хочу сюди!
 

Мила

44 роки, овен, познайомиться з хлопцем у віці 35-48 років

Замітки з міткою «документооборот»

EOS

EOS

Нужно ли внедрять СЭД, если приходится экономить?

ЭОС продолжает цикл онлайн-семинаров. 5 апреля в 11.00 пройдет вебинар «Как внедрить СЭД и сэкономить деньги в вашей компании?». Мы расскажем, как навести порядок в документах при ограниченном бюджете и сжатых сроках проекта.

 

Что делать, если вы осознали необходимость внедрения системы электронного документооборота, а организация и так перегружена растущими затратами? Как выбрать оптимальную конфигурацию, опции, количество рабочих мест, способ внедрения, чтобы получить быстрый эффект при бюджете в пределах разумного? Этими или похожими вопросами задаются сегодня во многих предприятиях и учреждениях.

 

Полезность полноценной системы электронного документооборота сегодня никому не нужно доказывать. Очевидно, что современные системы электронного документооборота закрывают широкий пул бизнес-задач: от согласования договоров и централизованного хранения всех документов в архиве до улучшения исполнительской дисциплины и повышения прозрачности бизнес-процессов. Вот почему наибольший эффект приносит внедрение комплексного решения, охватывающего все отделы и максимум процессов работы с документами. Тогда получается достичь нужного эффекта – в частности, сократить количество бумажных документов и повысить скорость их обработки.

 

Можно ли сегодня, потратив минимум средств, быстро автоматизировать документооборот без риска усложнить себе работу?

 

5 апреля на вебинаре мы расскажем о самых популярных  вариантах внедрения, поговорим о плюсах и минусах каждого, а также расскажем:

·                 какие результаты можно ожидать при переходе на электронный документооборот;

·                 какие преимущества дают различные варианты внедрения СЭД;

·                 сколько времени займет внедрение;

·                 что обеспечит быстрый ввод системы в эксплуатацию;

·                 на чем можно экономить, а на чем – категорически запрещено;

·                 с какими рисками можно столкнуться;

·                 какие перспективы развития СЭД определяет тот или иной вариант внедрения.

 

Присоединяйтесь к обсуждению. Участие бесплатное, нужна только предварительная регистрация https://eos.ru/eos_calendar/webinar/register.php .

 

 

EOS

EOS

Ростовская область делится опытом создания ЕСЭД

Субъект-первопроходец по многим аспектам цифровизации государственного управления и развития электронного документооборота, Ростовская область продолжает транслировать свой уникальный опыт. 14 марта специалисты Минцифры региона провели онлайн-совещание с коллегами из Тульской области, где обсудили создание и использование единой региональной СЭД.

Ростовская область на своем примере показывает, как на единой платформе отечественной разработки автоматизировать процессы документооборота в органах власти, местного самоуправления и подведомственных структурах. Базовым программным продуктом для развивающегося здесь одного из крупнейших российских СЭД/ECM-проектов является система «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект реализуется с 2006 года, притом изначально СЭД создавалась как единая для всех органов исполнительной власти и муниципальных образований. На сегодняшний день в системе работает более 18 тысяч пользователей из 3500 тыс. организаций и учреждений.

В 2020 году экспертами Национального форума информационной безопасности «Инфофорум» Ростовская область названа лучшим ИТ-регионом России. На конференции ЭОС «Осенний документооборот – 2021» министр цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Евгений Полуянов в своем докладе отметил, что внедрение системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО» можно отнести к числу инновационных проектов.

Ростовский опыт создания и использования единой СЭД не первый раз становится предметом обсуждения с коллегами из других регионов. Ранее онлайн-совещания по этому вопросу проходили для специалистов из Калининградской области и Республики Саха (Якутия). Область неоднократно являлась организатором и площадкой для тематических межрегиональных конференций, где рассматривались актуальные тенденции развития электронного документооборота.

Участники прошедшего со специалистами Тульской области совещания обсудили процесс внедрения электронного документооборота, организацию взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти посредством системы МЭДО, использование мобильного кабинета руководителями. По итогам совещания решено продолжить межрегиональное сотрудничество в этой сфере.

Антикризисное предложение «Простого бизнеса»

«Простой бизнес» проанализировал главные потребности предпринимателей в кризис и составил список 5 антикризисных возможностей, которые дает система автоматизации. Эти простые инструменты оптимизируют бизнес-процессы, помогают сохранить клиентов за счет повышения качества и скорости обслуживания, а также сокращают расходы, что в кризис особенно актуально. Кроме того, «Простой бизнес» разработал специальное антикризисное предложение: акцию, участники которой получат бесплатную настройку документооборота, за счет чего смогут ускорить обслуживание клиентов.

 

5 антикризисных возможностей «Простого бизнеса»

  1. Обслуживать клиентов быстрее, чтобы они не ушли к конкурентам. С помощью «Простого бизнеса» менеджеры оперативнее реагируют на запросы клиентов. В карточке клиента представлена вся история контактов, сотрудник тут же вникает в ситуацию клиента и отвечает на письмо. Не надо тратить время на поиск нужного письма клиента. Мы подсчитали: если ежедневно искать 10 писем, это отнимет 45 минут. С «Простым бизнесом» на это займет только 5 минут в день. К тому же, менеджеры экономят 40 минут на поиске корреспонденции, и это время они могут потратить на улучшение обслуживания клиентов в кризис. Система также сообщит менеджеру о пришедших письмах клиентов, и сможет быстро ответить на них даже с телефона.
  2. Запустить автопилот документов. Ускорить клиентский сервис позволит автоматизация документооборота и использование набора шаблонов документов. Ежемесячно полтысячи минут уходит на оцифровку и отправку документов. Если использовать «Простой бизнес», понадобится всего 250 минут. Менеджеры вдвое ускоряют работу с документами клиентов, затрачивая на 4 часа меньше каждый месяц. Кстати, до 1 марта проходит специальная антикризисная акция «Простого бизнеса», участники которой получают бесплатную настройку автоматизации документооборота.
  3. Уважать клиента больше конкурентов. В «Простой бизнес» интегрирована IP-телефония с определителем номера. Сотрудники компании сразу видят, кто звонит, и клиент не будет 5 раз объяснять одно и то же, как это происходит у многих организаций.
  4. Улучшить телефонный сервис. Встроенная в «Простой бизнес» IP-телефония делает телефон всегда доступным. В системе также есть запись разговоров, а в карточке клиента – видны переписка и документы по каждому клиенту. Менеджеры сразу нескольких отделов имеют доступ к базе клиентов, оперативно взаимодействуют: когда клиент звонит, любой сотрудник может быстро изучить историю вопроса и решить проблему. Благодаря умной переадресации клиент сразу попадает к тому, кто решит его вопрос, а не будет по 15 минут ждать, пока его соединят с нужным отделом.
  5. Сократить расходы. Объединение «Простого бизнеса» с виртуальной АТС экономит около 92 тысяч рублей на коммуникациях без потери качества обслуживания клиентов. При этом колл-центр компании может находиться, где угодно, а клиенту будут звонить с московского номера. За счет встроенных коммуникаций компания также заметно сокращает расходы на телефонные переговоры как внутри организации, так и с партнерами.

Специальное антикризисное предложение

Только до 1 марта закажите CRM-систему «Простой бизнес» на 3 месяца и более по тарифу «Профи» (1900 р./мес.) или «VIP» (3900 р./мес.) и получите в подарок настройку документооборота вашей компании. Количество акционных пакетов ограничено!

Вы получаете:

  • перенос шаблона договора, счета, акта или 3-х других документов на выбор в CRM-систему, оформление (логотип, печать и подпись, подстановка неменяющихся значений);
  • настройку связи с клиентской базой и каталогом товаров (при необходимости);
  • обучение работе с шаблонами, приемы сокращения временных затрат.

Подробности об акции читайте здесь.

3 типа конфликтов, про которые должен знать менеджер

Исполнительный директор программы развития школы бизнеса и экономики Виттемора Дэн МакКарти считает, что можно выделить три типа конфликтов, каждый из которых требует особого подхода.

1. Конфликт эмоций.


Конфликты часто происходят на уровне эмоций, довлея над реальным положением дел. Когда эмоции, например, гнев, страх, недоверие, слишком сильные, практически невозможно использовать рациональный подход к решению проблем. Часто такой конфликт хочется решить исключительно кулаками, но это, безусловно, не выход.

Частой ошибкой многих менеджеров является попытка применить к конфликту эмоций подход «давайте решать проблему». Когда этот вариант не срабатывает, они разочаровываются и злятся на отсутствие сотрудничества сторон.

Вместо того, чтобы сразу переходить к решению проблем, лучше использовать навыки активного слушания, чтобы, в первую очередь, справиться с эмоциями. Активное слушание — это умение задавать вопросы, пытаясь понять, что человек говорит, как он себя чувствует. Часто бывают случаи, когда все, что нужно человеку от другого человека, это просто, чтобы его выслушали. Но если за конфликтом эмоций действительно есть проблема, начинать ее решение нужно именно с успокоения эмоций.

2. Конфликт потребностей.

Конфликт потребностей является рациональным. Начинаться он может как конфликт эмоций, которые испытывают его участники из-за того, что им «грозят» решения, не учитывающие их потребности.

Ключевой момент для решения таких конфликтов: разобраться в реальных потребностях каждого участника конфликта и сосредоточиться на поиске единого беспроигрышного решения, удовлетворяющего потребности всех сторон.

3. Конфликт ценностей.

Такие конфликты происходят из-за расхождений в религиозных, политических, социальных вопросах, во мнениях о том, что хорошо и что плохо. Хотя в этом случае конструктивным вариантом является выслушать и понять точку зрения другого человека, люди редко меняют свое мнение в конфликтах ценностей. В таком конфликте нет проблемы, которую нужно решать. Тем не менее, слишком много людей думают, что они могут использовать свои навыки убеждения или способность громче кричать, чтобы склонить кого-то к своей точке зрения. Это практически никогда не работает.

Итак, в следующий раз, прежде чем вмешиваться в конфликт, проанализируйте, с каким видом спора вам предстоит иметь дело. После этого выберите правильную стратегию разрешения конфликтной ситуации. Кстати, нередко напряженность в коллективе усиливается из-за неправильной организации рабочих процессов. Выстроить работу эффективно многим компаниям помогает правильно выбранная система управления персоналом. К примеру, облачный сервис «Простой бизнес» дает множество возможностей осуществления оперативной обратной связи, коллективной работы над проектами, позволяет организовать электронный документооборот и т.д. Это помогает избегать конфликтных ситуаций, возникающих, к примеру, из-за просроченных заданий, траты времени на ожидание ответов от коллег, потери документов.

как упразднить документооборот. ;-)

Анекдот из жизни:
Зашел учредитель к финансовому директору и грит: "зачем столько новых бухгалтеров?"
Финдир в ответ: "обеспечивать документооборот"
- что ты меня все время документооборотом пугаешь? Что это за хрень?! Рассказывай!
...  ну финдир рассказала там накладные - поставщики, склад, покупатели, налоговая.... Учредитель слушал-слушал и говорит: "Так, мне этот документооборот ничего не дает! Подумай как упразднить его!"
.
Спустя неделю финдир краснея и пыхтя пытается что-то доказать о невозможности упразднить документооборот. Учредитель: "Слушай, был у знакомого на фирме.  У них при таком же обороте бухгалтеров в 2 раза больше. Наши всю работу успевают сделать? Или налоговая нас трахнет!? Добавь наверное пару человек для безопасности."

lol