1. Ідея заходу
Більшу частину нашої команди чіпляло те, що люди мало уваги приділяють фінансовому і творчому потенціалу цього ресурсу, який з'являється без особливих зусиль і оточує нас на кожному кроці. Тому ми хотіли зробити фестиваль, який показав би творчий погляд і зробив би це інакше, в порівнянні зі схожими екозаходами.
Працюючи над фестивалем, ми усвідомили багато нюансів і коректували концепцію вже «на ходу». Наприклад, те, що здавалося нам очевидним, для багатьох людей було далеко за межами їхніх інтересів або ж відкидалося тому, що вони не вірили в те, що в нашій країні комусь важливо сортувати сміття. Взагалі, чим раніше ви все це усвідомлюєте, тим краще для проекту. У вас буде час щось змінити, переформулювати і зробити максимально зрозумілим для широкої публіки.
Після тривалих обговорень ми придумали, як піднести нашу ідею.
Перший момент, який лежав в основі концепції фестивалю. Напевно, ви бували хоча б на одному з суботників з прибирання парків / пляжів в своєму місті. І, швидше за все, вам в голову приходила думка, що точкова і нерегулярна робота окремих людей малоефективна в масштабах країни. Якби цим займався кожен в Україні, це дало б більше помітний результат.
Другий момент. Бачачи чиюсь роботу з прибирання однієї і тієї ж місцевості, люди смітять вже з якимось внутрішнім опором, припиняють це робити чи навіть починають посильно допомагати.
Третій момент. Якщо вам потрібна інформація, просто зверніться до експертів, до тих, хто вже «глибоко в темі».
У підсумку ми вирішили провести захід, який об'єднував би всі три перераховані вище моменти, але при цьому був би «найфановішим», ненав'язливим і дуже практичним.
В рамках фестивалю ми розробили кілька зон, кожна з яких відповідала б завданням нашої концепції. Це лекторій без страшних закликів, движ-зона, де крізь всі активності (майстер-класи, перформанси, виставки) ненав'язливо проходила ідея сортування вторсировини і зменшення шкоди екології своїми діями, зона маркетів, де всі речі були зроблені з вторсировини або ж збільшували комфорт життя в місті, а також зона фудкортів зі здоровою і незвичайною їжею, фотозони.
2. Назва фестивалю
Щоб не програти на старті, потрібно вибрати гарну назву. Наш перший варіант -#GarbageFest. Але ми відмовилися від нього, так як він не розділяв поняття «сміття» і «вторсировина», і не відображав цінність останнього в очах людей. І ми змінили брутальну назву на легку і весняну - GreenFunFest.
В результаті задумка спрацювала. Для когось з учасників і відвідувачів фестивалю він став handmade-майданчиком, комусь він запам'ятався як тусовка веганів, хтось побачив в ньому потенціал для об'єднання тих, кого хвилює питання екології та засмічення. Все це входило в нашу концепцію, адже для кожного ми намагалися знайти зрозумілі саме для нього аргументи.
3. Підбір команди
Як у візіонера і основного організатора проекту у мене не було жодного знайомого, який міг би допомогти тематичною інформацією. Не було жодної людини, яка була готова відірватися від справ і зробити фестиваль з нуля зі мною, людиною без досвіду. Не було команди - основи основ будь-якого заходу.
Але найскладніший шлях починається з першого кроку. Щоб не відлякати людей і все-таки зібрати команду, з усіма друзями я здалеку заводила мову про можливість проведення фестивалю. Так завдяки моїй подрузі я познайомилася з Оленою, яка до нашого заходу організовувала фестивалі Travel Fest, Дикий Travel і Yoga Days. Вона погодилася допомогти мені з консультацією, а пізніше стала частиною команди, тому що їй тема вторсировини, як виявилося, теж близька. Це великий плюс, адже ми з нею самі по собі були цільовою аудиторією. «Важливо мати однакові цінності і хоча б трохи схоже сприйняття світу з членами команди. В іншому випадку, навіть говорячи про одні і ті ж речі, ви витратите величезну кількість часу, щоб зрозуміти один одного »,
Потім до нас підключилася Катерина. На момент організації фестивалю вона тільки звільнилася з компанії, де займала посаду проектного менеджера, організовуючи різні великі конференції. Катерина шукала проект, який би «перемкнув» її з офісного режиму на щось більш свіже і творче. Її організаторський досвід був дуже корисний нам.
В кінці листопада ми вирішили робити фестиваль, до середини грудня - «розгойдалися», а серйозна підготовка почалася тільки після новорічних свят.
4. Організація роботи
На особистому досвіді ми переконалися, наскільки важливо знайти спільну мову з командою.
Ставлення. Кожен в команді організаторів повинен бути включений в тему (хоча пізніше я зрозуміла, що менеджери можуть займатися роботою, коли вони включені в тему не на 200%, як мені хотілося б) або, як мінімум, зацікавленим.
Обов'язки. Більшість функцій я взяла на себе - складання програми лекторію, движ-зони, підбір учасників активностей, робота з партнерами, написання всього контенту. Це було логічно - я була більше всіх залучена в ідею і могла приділити максимум часу. Олена займалася візуалізацією і SMM, консультувала мене по кожному питанню, щоб зберегти цілісність концепції. Катерина вела роботу зі ЗМІ, підбирала маркети, оформляла фотозони. Але це досить умовний поділ функцій, так як кожна з нас виконувала всі функції в тій чи іншій мірі.
При розподілі обов'язків дуже важливо, щоб всі люди займалися своєю справою і контролювали певні ділянки роботи. При цьому кожен повинен вивчати те, чим він займається. Наприклад, ми вивчали всіх тих, з ким хотіли працювати. Якщо це партнер або ЗМІ - ми вникали в його діяльність, шукали його програми / тематики, відповідні нам, знали його аудиторію. А якщо це, наприклад, маркет - знали, з чим він працює, його цінності. Завдяки цьому ми могли сформулювати відповідні пропозиції.
Ще один важливий момент - прозорість роботи кожного члена команди. Всі повинні знати і розуміти хоча б приблизно, чим займаються колеги. Завдяки цьому в складній ситуації будь-хто зможе підключитися і підстрахувати.
Взаєморозуміння. Складність у взаємодії в команді - різні підходи в сприйнятті інформації. Наприклад, ми зіткнулися з тим, що хтось не сприймає чорнові начерки, сприймаючи їх як фінальний зразок, а хтось про це постійно забуває. Тому йшло багато часу на те, щоб зупинити критику начерків замість того, щоб приділити увагу їх коригуванню. Пізніше ми навчилися скорочувати тимчасові втрати в суперечках, хоча повністю і не виправили проблему.
Комунікація. Якщо говорити безпосередньо про роботу, то потрібно створити зрозумілу схему комунікації. Ми працювали в Google Docs, до яких у всіх членів команди був доступ. Сюди кожен вносив свої результати за день - так було видно, хто і що зробив для кінцевого результату. А в останні дні до фестивалю ми жили за принципом - один день дорівнює максимальному результату.
5. Оргпитання і програма
В цілому підготовка пройшла досить легко. Всі учасники екоруху в Україні так чи інакше знайомі між собою. Тому, коли ми знаходили одного спікера, він підказував нам ще кількох людей.
Тут важливо розуміти, що основна підготовка - це 100% спілкування з людьми, вміння переконати їх взяти участь у вашому заході. Більшість відкриті і готові до співпраці, якщо ви як організатори прагнете не просто дістати людину, але і допомогти їй найкращим чином презентувати свою роботу.
Складнощі виникли за 1,5 тижні до початку - ми «перекроювали» захід. Так, щось скасовувалося, була потрібна термінова трансформація пари наших зон і скорочення лекторію з технічних причин. Тут важливо розставляти пріоритети і розуміти, що дійсно варто ваших зусиль. Звертайте увагу на деталі. Наприклад, у нас постійно виникали дрібні перешкоди під час включення в програму певних команд і людей. Зараз я розумію, що події складалися таким чином, щоб захистити нас від дурних зусиль і непотрібної праці інших людей.
6. Партнери та фінанси
Навіть не маючи бюджету, можна отримати гроші для свого проекту. Найпростіший шлях - залучити спонсорів з тих, кому цікава ваша аудиторія. Так вийшло, що у нас не було жодного спонсора. Але, незважаючи на це, ми знайшли всі потрібні ресурси.
Постоплата. Наприклад, якщо у вас немає грошей, ви можете працювати з післяплатою. Ми саме так і робили. Всі партнери і підрядники готові піти на цей крок тільки за однієї умови - якщо бачать перед собою адекватну людину, здатну ясно і чітко пояснити свою ідею, детально розповісти про її реалізацію, вимоги і дедлайни. Потенційний партнер, від дизайнера до власника майданчика для проведення заходу, повинен вам довіритися - це ваше основне завдання.
До речі, потрібно бути готовим до того, що підрядники висунуть свої обмеження. Наприклад, майданчики для проведення фестивалю можуть попросити 50% передоплати. Але можна домовитися і про часткову оплату навіть передоплати. Так було у нас - власники нашої локації пішли нам назустріч.
«Живі гроші». Це кошти, які ви отримуєте від тих, хто хоче прорекламуватися на вашому заході. Наприклад, від авторів активностей, фудкортів і маркетів. Їх проекти не настільки великі, щоб допомогти глобально, але запропонувати вам невелику і адекватну суму вони в змозі. Ці гроші можна використовувати, якщо вам потрібно розрахуватися з тим чи іншим підрядником до заходу.
Бартер. Щоб отримати те, що нам було необхідно, довелося просто домовлятися. Так у нас з'явився, картон і палети для облаштування простору, інтерактивні столи для демонстрації карти місць, куди можна здати вторсировину або батарейки, сонячний колектор і т.д. Точно так же кожен з нових знайомих допоміг з активностями - провів майстер-клас, квест та інші розваги.
Зв'язки. При бажанні навіть без знайомих можна отримати професійну консультацію по організації фестивалю. Є соцмережі, де можна знайти людину, яка займається тим же, що близько і вам. Люди охоче діляться досвідом, якщо ви просите поради. На особистому досвіді переконалися: багато хто навіть готові виділити незнайомій людині чотири години на зустріч, щоб пояснити, як провести все на рівні. Якщо ж нам не вистачало інформації, ми сміливо підходили до людей на тематичних лекціях і семінарах, задавали питання про їхній досвід ... і отримували відповіді.
Підхід до справи. У нас не було імені, тому до нас часто ставилися з побоюванням. Але ми «шерстили» інтернет, по максимуму використовували соціальні мережі, щоб знайти всіх потрібних нам людей. З кожним потенційним учасником, спікером, партнером ми по можливості зустрічалися особисто або проговорювали всі деталі по телефону. До початку фестивалю нам вдалося зібрати однодумців, які допомогли нам в реалізації: екоактивісти з громадських організацій, автори невеликих приватних проектів, handmade-майстри, власники бізнесів.
7. Самопрезентація
Те, як ви себе презентуєте, залежить від локації і бачення концепції заходу.
Локація. Важливо вибрати локацію, де люди будуть відчувати себе комфортно. При цьому не варто орендувати велике приміщення десь на околиці міста, якщо ви не знаєте цільову аудиторію і організовуєте все вперше.
Дизайн. Як організатор ви повинні повністю розуміти суть і мету свого проекту, у вас не повинно залишатися жодного питання. Це дуже важливо. Саме чітке бачення концепції підкаже, як будуть виглядати презентаційні матеріали, ваш фірмовий стиль і дизайн, як в інтернеті вас «прочитає» людина, яка зайшла на сторінку в Facebook.
Сторонні люди, які не знайомі з вашим глобальним задумом, не знають, що ви готуєте захід вдень і вночі - вони просто заходять на сторінку, бачать класну афішу, цікаву програму і вирішують, чи варто приходити чи ні.
Тому для проекту потрібен хороший дизайнер і SMM-щик і, найголовніше, - хороше ТЗ для них, щоб вони розуміли, що саме ви хочете отримати.
Погляд зі сторони. Час від часу дивіться на свій проект з боку. Будьте гостем на своїй сторінці в соціальній мережі, який ще не знає суті заходу. Оцініть, чи легко знайти програму, дату, локацію, контакти організаторів. Або доведеться перерити всю сторінку, щоб отримати необхідну інформацію.
Все повинно читатися легко, зрозуміло і швидко. Ці ж стандарти важливо перенести і на локацію, і на всі інші матеріали. Наприклад, для пошуку партнерів (спонсорів, медіа-партнерів) вам потрібна яскрава і зрозуміла презентація, де прописано хто, що, де і з якою метою організовує.
8. Час «Ч»
Багато труднощів виникло під час самого заходу, незважаючи на те, що ми проговорили все, що треба зробити. Наприклад, волонтери замість пари годин простояли весь день без зміни на одній і тій же локації (біля входу, в лекторії та ін.). Звук мікрофона змогли налагодити тільки через пару годин після початку лекцій, через що частина хороших виступів просто не була почута. До того ж, виявилося, що ми орендували занадто мало стільців і довелося в терміновому порядку добувати їх ще, незважаючи на те, що в сусідньому приміщенні теж проходить захід, на якому потрібен той же інвентар.
Головне в таких ситуаціях - зберігати максимальний спокій. Це хороший ключ до довіри людей. Бачачи спокійного організатора, вони знають, що все буде добре. Також вчіться бачити, коли хтось із учасників фестивалю придумує проблему з нічого, особливо, якщо всі умови були обумовлені заздалегідь.
Якщо ви створили комфортні умови для відпочинку гостей в цілому, то вони вам пробачать і невеликі недоробки. Наприклад, люди зрозуміють зупинку лекції на 1 хвилину, якщо вам знадобиться викрутити лампочку над головою спікера.
9. Якісний сервіс
Якщо ви чогось не врахували, щось не проговорили до фестивалю - це обов'язково вилізе боком. Наприклад, якщо не позначили в програмі майстер-клас або іншу активність, чи не розвісили пояснювальні таблички біля експонатів виставки, не зробили помітні покажчики для них в самому приміщенні - швидше за все, люди до цього майстер-класу не дійдуть і нічого не дізнаються про експонат. Реагуйте оперативно: на місці внесіть всі зміни в програму, роздрукуйте її на окремих аркушах, розвісьте їх на стінах, роздайте людям і зобов'яжіть волонтерів промовляти на вході гостям, що і де знаходиться, інакше ризикуєте провалити певні зони і гості не отримають якісну інформацію.
Попрацюйте до заходу з фотографами, особливо, якщо мова йде про тих, хто працює на волонтерських засадах. Це означає, що їм потрібно сказати, кого і що конкретно сфотографувати. Наприклад, всіх спікерів, всі активності, все handmade-майданчики, особи, емоції. Тому що ви можете почути від фотографа-волонтера і таке: «Вибачте, було настільки цікаво, що я навіть не дістався до фотоапарата».
Подякуйте після заходу всім тим, хто взяв у ньому участь, і своєю роботою зробив його насиченим і пізнавальним. Завдяки цим людям занурення в тему було легким, зрозумілим і ненав'язливим.
10. Віра в себе
Найважливіше в реалізації будь-якого проекту - знати, відчувати, розуміти, що перешкод немає, якщо ви чогось хочете. Навіть якщо все пройшло не так ідеально, як хотілося, але ви змогли втілити в життя свій задум - просто озирніться назад. Ще місяць / пару місяців назад все це було просто ідеєю.
Також не слухайте критиків, особливо тих, яким, крім критики, більше нічого запропонувати.
Робіть те, у що вірите. Реалізовуйте ідеї, які живуть в вас, є вашим особистим болем, запалюють вас. Тільки тоді ви знайдете на це час і сили, викладетесь на 200%. Тільки тоді виходять успішні заходи.
