1. Предупредите всех, что вы будете заняты. В зависимости от ситуации объясните, чем будете заниматься.

Безусловно, не нужно рассказывать все и всем. Необходимо предупредить, как минимум, коллег и семью (а также клиентов, знающих вас хорошо). Что касается клиентов и коллег, то стоит незадолго до намеченного для завершения какого-либо дела дня отправить им письмо, объясняя, в каком режиме вы сможете принимать звонки, отвечать на почту и т.д. Кстати, такое письмо поможет вашим клиентам решить важные для них задачи заранее.

2. Решите, как долго вы будете работать.

Не начинайте работать с мыслями: «Ну, я хочу работать до тех пор, пока могу» или «Я буду работать до тех пор, как я чувствую себя продуктивным». Установите конкретную цель. Возьмите обязательство работать 12 или 14 (или сколько нужно) часов. Такая установка неосознанно настроит организм на долгую работу, а не на работу «пока я могу».

3. Начните работать рано или очень поздно.

Вы когда-нибудь совершали долгое путешествие на автомобиле, выезжая в 3 или 4 утра? В эти первые несколько часов в дороге вы буквально летаете, потому что вы вышли за пределы нормы. Подобный трюк работает и с достижением главной цели. Начните работать с 4 часов утра или с 6 часов вечера (если вы продуктивны ночью). Производительный день - не обычный день, поэтому он не должен быть, как все ваши дни. В этот день вы как бы вырываетесь из обычной рутины.

4. Попридержите удовольствие на некоторое время.

Скажем, вы любите слушать музыку во время работы. Если музыка для вас «лекарство» от рутины, не надо ее слушать, по крайней мере, в течение первых нескольких часов.

Затем, когда ваша мотивация начнет ослабевать, любимый плейлист даст мощный толчок к работе. Помните: музыка в данном случае - это не удовольствие, а своего рода личная пуля производительности. Если она выстрелит слишком рано (или слишком часто), то ничего не останется, когда вам действительно понадобятся мотивационные боеприпасы.

Повремените со всем, что обычно «несет» вас сквозь рабочий день. Отложенное удовольствие мотивирует.

5. «Заправляйтесь» рано.

Каждый раз, когда вы позволяете себе испытывать дискомфорт, ваша общая мотивация и решимость ослабевают. Голод - как раз такой дискомфорт. Не ждите его. Запланируйте перекус немного раньше, чем обычно. И не тратьте на приготовление еды и ее поглощение много времени. Перекусите и далее в путь!

6. Делайте продуктивные перерывы и не бездельничайте во время них.

Когда вы захотите передохнуть, не смотрите телевизор и не углубляйтесь в социальные сети. Вам, безусловно, нужны перерывы, но каждый перерыв должен укрепить ваше чувство активности и достижений. Выберите несколько продуктивных задач, которые вы хотите выполнить, и которые после завершения наполняют вас чувством выполненного долга. Именно этим и занимайтесь во время перерывов. Даже несколько минут бездействия ослабляют нашу решимость.

7. Когда вы начинаете чувствовать себя разбитыми, перестаньте думать.

Некоторые проекты или задачи могут казаться настолько сложными и подавляющими, что мы часто говорим себе: «Я никогда не закончу это». И это почти парализует.

Один очень толстый человек работал с персональным тренером, чтобы похудеть. Однажды они в очередной раз занимались ходьбой на стадионе, и человек, который уже почти отчаялся что-то изменить, сломался эмоционально. Мысли о потере веса, многолетней диете, ежедневной борьбе и боли всей своей необъятностью рухнули на него. Он опустился на колени, закрыл глаза и начал плакать. «Я должен просто бросить все это. Я никогда не смогу», - рыдал он. «Я знаю, это тяжело, - сказал тренер. - Я знаю, что вы чувствуете, что не сможете сделать это прямо сейчас». Он положил руку на плечо человека: «Но сейчас - это прямо сейчас. И сейчас вы не теряете весь свой вес, сейчас вы здесь, на стадионе, и вы идете. Единственное, о чем вы должны думать, это о следующем шаге. Не думайте о завтра или следующем месяце. Подумайте о том, чтобы сейчас просто сделать еще один шаг. Это все, что вам нужно сделать. Я знаю, вы можете». И он это сделал.

Когда вы начинаете чувствовать себя разбитым, перестаньте думать и просто делайте то, что вам нужно сделать следующим по плану. Каждое путешествие, независимо от его длины, это просто ряд шагов. Когда вы чувствуете себя подавленными ... просто думайте о следующем шаге.

8. Не бросайте, пока вы не сделали намеченное, даже если работа занимает больше времени, чем ожидалось.

К кратким остановкам привыкают. Если вы остановитесь сейчас, что удержит вас от остановки в следующий раз? Привычку быть успешным тоже можно сформировать. Сделайте так, чтобы ваш первый суперпродуктивный день знаменовал собой начало большой новой привычки.

Помимо того, что это помогает решать поставленные задачи, в таких днях есть одно преимущество. Мы все подсознательно устанавливаем ограничения: «Я сделал достаточно», «Это все, что я могу сделать сегодня», «Я выжат и не могу сделать больше».

Это естественно. Но наши внутренние ограничители лгут нам: при правильной мотивации, при определенных обстоятельствах мы можем сделать намного больше. В днях высокой производительности автоматически ставьте ваши внутренние лимиты немного выше. Через несколько дней это войдет в привычку, а производительность станет выше. А в планировании дел, оперативной связи с персоналом, коллегами и партнерами помогут системы автоматизации, например, комплекс «Простой бизнес», дающий широкие возможности выстраивания системы коммуникаций и управления задачами и проектами. Такие помощники позволят вам все делать вовремя.

Я завтра с утра пораньше встану и все сделаю: как выбраться из болота прокрастинации.

Прокрастинация проявляется в том, что человек, осознавая необходимость выполнения вполне конкретных важных дел (например, своих должностных обязанностей), игнорирует эту необходимость и отвлекает свое внимание на бытовые мелочи или развлечения. Психологи часто определяют прокрастинацию как механизм борьбы с тревогой, связанной с начинанием либо завершением каких-либо дел, принятием решений.

Как известно, говорить и читать о прокрастинации — это еще один вид прокрастинации. T&P публикуют перевод статьи The99percent.com о том, как перестать откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня.

Когда речь заходит об общеизвестных любителях откладывать все на потом, неизбежно всплывает образ Скарлетт О’Хара и ее знаменитой фразы «Сейчас я не стану об этом думать. Я с ума сойду, если буду думать об этом. Я подумаю об этом завтра!». Получается, что Скарлетт была одной из первых, кто следовал принципу сделаю-это-завтра. Результаты основательного исследования, проведенного несколько лет назад, оказались неутешительными: наша привычка откладывать на потом все прочнее укореняется в нас. Если в 1970-е годы в ней признавались лишь 5% американцев, то сегодня их число доросло до впечатляющих 26%.

Мало кто не знаком со списками дел — обычно сложными и многосоставными, от которых мы постоянно отлыниваем, поясняя это низким уровнем мотивации. «Но вот завтра я возьмусь за это», — говорим мы в стиле Скарлетт. Но когда «завтра» наступает, мы вновь приходим к этому же решению. В своей замечательной статье для The New Yorker, посвященной отлыниванию от дел, Джеймс Суровики поясняет: «К сожалению, наша память несовершенна: когда мы отложили подготовку к встрече, сказав себе, что сделаем это завтра, мы упускаем из вида, что завтра соблазн отложить работу будет столь же сильным». Когда завтра становится сегодня, наш взгляд на будущее меняется.

И тут перед нами встает вопрос: как мы можем перенастроить себя, чтобы получилось идеальное сочетание самодисциплины и внешних мотивирующих факторов, чтобы приступить к действию сейчас, а не потом? Есть несколько способов преодолеть свое желание прокрастинировать:

1. Дедлайны — это самый короткий путь к результату

Главный недостаток дедлайнов — это то, что мы обычно рассматриваем их как что-то обременительное и приносящее нам стрессы. Если взглянуть на проблему с другой стороны, дедлайн может стать серьезным преимуществом любого проекта. Без жестких сроков, беспрестанно подталкивающих ваш проект к завершению, вы, ваши коллеги или клиенты уже не можете быть полностью сосредоточены на своем деле. Мы все работали над медленно умирающими проектами, сроки окончания которых постоянно сдвигались, оставляя за собой кровавые следы, — и все из-за гибкости, неточности поставленных сроков.

Как отмечает в 99% своих интервью иллюстратор Кристоф Нейман, дедлайны на самом деле позволяют нам ограничивать свои действия только тем, что действительно важно для достижения результата, они заставляют нас быть собранными, прагматичными и решительными:

«В рекламах и передовых статьях формы резюме и обсуждения темы становятся лучшими вариантами, особенно если в запасе есть всего два дня. Это не значит, что в печать выпускается что попало, ведь времени совсем нет. Авторы просто стараются получить лучший результат из того, что есть у них здесь и сейчас, и добиваются его воплощения в жизнь.

Проблемы начинаются тогда, когда у людей есть избыток времени. В этом случае в определенный момент начинают появляться вопросы из серии: «Почему вы сделали это красным, а не зеленым?» или «Может, попробуем сделать все наоборот? Снизу вверх или справа налево?», и, в конце концов, вся работа теряет смысл.

Стоит начать переживать о сроках выполнения работы, как вся затраченная энергия сразу будет нацелена на результат. В противном случае, все начинают переживать о творческой составляющей проекта».

2. Почувствуйте страх

В документальном фильме «Конан О’Брайан не может остановиться» мы видим бывшего телеведущего, который страдает от праздности и безработицы после того, как его выгнали с канала NBC. Чтобы вернуть себе положение, он решает собрать команду для тура по Америке. Когда билеты поступают в продажу, команда начинает нервничать — никто не знает, что будет дальше. Но уже через несколько часов они удивляются тому факту, что все билеты распроданы. Но после того, как первая волна радости стихла, О’Брайан понял, что теперь ему точно придется определиться с тем, что он будет делать. «Ничто не заставит вас лучше определиться с тем, что есть на самом деле ваше шоу, чем пачка проданных билетов», — комментирует ведущий.

Пока у нас нет своей аудитории (как это было у О’Брайана), мы всегда можем выбрать из нашего окружения кого-то, кто заставит нас чувствовать себя ответственными: будь то публичное заявление о своих дальнейших планах по работе в компании коллег, выполнить которые вы должны в соответствии с финансовыми обязательствами, или вы просто выберете друга или родственника, который будет пилить вас, напоминая о ваших намерениях.

Никто не хочет разочаровывать ожидающую публику. Окружив себя ей, вы разводите под собой огонь, который не даст вам сидеть спокойно.

3. Разбейте массивный проект на маленькие конкретные задачи

Оказывается, то, в какой форме нам преподносится задание (или как мы его представляем для самих себя) оказывает существенное воздействие на уровень нашей мотивации. Исследование, возглавляемое Шоном МакКри, показало, что люди предпочитают для работы конкретные задания абстрактным. Вот краткое резюме его статьи в журнале Economist:

«Доктор МакКри и его коллеги провели три независимых исследования. Сначала они отобрали 34 студента, которые согласились отвечать на вопросы за сумму $3,30 в течение трех недель. Затем половине из них на почту пришло письмо с просьбой написать в паре предложений о том, как бы они занимались разными делами, от открытия счета в банке до ведения дневника. Второй половине были отправлены письма с просьбой написать, почему некто может хотеть открыть счет в банке или вести дневник.

Для второго исследования было отобрано 50 студентов, которым были предложены те же оплата и временные рамки. Половину студентов попросили назвать конкретного представителя класса (например, назвать какую-нибудь птицу). Второй части студентов предложили прямо противоположное задание (назвать класс, к которому принадлежит данная птица).

В результате, студенты с более конкретными заданиями и информацией ответили оперативнее, чем те, кого попросили думать абстрактно. Более того, почти все студенты с конкретными заданиями выполнили их раньше срока, в то время как до 56% студентов с заданиями абстрактного характера не ответили вовсе».

Кажется, что разница примерно та же, как если бы вам просто дали в руки карту, либо последовательные инструкции от GPS навигатора. Не все могут читать карту, но каждый может поворачивать в нужном направлении в соответствии с указаниями. Разбивая свой проект на маленькие, четко прописанные задания, вы делаете ваш путь к результату проще, вам легче приступить к конкретным действиям.

4. Работайте над проектом каждый день понемногу

На день отца Фред Уилсон написал интересную заметку о том, почему работа над проблемой в течение долгого времени приводит к резкому всплеску активности прямо перед крайним сроком. Ниже приведен совет, которым поделился с Фредом его отец, когда тот попал в ловушку прокрастинации:

«Он объяснил мне, что я должен приступать к работе над проектом сразу, как только он был утвержден. «Достаточно работать час в день», — сказал он мне. Он посоветовал возвращаться к этой работе каждый день хотя бы на немного, что позволит сделать маленький, но ощутимый во времени шаг вперед. Тогда я спросил, чем это лучше полной выкладки в работе над проектом в конце сроков (чем я и занимался во время того разговора). Он объяснил, что стоит мозгу начать думать над проблемой, как остановиться уже не получается. Если вы постоянно возвращаетесь к проблеме, и при этом располагаете временем, мозг подсознательно решит ее, и однажды вы сядете еще немного поработать, а ответ уже будет перед вами».

Большинство из наших лучших идей («Эврика!») приходят, когда мы меньше всего ждем их. Иными словами, наш мозг словно работает над задачей на задворках нашего сознания — пока мы бегаем, принимаем душ или спим. Если мы приступаем к проекту в одиннадцатом часу и вкалываем без перерывов до самого дедлайна, то тем самым мы лишаем себя возможности использовать жизненно важные ресурсы простоя, которые питают наши лучшие творческие идеи.

http://theoryandpractice.ru/posts/2526-ya-zavtra-s-utra-poranshe-vstanu-i-vse-sdelayu-kak-vybratsya-iz-bolota-prokrastinatsii