Делегування повноважень

"Работаю круглосуточно, но не успеваю!"  "Времени нет постоять и опомниться!"  "Как мне найти 25 час в сутках?"  "Ни на что не хватает времени!"

Вы слышали что-то подобное? А сами говорили? 

Выдержка из статьи Чарльза Хаммеля

"Не мечтали ли вы когда-нибудь о тридцатичасовых сутках? Дополнительное время сняло бы то тяжелое напряжение, в котором мы живем. 

Наша жизнь оставляет за собой широкий шлейф неоконченных дел: письма, на которые мы не ответили; друзья, которых мы не навестили; статьи, которые мы не написали; книги, которые мы не прочитали... Мысли о них преследуют нас, стоит нам остановиться на мгновение, чтобы подвести итоги. Нам хочется вырваться из этой трясины, но, увы, мы еще больше погрязаем в ней, и нет спасения. Но разве тридцатичасовые сутки действительно смогли бы нам помочь? Разве вскоре не стали бы мы вновь удручены той же самой проблемой, что и при двадцати четырех часах? Ведь заботам матери никогда не видно конца, так же как работе студента, учителя, пастора или кого-нибудь другого, кого мы знаем. Дополнительное время нас вряд ли спасет. Детей становится больше, они взрослеют, и времени для них требуется все больше и больше. С умножением профессионального и церковного опыта усложняются наши задачи, и увеличивается наша ответственность. Так что получается, что работаем мы все больше, а радости это приносит все меньше

Несколько лет назад я услышал от одного умудренного опытом человека, директора хлопковой фабрики: "Самая большая опасность заключается в том, что вы позволяете срочным делам мешать выполнению важных".

И уже не скажешь: "Мой дом - моя крепость", ибо он не в состоянии укрыть нас от срочных дел - телефонные звонки требовательно врываются в наш покой и увлекают в пучину неотложных действий. В тот момент нам кажется, что противостоять им невозможно, они съедают все наши силы. Но проходит время, мы понимаем обманчивость их первоочередности, при мысли об отложенных важных делах нас наполняет чувство потери. Мы с ужасом осознаем, что стали рабами, придавленными гнетом срочных дел"

Помните замечательную повесть братьев Стругацких "Понедельник начинается в субботу"? Вы никогда не мечтали о том, чтобы вот так же щелкнув пальцами, создать десяток дублей и разогнать их по делам, чтобы самому заняться чем-то действительно важным?

Для тех, кто вдруг, по какой-то причине не знаком с книгой иллюстрация:

"Дубль - это очень интересная штука. Как правило, это довольно точная копия своего творца. Не хватает, скажем, человеку рук - он создает себе дубля безмозглого, безответного, только и умеющего, что паять контакты, или таскать тяжести, или писать под диктовку, но зато уж умеющего это делать хорошо. Или нужна человеку модель-антропоид для какого-нибудь эксперимента - он создает себе дубля, безмозглого, безответного, только и умеющего ходить по потолку или принимать телепатемы, но зато уж умеющего хорошо. Или самый простой случай. Собирается, скажем, человек получить зарплату, а времени терять ему не хочется, и он посылает вместо себя своего дубля, только и умеющего что никого без очереди не пропускать, расписываться в ведомости и сосчитать деньги, не отходя от кассы"

Именно так я и ощущала себя в выходной: вот было б классно, если бы кто-то занялся обедом и уборкой, кто-то отверстал в Corel детский учебник, кто-то наладил компьютеры друзьям, кто-то в Интернете нашел бабушке информацию и разъяснил про что это, кто-то в фотошопе сварганил аватарку сынуле, а кто-то… а кто-то…, а кто-то… Но чуда не случилось - пришлось разруливать самостоятельно.

Делегирование полномочий: берем рюкзак и взваливаем его на плечи друга

У Екатерины II на приеме послы зарубежных государств спросили:  - Как Вы добиваетесь, что Ваши свободолюбивые дворяне охотно выполняют Ваши приказания?  Императрица ответила:  - Я стараюсь отдавать такие приказания, которые выгодно выполнять моим подданным.

Что же я сделала?

Перво-наперво, остановилась. Сварила кофе, взяла бумагу, ручку и села планировать. Вот так вот банально написала все, что нужно было сделать вообще. Потом нарисовала табличку и распределила дела по ячейкам. 

Просмотрев эту таблицу, каждый человек заметит, что «важные-срочные» дела мы чаще всего делаем наравне с «неважными-срочными делами», для «важных-несрочных дел», скорее всего, времени не хватает, так как мы знаем, что это мы можем сделать завтра. «Неважные-несрочные» дела чаще всего тоже присутствуют в нашей жизни.

Если же нам хочется сделать нашу жизнь более эффективной в плане планирования, то можно распределить дела, которые мы наметили на следующую неделю (или следующий месяц) в таблице. Как только мы распределили наши дела по степени срочности и важности, сразу можно сделать выводы:

1. Срочные важные дела необходимо делать (никуда не денешься!).
2. Важные несрочные дела - это наш путь к успеху (делать обязательно!).
3. Неважные срочные дела необходимо делегировать.
4. От неважных и несрочных следует избавляться.

После анализа таблицы дела из ячейки делегировала все, что смогла:

1. Муж занялся обедом и ужином - ну и что ж, что были просто макароны с консервой, никто не отравился - зато сколько времени сэкономлено!
2. Младший сын взял на себя бабушку с Интернетом - замечательно! Она его угостила тортиком.
3. Старшему пришлось со своими аватарками разбираться самостоятельно. Получилось - не фонтан! Но, во-первых, это опыт, во-вторых - мое сэкономленное время.
4. Уборку делегировали детям - что-то получилось, что-то не очень - но опыт приобретен.
5. Один компьютер удалось делегировать знакомому мальчику - он увлечен дочерью хозяйки, т.ч. ему даже интересно было показать себя во всей красе.
6. Второй комп переадресовать не получилось - четыре часа времени ушло на отладку и настройку. Почему так много? Решила выделить это время, чтобы научить человека азам для того, чтобы в следующий раз мне достаточно было по телефону объяснить схему действий.
7. Больше всего времени отнял учебник - его делегировать было просто некому, среди моих знакомых не нашлось человека, знакомого с Corel Draw. Т.ч. верстать пришлось самой

Выводы

"Недостаточно накопить опыт, его надо взвесить и обсудить, надо его переварить и обдумать, чтобы извлечь из него все возможные доводы и выводы" М. Монтень

Вывод 1. И почему я раньше была такой дурой? Давно надо было это практиковать

Вывод 2. Все не будет сделано "по-моему", но с этим нужно просто смириться - никто ничему не научится, если не будет делать, а "идеально" - понятие весьма относительное.

Вывод 3. Проще и быстрее сделать самому, но это означает, что в следующий раз опять придут по мою душу. Поэтому лучше уделить время обучению, зато сэкономить его в будущем.

Теперь вопрос: так почему же, если это так здорово, мы не делаем это постоянно?

Есть тому несколько причин:

1. Неорганизованность-    Неумение планировать-    Неумение расставлять приоритеты в делах
2. Нежелание или неумение делегировать полномочия-    страсть у руководству и жажда власти 

   Нередко человек просто боится потерять авторитет, передавая часть своих полномочий. Ведь распространено мнение, что он потому и стал руководителем, что только ему по плечу соответствующие функции-    перфекционизм

   Постоянное стремление к совершенству (свойственно в основном меланхоликам), убеждение в том, что если хочешь, чтобы все было сделано как надо - сделай это сам. Недоверие, не удовлетворенность качеством работы. 

Первая и главная причина нехватки времени - неумение грамотно расставить приоритеты, чтобы распланировать время и правильно организовать работу. У всех у нас на все про все 24 часа. Поэтому свой миллион дел нужно грамотно распределить по времени и не только по своим рукам, ногам, голове, хвосту, носу и прочим частям тела. Нужно часть работы переложить на другие плечи. Умные люди говорят: лучше я буду иметь 1% от усилий 100 людей, чем 100% от своих собственных.

Есть два вида делегирования полномочий

1. Перепоручение механической работы без цели развития человека. Очень часто применяется лидерами менеджерского типа, руководителями, не желающими плодить конкурентов. Используется практически повсеместно
2. Поручение творческой работы с целью развития. Применяется настоящими лидерами, не боящимися конкуренции, либо лидерами, жаждущими видеть в команде лидеров более сильных, нежели он сам. Первый вариант используется в обучении мастерами своих учеников-наследников, последний вариант возможен лишь в одном виде бизнеса - сетевом маркетинге.

Как это сделать?

• Сядьте и составьте список дел - 5 минут планирования сэкономят вам часы потерянного на вспоминание времени
• Начертите табличку и разнесите дела по ячейкам
• Составьте перечень задач, которые необходимо делегировать. 
• Для решения этих задач тщательно подберите потенциальных исполнителей. 

  При этом постарайтесь, чтобы порученные задания не только могли быть успешно выполнены человеком, но и содействовали развитию его способностей и/или несли какую-то выгоду. Обязательно укажите, как будут отмечены его успехи в случае качественного и своевременного выполнения задания.

• Расскажите, с какими документами он должен ознакомиться. Определите, каких результатов вы ждете от него в конце работы.
• Выясните, какую помощь вы можете оказать человеку.
• В случае неудачи - считайте виновным себя, а в случае успеха - передавайте лавры исполнителю. Передача полномочий не снимает с вас ответственности за результаты работы. 

Хороший лидер не тот, кто может все сделать сам на высочайшем уровне, а тот, кто руководит так, что каждый из его команды делает свое дело наилучшим образом.

Дополнительные материалы

Сделай себя сам.

Скачать дополнительные материалы можно по этим адресам:

скачать:

Делегировать или Умереть! (Керк Ректор)

Десять шагов для эффективного делегирования, когда Вы понимаете, что не справитесь в одиночку! - это содержательная и мотивирующая к действию аудиокнига известного эксперта Кёрка Ректора - бизнес консультанта и советника по корпоративным стратегиям, получившего образование в Гарвардском университете. Книга будет одинаково полезна студентам, преподавателям, предпринимателям, домохозяйкам - всем, кому нужно сделать больше, чем может осилить один человек. Простой процесс из 10 шагов, о котором рассказывает Кёрк Ректор, поможет Вам эффективно и успешно делегировать и наконец освободиться от гнета Вашей дилеммы!