На прошлой неделе «Простой бизнес» представил результаты экспериментов с CRM, которые помогают значительно экономить время. На этой неделе экспериментаторский взгляд разработчиков «Простого бизнеса» сосредоточился на электронной почте для менеджеров по продажам. Мы расскажем о трех простых фишках, которые помогут сэкономить несколько рабочих дней в месяц, избежать лишней работы и освободить время для более эффективной работы с клиентами

Фишка №1: подключение почты к клиентской базе экономит время

Обычно менеджер ведет клиентов в Excel, поэтому тратит много времени на отправку коммерческих предложений. Мы подсчитали, что для отправки предложений  по старинке менеджеру придется проделать более 10 действий: скопировать e-mail клиента, открыть почту, нажать «Написать письмо», вставить адрес клиента и т.д. Это займет около 55 секунд.

Работая в CRM-системе «Простой бизнес», менеджер по продажам просто открывает карточку клиента, нажимает на его e-mail, выбирает «Написать», нажимает кнопку «Из базы знаний», вводит первые 4 буквы названия письма, вставляет его двойным щелчком мыши, вписывает имя клиента и нажимает кнопку «Отправить». На это менеджер тратит 23 секунды.

То есть, при отправке письма клиенту из «Простого бизнеса» экономится 32 секунды. По нашим подсчетам, если в день менеджер высылает 50 писем, экономия составит 27 минут в день – это 2 часа 25 минут в неделю. Если у вас 10 менеджеров по продажам, то в месяц будет сэкономлено примерно 11 дней рабочего времени. Это золотое время для работы с новыми клиентами.

Фишка №2: одна почта на всех менеджеров по продажам

Мы выяснили, что еще один способ сократить затраты времени и сэкономить ресурсы – одна почта на всех менеджеров по продажам. Если менеджер написал письмо клиенту из его карточки в «Простом бизнесе», а клиент в своей почте нажал «Ответить», его письмо попадает в его же карточку в клиентской базе. Это избавляет от необходимости создавать каждому менеджеру отдельную почту. Плюсы очевидны: не нужно создавать каждому менеджеру отдельную почту, искать доступ к ящику менеджера, если он уехал в отпуск или уволился, не придется каждый раз создавать новый ящик для нового сотрудника и хранить доступы от многочисленных почтовых ящиков.

Фишка №3: доступ к общей почте для всех менеджеров

Упростить и ускорить работу менеджеров по продажам также помогает их доступ к общей почте – для писем от клиентов, предложений и т.д. Для этого в «Простом бизнесе» создается «задача» с общей почтой, и эта задача должна быть видна всем менеджерам. От спама работников защищают спам-фильтры, а чтобы письма не отвлекали, оповещения по ним можно закрыть одним кликом или просто отключать ленту оповещений, чтобы просмотреть новости позже.

Эти три маленькие, но мощные фишки помогут сделать работу менеджеров по продажам с электронной почтой еще быстрее и эффективнее.

И еще одна приятная новость.

Объявлен победитель акции ко Дню рождения «Простого бизнеса»

8 августа в прямом эфире «Простой бизнес» разыграл путевку в Турцию на 7 дней на двоих в честь Дня своего рождения. Победителем стала Ирина Анатольевна Александрова (салон недвижимости «ИВИТА») из Кемерова. Поздравляем Ирину и ждем ее фотоотчета с отдыха.

Для новичков естественно желание нравиться своим сотрудникам. В какой-то степени это хорошо, так как он более внимательно относится к коллегам и не погружается полностью во власть.

Проблемы могут возникнуть, к примеру, когда кого-то назначают начальником над своими бывшими коллегами. Если новый руководитель считает, что может быть с ними в приятельских отношениях, и продолжает относиться к ним так же, как и в прошлом, ему придется столкнуться с проблемами. Выполнение задач начнет выходить из поставленных сроков, новый начальник может натолкнуться на желание получить поблажки по старой дружбе. Еще одно последствие дружбы между начальником и сотрудником - фаворитизм, который, безусловно, противоречит справедливому управлению.

Начинающему менеджеру необходим сдвиг мышления, чтобы быть по-настоящему уважаемым и, в конечном итоге, успешным в этой роли, считает Виктор Липман.

Хотя на самых высоких уровнях организации отношения между руководителем и сотрудниками несколько отличаются от младших уровней, основные моменты те же. Между сотрудниками - десятилетия совместной истории, и нередко некоторые подчиненные действительно становятся друзьями. Но иногда именно эта дружба мешает продуктивно решать возникающие бизнес-задачи, особенно когда дело касается необходимости принять жесткое решение в отношении сотрудника-друга. Если же лидер выполняет свои обязанности и принимает беспристрастные решения, то это грозит ухудшением отношений или их разрушением.

Ответ, хотя и не всегда выполним, прост: старайтесь выдерживать профессиональное расстояние. Построить отношения и завоевать уважение, но сохранить границу между этими тоже важными чувствами и настоящей дружбой. Этого требует дисциплина.

«Будучи в управлении в течение нескольких десятилетий, я искренне полюбил многих моих сотрудников. Но когда чувства симпатии переходили в дружбу, я становился менее эффективным менеджером, - говорит Виктор Липман, отмечая, что было тяжело принимать объективные решения, когда это требовалось от него по должности. - С другой стороны, когда сохранялась эмоциональная дистанция, но имелись взаимопонимание и уважение, было легче и, в конечном счете, лучше для всех участвующих сторон».

Объективность - одно из самых ценных качеств как начинающего, так и топ-менеджера. Чтобы увидеть всю картину с показателями каждого сотрудника и принимать объективные решения, удобно пользоваться системами автоматизации бизнес-процессов, например, облачным сервисом «Простой бизнес». Сервис помогает вести учет рабочего времени, формировать аналитику работы сотрудников и статистику, что позволяет видеть результаты каждого из них и делать правильные выводы. В частности, менеджер может контролировать срок выполнения заданий и в режиме реального времени наблюдать за ходом выполнения текущих дел.