям, пусть они заботятся о вопросах, важных для их жизни. Если они будут злоупотреблять этим, значит, вам с ним не по пути.

Специалисты Art Petty Group считают, что ежедневные усилия по этим направлениям укрепят сосредоточенность сотрудников и помогут людям регулярно проверять свою работу на соответствие стратегии компании. Все это будет способствовать росту производительности.

Менеджер по маркетингу Globoforce Дарси Якобсен отмечает: «Счастливые сотрудники важны для бизнеса, и все больше компаний признают, что сегодня важны не просто заинтересованные своей работой сотрудники, но люди, которые счастливы и пребывают в хорошем настроении».

Специалист предлагает взглянуть на следующие 5 моментов, чтобы понять, созданы ли в вашей компании предпосылки для счастья сотрудников?

1. Покажите их значимость

Люди хотят чувствовать, что они являются частью чего-то большего, чем просто команды или компании. Некоторые сотрудники активно ищут компании, в которых они будут ощущать свою значимость для общества. Поэтому важно в миссии компании продумать этот момент.

2. Обеспечьте возможности для достижения успеха и личностного роста

Согласно последним исследованиям SHRM, рост и профессиональное развитие являются одними из главных требований людей, ищущих работу. Кроме того, CornerstoneOnDemand отмечает, что одной из ведущих причин недовольства сотрудников является ощущение застоя. Согласно тем же исследованиям, только треть сотрудников прошла обучение и имеет возможности для развития, а две трети работников не получают адекватной обратной связи и признания.

3. Поощряйте благодарность

Многие исследования показывают, что сотрудники, чьи заслуги признаются руководством, чувствуют себя счастливее. Кроме того, они более мотивированы на успех. Все больше исследований, а также потрясающая новая книга профессора Wharton School Адама Гранта свидетельствуют: сотрудники, которые получают признание и вознаграждение, более продуктивны и счастливы на работе.

4. Выстройте гибкость

Согласно исследованиям Career Bliss, баланс работы и личной жизни является одной из важнейших вещей, влияющих на ощущение счастья. 80% работников говорят, что они были бы счастливее с более гибким графиком (исследования Джорджтаунского университета и Альфреда Слоуна). Кстати, сегодня все больше компаний стали проще относиться к гибкому графику, благо, технологии это позволяют. Например, многие руководители используют систему коммуникаций, которая предусмотрена в облачном сервисе «Простой бизнес». Она удобна для организации управления персоналом как при удаленной работе, так и в офисе.

5. Создайте доверие

Многие эксперты утверждают, что именно доверие в компании является ключевым моментом. Речь идет не только о доверии руководству, но и уверенность коллег друг в друге. Между тем, доверие - это улица с двусторонним движением. Недавнее исследование, проведенное Гарвардским университетом, показало, что повышение доверия способствует счастливому самоощущению и повышению производительности членов команды. Доверительные межличностные отношения способствуют продуктивности, считает доктор философии, исследователь Нэнси Эткофф. Поддерживайте открытый, многосторонний диалог в вашей организации, а, прежде всего, будьте честными и ответственными за решения лидерами.

Убедитесь, что эти пять ключевых компонентов в вашей компании не страдают, и скорректируйте их, если есть проблемы. И тогда в вашем офисе все чаще будут появляться улыбающиеся лица сотрудников, а бизнес станет более успешным.

Смотреть мастер-класс по теме

Летом нередко пропадает желание работать, и многие расслабляются тем, что пропадают в соцсетях, разговаривают с коллегами и занимаются другими делами, которые помогают скоротать рабочие деньки. Но такое времяпрепровождение не только не повышает нашу эффективность, но действует еще хуже: в эти моменты мы не растем профессионально, хотя находимся на работе и могли бы заняться чем-то полезным для своей карьеры (хотя и опосредованно).

Вот четыре способа сделать это:

1. Организуйте свое рабочее пространство

Оглянитесь вокруг и спросите себя, какие изменения могут сделать вас счастливее и продуктивнее? «Воспользуйтесь временем, когда вам неохота работать, чтобы преобразить рабочий стол, шкаф, ящики или даже стены», - говорит эксперт Эндрю Дженсен, основатель и генеральный директор Sozo Firm Inc.

2. Приберитесь в вашем виртуальном мире

Теперь, когда ваше рабочее место в порядке, обратите внимание на компьютер. «Удалите неактуальную электронную почту, при необходимости рассортируйте письма, почистите рабочий стол компьютера, создайте нужные папки», - советует Дженсен. Если ИТ-отдел свободен, подключите и его: наверняка вам давно пора обновить программы на компьютере, возможно, установить новые. Кстати, летнее затишье - самое время обратить внимание на новые технологии, например, с помощью облачного сервиса «Простой бизнес» перейти на электронный документооборот.

3. Пересмотрите списки дел

Если вы ставили себе цели в январе, потратьте несколько минут, чтобы прочитать и пересмотреть их. «Разработайте краткосрочный список (для проектов в течение ближайших 30 дней), а также долгосрочный список (на 90 дней). Проведите «мозговой штурм» для краткосрочного списка дел, чтобы понять, что предстоит сделать в ближайшее время, как и с кем наладить сотрудничество и т.д.», - рекомендует Дженсен.

4. Продолжайте профессиональное образование

Мастер-класс, чтение профессиональной литературы или новостей по вашей отрасли - все это и многое другое удобно делать тогда, когда вы чувствуете, что силы иссякают. Любое прочитанное или сказанное слово может вас вдохновить, и постепенно появится желание реализовать новые идеи.

Итак, предпримите эти четыре шага в летнее затишье, и ваша продуктивность повысится. По крайней мере, это лучше, чем просто сидеть и играть на компьютере в ожидании вдохновения.

Смотреть мастер-класс по теме

«Наше исследование сосредоточено на том, как повысить уровень сотрудничества в команде. Мы обнаружили, что он повышается, когда люди знают точно, что они должны делать в качестве членов группы. В этом случае они в большей степени готовы доверять друг другу и сотрудничать в будущем», - говорит Панос Миткидис, докторант Aarhus University.

После того, как все члены команды осознают цель, уровни сотрудничества улучшаются. Чтобы стать продуктивными, сотрудникам необходимо переключиться с процессов на цели. То есть успешное сотрудничество в большей степени зависит не просто от знания правил и процессов, а от понимания их цели.

Исследование показало: видение общей цели - это общее видение конечного продукта.

Доверие и четкие цели являются важными составляющими успешного сотрудничества между людьми. Выстроить такие коммуникации, эффективное управление персоналом, при котором люди действительно сотрудничают и получают постоянную обратную связь, помогают специальные управленческие комплексы, к примеру, облачный сервис «Простой бизнес».

«Ведь именно сотрудничество является необходимым условием для успеха в большинстве типов человеческих отношений от любви до бизнеса, от повседневного взаимодействия до более сложной деятельности. Например, готовить обед с кем-то легче, когда вы оба точно знаете, что и как приготовить. В бизнесе - то же самое: легче, если вы все знаете, куда идете», - говорит Миткидис.

Сегодня вопрос повышения производительности труда находится в центре обсуждений. Исследование дает представление менеджерам об одном из способов помочь своей команде быть более продуктивной. Руководителям необходима рационализация административных процессов таким образом, чтобы при реализации проектов все сотрудники понимали цель и имели высокую степень доверия.

«Это важно еще и потому, что встречи с деловыми партнерами помогут разнообразить ваш опыт и знания, а также могут способствовать вашему личному и профессиональному развитию», - добавляет основатель XtremeHR Крис Пондер.

Итак, для создания широкой сети деловых контактов полезно воспользоваться следующими советами:

1. Будьте включенными в процессы. Крис Пондер рассказывает о том, как несколько лет назад стал добровольцем в местном отделении SHRM, участвовал в планировании локальных событий. Затем его постепенно стали назначать на руководящие должности, а затем он был включен в совет директоров. Регулярная деятельность показала, что он способен взаимодействовать с другими специалистами HR на местном и национальном уровнях. Таким образом, на любом уровне необходимо включаться в процессы, которые могут способствовать развитию вашего бизнеса.
2. Будьте ресурсом для других. Это могут быть как члены семьи и друзья, так и широкое сообщество. Это и небольшие консультации для знакомых по вопросам отрасли, в которой вы являетесь специалистом, и онлайн-дискуссии, и профессиональные рекомендации.
3. Посещайте мероприятия. Нужно посещать мероприятия вашей сферы деятельности, смотреть и анализировать, что делают другие компании. Вам важно знать, что происходит за пределами четырех стен вашей фирмы.
4. Не оставляйте мероприятия без продолжения. После события или встречи, в зависимости от договоренностей, свяжитесь с коллегами по электронной почте, в социальных или профессиональных сетях. Часто профессиональные контакты из сети переходят в деловые встречи за чашкой кофе.
5. Ищите людей. Всегда ищите людей, которые делают или говорят что-то, о чем вы хотели бы знать больше.
6. Будьте организованными. Когда вы получаете визитную карточку, делайте на ней пометки о том, где вы встретили этого человека, пару слов о вашем разговоре. Это поможет быстро восстановить нить разговора и понять, по каким вопросам и к кому вы можете обратиться.
7. Если говорите, что собираетесь сделать что-то, делайте. Здесь, как говорится, без комментариев.

Важно отметить, что необходимо постоянно поддерживать нужные вам профессиональные отношения. Обязательно давайте партнерам и клиентам обратную связь, ведь деловые контакты - это не печь, которую можно просто установить, включить, и она будет постоянно дарить тепло. Для эффективной работы с деловыми партнерами и клиентами удобно использовать специальные разработки, например, в облачном сервисе «Простой бизнес» предусмотрены CRM система и возможности для выстраивания коммуникаций любым удобным для руководителя способом - от мгновенных сообщений до видеосвязи. Вы должны постоянно работать над тем, чтобы сохранить полезные для вашего бизнеса контакты.

Зенгер Фолькман в колонке «Шесть шагов к доверию» в Forbes проанализировал оценки 35 тысяч лидеров, касающихся доверия, и выделил основные моменты, которые могут оказать наибольшее влияние на укрепление доверия:

1. Выстраивание позитивных отношений.
2. Отказ от соревнований со всем и вся.
3. Отказ от принципа «ради цели можно идти по головам».
4. Сбалансированность.
5. Акцент на обязательствах.
6. Способность признавать свою вину.

«Часто мы не отдаем себе отчет в том, что никто не видит наших мыслей и намерений, на поверхности - лишь слова и поведение. В итоге о нашей честности, добросовестности, надежности судят по поступкам», - говорит Президент The CLEMMER Group Джим Клеммер.

Кстати, фраза «Мы судим о себе по нашим намерениям, а все остальные - по нашим действиям» довольно красноречиво описывает ключевые моменты, важные для построения доверия. Поэтому, если вы встали на путь укрепления доверия, нужно твердо следовать взятому направлению в повседневной работе, используя личный опыт, рекомендации экспертов, накапливая знания на различных тренингах. Многие руководители используют и специальные разработки для управления персоналом, например, облачный сервис «Простой бизнес».

Так, день за днем, выстраивайте эффективную обратную связь с коллективом, без которой доверия не будет.