«Поганий тайм-менеджмент - це проблема керівництва, а .........
- 29.05.16, 22:34
Видання Fast Company опублікувало статтю, в якій навело думки кількох спеціалістів по тайм-менеджементу. Вони стверджують, що вміння планувати свій час є корпоративним навиком, який потрібно постійно розвивати і обговорювати. При цьому фахівці відзначають, що цим має займатися керівництво компанії, проводячи зустрічі та навчаючи персонал ефективному плануванню.
Одна з причин «поганого тайм-менеджменту» - очікування, вважає автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Наприклад, найбільш типова ситуація в офісі: керівник призначив зустріч о 9:30 ранку. Найчастіше він очікує, що о 9:28 всі вже сидітимуть в переговорній. Для керівників пунктуальність в даному випадку є простою повагою до начальства, відзначає Брюс Талген.
Однак співробітники не завжди розуміють установки керівництва. Автор книги рекомендує менеджерам, які вимагають від співробітників пунктуальності, використовувати більш конкретні формулювання, коли мова йде про час. Наприклад, замість «Зустріч розпочнеться о 9:30» краще сказати «Я очікую, що всі ми будемо на зв'язку в 9:30. Скажіть мені, якщо вам є незручним запропонований мною час ».
Більш комплексна проблема - коли співробітники зривають дедлайни, працюючи напружено над завданням прямо перед тим, як здати його. Майа Хейка-Мерлін, автор книги «The Together Leader», пропонує розбирати зі співробітниками кожен зрив дедлайну індивідуально. Мета - визначити слабкі місця, які призводять до проблем в команді.
Хейкі-Мерлін наводить приклади питань, які потрібно задати кожному співробітнику:
Наскільки добре ваш час розподіляється згідно пріоритетності завдань?
Що заважає витрачати більше часу на більш пріоритетні завдання?
Що у вас зайняло більше часу, ніж ви очікували?
На що ви витратили менше часу, ніж очікували?
Наскільки ефективно ви можете вирішувати завдання в невеликі відрізки часу?
Колективне обговорення допоможе сформулювати рішення для команди, вважає Хейка-Мерлін.
Співробітники, у яких є проблеми з тайм-менеджментом, можуть відчувати сором. Але це марно. Вони відчувають, що невміння керувати часом - їх особиста проблема, хоча це навик, який потрібно розвивати і обговорювати.
- Мелані Нельсон, автор блогу Beyond Managing
Одна з основних причин, чому команди зривають дедлайни, - перфекціонізм учасників. Таких співробітників необхідно навчити розставляти пріоритети - наприклад, розібрати на прикладі перших чернеток проекту, на яких моментах необхідно загострити увагу, а які - залишити для подальшого доопрацювання.
Інший важливий навик в командному тайм-менеджменті - вміння розраховувати час, який знадобиться для різних завдань. На думку Талгена, команди регулярно повинні зустрічатися для обговорення часу, який буде витрачено на ту чи іншу задачу - щоб розуміти залежність від інших відділів або колег, налаштувань бізнес-процесів. Важливим для планування часу навиком є вміння розбивати завдання на якомога більш дрібні, вважає автор книги.
Це великі витрати часу і енергії, але ви будуєте більш зібрані і націлені на майбутнє команди. У довгостроковій перспективі це збереже вам час.
- Брюс Талген
Одна з причин «поганого тайм-менеджменту» - очікування, вважає автор книги «Bridging the Soft Skills Gap» Брюс Талген. Наприклад, найбільш типова ситуація в офісі: керівник призначив зустріч о 9:30 ранку. Найчастіше він очікує, що о 9:28 всі вже сидітимуть в переговорній. Для керівників пунктуальність в даному випадку є простою повагою до начальства, відзначає Брюс Талген.
Однак співробітники не завжди розуміють установки керівництва. Автор книги рекомендує менеджерам, які вимагають від співробітників пунктуальності, використовувати більш конкретні формулювання, коли мова йде про час. Наприклад, замість «Зустріч розпочнеться о 9:30» краще сказати «Я очікую, що всі ми будемо на зв'язку в 9:30. Скажіть мені, якщо вам є незручним запропонований мною час ».
Більш комплексна проблема - коли співробітники зривають дедлайни, працюючи напружено над завданням прямо перед тим, як здати його. Майа Хейка-Мерлін, автор книги «The Together Leader», пропонує розбирати зі співробітниками кожен зрив дедлайну індивідуально. Мета - визначити слабкі місця, які призводять до проблем в команді.
Хейкі-Мерлін наводить приклади питань, які потрібно задати кожному співробітнику:
Наскільки добре ваш час розподіляється згідно пріоритетності завдань?
Що заважає витрачати більше часу на більш пріоритетні завдання?
Що у вас зайняло більше часу, ніж ви очікували?
На що ви витратили менше часу, ніж очікували?
Наскільки ефективно ви можете вирішувати завдання в невеликі відрізки часу?
Колективне обговорення допоможе сформулювати рішення для команди, вважає Хейка-Мерлін.
Співробітники, у яких є проблеми з тайм-менеджментом, можуть відчувати сором. Але це марно. Вони відчувають, що невміння керувати часом - їх особиста проблема, хоча це навик, який потрібно розвивати і обговорювати.
- Мелані Нельсон, автор блогу Beyond Managing
Одна з основних причин, чому команди зривають дедлайни, - перфекціонізм учасників. Таких співробітників необхідно навчити розставляти пріоритети - наприклад, розібрати на прикладі перших чернеток проекту, на яких моментах необхідно загострити увагу, а які - залишити для подальшого доопрацювання.
Інший важливий навик в командному тайм-менеджменті - вміння розраховувати час, який знадобиться для різних завдань. На думку Талгена, команди регулярно повинні зустрічатися для обговорення часу, який буде витрачено на ту чи іншу задачу - щоб розуміти залежність від інших відділів або колег, налаштувань бізнес-процесів. Важливим для планування часу навиком є вміння розбивати завдання на якомога більш дрібні, вважає автор книги.
Це великі витрати часу і енергії, але ви будуєте більш зібрані і націлені на майбутнє команди. У довгостроковій перспективі це збереже вам час.
- Брюс Талген
0
Коментарі