Блог GTJ

Адм

25.07.10, 16:19

Галина Шишкина

Избранные места из переписки

Должен ли директор доверять бухгалтеру?

Продолжение 2

Несколько советов по организации работы с люди и документами

Как мы убедились, для ведения такой базы не требуется специалист
экстра-класса - достаточно работника с квалификацией оператора баз
данных. Однако не следует поручать работу с базой кому попало, иначе вы
не сможете в полной мере использовать полученную информацию в случае,
если обнаружатся проблемы и возникнет вопрос о необходимости привлечь к
ответственности виновных. А ведь именно безнаказанность искушает и
помогает вовлекать работников в соучастие в организованном воровстве...

Итак, работу с базой управленческого учета должен выполнять штатный
сотрудник, с которым заключен трудовой и договор материальной
ответственности, который под подпись был ознакомлен с должностной
инструкцией и другими документами, определяющими регламент его работы,
права и ответственность... Обязанность и, разумеется, ответственность за
ведение базы управленческого учета должна быть возложена на работника
приказом или прописана в договоре, должностной инструкции…

С такой же тщательностью должны быть оформлены трудовые отношения со
всеми сотрудниками предприятия, в должностные обязанности которых входит
прием и обработка заказов, учетных документов, денежных средств и иных
материальных ценностей. (Благо, теперь у руководителей частных
предприятий есть такое право! Напомню, еще несколько лет назад договора
материальной ответственности можно было заключать только с кассирами и
складскими работниками. Наконец-то поняли, что иной раз одним кликом
мышки можно нанести такой ущерб, который не сравнится ни с каким
воровством наличных денег или товаров на складе!)

Все эти документы должны быть составлены не формально, а с учетом
потенциальной возможности возникновения конфликтов во взаимоотношениях
работодателя и работника – так, чтобы потом не кусать локти, если
придется отстаивать свою правоту в суде. А это вполне возможно, даже
если вы сами не склонны решать свои проблемы подобным образом. В суд
может обратиться сам работник, и тогда вам придется доказывать, что вы
уволили его за дело. А ведь по сей день для судов и контролирующих
инстанций предприниматель, директор или любой другой начальник всегда
злодей и эксплуататор, а работник всегда жертва, и доказать, что в вашем
случае все обстоит иначе, бывает очень и очень не просто.

Я бы посоветовала в документах, регулирующих отношения с работником,
которому будет поручено ведение базы управленческого учета,
предусмотреть обязанность представлять отчет к определенному числу
следующего за отчетным месяца. Причем под словом «отчет» я подразумеваю
не только две итоговые таблицы, но и отчеты из части первой «в
хронологии» и «по статьям», а также сводную таблицу оборотов.
Желательно, чтобы на каждой странице отчета стоял гриф «Подготовила»
такая-то, подпись и расшифровка подписи исполнителя, «Проверил/а»
главный бухгалтер (или того лица, на которое будет возложена эта
обязанность, но обязательно и ответственных должностных лиц
бухгалтерии), подпись и расшифровка подписи.

Столь же серьезно я советую отнестись к вопросу о том, где и как
хранить представленные отчеты, а также оригиналы учетных документов:
счетов, актов, бланков заказов и т. п. Это должно быть такое место, к
которому никто не имел бы доступа без специального разрешения и
контроля.         Не удивлюсь, если кому-то мои рекомендации покажутся
паранойей. Я и сама очень долго недооценивала необходимость жесткой
дисциплины в работе с документами и организации их хранения. Надеюсь,
вы перемените свое мнение после того, как я расскажу вам о том, как
происходило разворовывание одного из моих предприятий путем постоянной
перетасовки бухгалтерских и учетных документов.

Как я уже упоминала выше, однажды я обнаружила значительное расхождение
между бухгалтерскими данными о финансовых результатах работы
предприятия за несколько лет и фактическими остатками денежных средств
на банковских счетах и в кассе предприятия. В
бухгалтерских отчетах мы имели приличную сумму нераспределенной прибыли
прошлых лет, солидные предоплаты по заказам, с которыми еще не начинали
работать и, соответственно, расходовать деньги, полученные от клиентов
на эти цели… А фактические остатки денежных средств на банковских счетах
и в кассе были в разы меньше суммы, необходимой для того, чтобы
исполнить все свои обязательства перед клиентами и партнерами, не говоря
уже о зарплате, аренде, прибыли и т. п.

Не буду утомлять вас подробностями моего «расследования» и рассказами о
тех эмоциональных бурях, которые оно спровоцировало в определенной
части «коллектива». Для нас важна «схема» и как ее можно «вычислить» с
помощью предлагаемой методики управленческого учета.

Так вот, «технология» хищения сводилась к постоянному переписыванию и
перетасовке финансовых и учетных документов таким образом, что
содержание заказов, по которым клиентами была произведена полная оплата
наших услуг, а работы были сравнительно недавно завершены, переносилось в
предыдущие периоды, а на освобожденное место вписывались работы,
которые еще только предстояло выполнить. Таким образом, получалось, что
за одну и ту же сумму мы оказывали услугу дважды, а может, и трижды,
четырежды и более, а деньги получал кто-то другой.   Не понятно?

Представьте, что у вас есть постоянный клиент, который периодически
заказывает услуги примерно на одну и ту же сумму. Иногда он платит
авансом, иногда рассчитывается с задержкой, когда работы уже частично
выполнены, иногда платеж поступает тогда, когда работа над заказом
полностью завершена.

Предположим, в начале января он оплатил услуги, оказанные в декабре
предыдущего года, а в конце месяца оплатил услуги, оказанные в январе…
Путем элементарной манипуляции с документами можно представить дело так,
что в начале января он заплатил за январь, а сумма, перечисленная в
конце месяца, является авансом за услуги в феврале! Всего-то делов –
переписать счет, бланк заказа и найти способ отправить февральский
платеж «налево». Если оплата производится наличными, значит, в кассе их
никогда не увидят, а если это безналичный платеж – значит, клиенту будет
выставлен счет с реквизитами «левой» фирмы. Если таких клиентов у вас
сотни, вы можете до полного разорения оставаться в неведении, а
«угнетаемые» вами работнички будут отжимать в свой карман каждый пятый
или десятый платеж в зависимости от размеров собственных жадности и
дерзости.

Эта схема «засветилась» только потому, что, решив запутать следы,
жулики стали создавать хаос в бухучете, но в результате запутались сами и
выписывали и проводили в учете счета-фактуры и акты как по нормально
оплаченным клиентами заказам, так и по тем заказам, оплата которых была
уведена «налево». Таким образом, предприятие платило налоги не только с
реальной денежной выручки, но и с выручки, которая прошла «мимо кассы»,
разумеется, за счет прибыли прошлых лет. Отсюда и несоответствие
финансового результата по балансу и денежных остатков на банковских
счетах и в кассе, ведь предприятие платило реальными деньгами налоги с
«доходов», которые поступали не на его счета, а в карманы жуликов.

И это не единственная неприятность, которая является следствием такого
жульничества. Получая от бухгалтерии завышенные данные о прибыли, не
ожидающий подвоха руководитель может включиться в реализацию планов, под
которые у предприятия недостаточно денег, со всеми возможными
малоприятными для организации и для него лично последствиями…

Можно считать, что мне повезло, так как я обнаружила эту «схему» в ее
самой примитивной версии. В дальнейшем, осознав свою ошибку, жулики
стали действовать более аккуратно, но я уже была начеку.
Чего
они только не делали, совершенствуя свою «схему»! Не буду описывать все
их ухищрения, расскажу о самой совершенной модификации придуманного
ими механизма хищения. Этот пример интересен еще и тем, что наглядно
показывает уязвимость практически любых учетных компьютерных программ, в
которых ушлые жулики умудряются находить слабые места и использовать
эти «дыры» для достижения своих воровских целей и сокрытия следов
преступления.

Итак, одной из самых сложных проблем в организации учета на предприятии
было то, что каждый номер издаваемого нами издания состоял из заказов
нескольких сотен рекламодателей. Кто-то заказывал рекламу только в один
номер, кто-то оплачивал рекламу сразу на квартал или даже на целый год
вперед. Кто-то размещал в одном номере один единственный модуль или
строку, а кто-то с десяток модулей в разных разделах, да еще строки…

Чтобы не запутаться в этом потоке заказов, модулей и строк мы
использовали специальную программу, которая жестко увязывала финансовую
часть отношений с клиентами с электронными модулями и строками. Ни один
рекламный модуль или строка не могли попасть в номер без отражения в
финансовом учете. Если какая-то позиция появлялась в заказе, она сразу
же появлялась и в счете, привязанном к заказу, если модуль или строка
удалялись из базы – соответственно, менялись содержание и сумма счета.

Реклама не могла попасть в верстку, не попав предварительно в эту базу,
поскольку верстка осуществлялась электронным способом из готовых
электронных комплексов, которые и являлись «фактической частью» заказа. А
попав в базу, эти электронные комплексы в виде модулей и строк сразу же
автоматически формировали «финансовую часть»: счет и т. п. После того,
как на счет предприятия поступали деньги в оплату заказа, в базе
проставлялась отметка об оплате и давалась команда на размещение заказа в
издании. Нет оплаты – нет размещения. Казалось бы, что тут можно
придумать? А ведь придумали, нашли слабое место…

Перед выгрузкой из более ранних, «отработанных» заказов жулики
«вынимали» электронные комплексы уже опубликованных ранее модулей и
строк и на их место «вставляли» рекламу из неоплаченных заказов с новым
графиком размещения в будущих номерах. Удаленную из старых заказов
рекламу перебрасывали в еще более ранние заказы, а ту, что была в них до
этой «операции», скидывали в заказы предыдущего года (отчего и плыли
остатки в учете). На следующий день опустошенные накануне, во время
выгрузки, неоплаченные заказы обнулялись и их аннулировали под предлогом
того, что заказчики отказались оплачивать рекламу и попросили снять
заказ. На самом же деле вся «неоплаченная» реклама благополучно выходила
в свет под номерами старых заказов, а деньги за нее получал кто угодно,
но не редакция. Таким образом, за одни и те же деньги, мы публиковали в
два, три раза больше рекламы…

Понятно, что сотрудники отдела приема рекламы были в сговоре с
несколькими агентствами или агентами – частными предпринимателями,
которые приносили в редакцию только готовые формы, т. е. модули и строки
в электронном виде, а деньги получали на свой банковский счет или
наличными. Как уж они потом делились между собой – не знаю…
И
ведь, что особенно неприятно: при всей очевидности манипуляций с базой
(ну не бывает такого количества аннулированных заказов в обычной
жизни!!!), обнаружить, а главное – доказать обман никак не удавалось.
Как бы мне пригодилась тогда программка, которую я вам сейчас
«рекламирую»!

Едва ли не единственным слабым местом в описанной «технологии»
воровства было то, что по мере роста объемов «левой» рекламы,
становилось все более очевидным несоответствие между суммой получаемых
редакцией денег и стоимостью опубликованной рекламы.

Каждый номер верстался на основании акта, в котором были перечислены
все модули и строки с указанием фактической стоимости (т. е. с учетом
предоставленной скидки), так что можно было посчитать и «стоимость»
номера (точнее, сумму, которую редакция должна получить за номер с
клиентов).
Достаточно
было сравнить стоимость рекламы, например, в четырех номерах, с
поступившей за месяц суммой денег, чтобы разница стала очевидной даже
без углубления «в детали» учета. Так что как ни пытались мои «менеджеры»
и бухгалтеры отрицать наличие проблемы, объясняя мои сомнения
«чрезмерной мнительностью», но шило в мешке не утаишь. Чем больше они
воровали, тем более очевидной становилась разница между суммой
поступивших от клиентов денег и стоимость опубликованной рекламы. Тогда
они решили ввести меня в заблуждение, прогоняя через счет одни и те же
деньги по несколько раз. Они полагали, что я удовлетворюсь
предоставляемой бухгалтерией информацией об оборотах по счетам и в кассе
и не полезу «внутрь» этих данных, а уж называемые мне суммы стараниями
мастериц бухучета всегда будут примерно соответствовать суммарной
стоимости фактически выполненных работ в соответствии с актами выгрузки.
Однако они ошиблись.

Я рассортировала поступившие деньги «по статьям» (тогда еще без
программы, «вручную» в Word’е) и обнаружила, что в течение только одного
месяца на счет организации вернулось более десятка якобы ошибочных
платежей. Я потребовала объяснений. Мне ответили, что это случилось во
время отпуска главного бухгалтера, однако всем было понятно, что это
отговорка, так как заменяла главбуха сотрудница, которая к тому времени
проработала у нас уже без малого год и не раз выполняла операции по
оплате счетов через систему «банк-клиент». До поступления в нашу
организацию эта женщина несколько лет проработала в бухгалтерии крупного
транспортного агентства и там тоже занималась платежами.

Случались у нас и раньше ошибки при отправке платежей через
«банк-клиент», в результате которых деньги потом возвращались на наш
счет, но это были единичные случаи - один-два за несколько лет! А тут
полтора десятка платежек за один месяц! Даже если поверить, что это
ошибка, все равно повисает вопрос о соответствии бухгалтера занимаемой
должности…
              Вторым
слабым местом в этой воровской схеме было то, что для ее осуществления
необходимо было все время переписывать счета, меняя в них номера выхода
рекламы. Тогда я потребовала, чтобы при оформлении счетов оригинал с
подписью оформлявшего заказ сотрудника сдавали мне в конце рабочего дня
по реестру, и чтобы все изменения в заказах оформлялись актами, также
подписанными сотрудниками и руководителями отдела. На
основании этих документов я стала вести параллельно свой собственный
учет, а потом сверять свои данные с актами выгрузки. И это сработало!

Приступая к этой работе, я предупредила «коллектив», что если обнаружу в
верстке рекламу, которой не окажется в моем акте, я буду звонить
заказчику и требовать подтверждения факта оплаты. Если заказчик
предоставит мне заверенные печатью организации и подписями руководителей
и главбуха копии счета, платежных документов, а также письменное
заявление с изложением всех обстоятельств оформления заказа, включая
контактную информацию об агентах, через которых размещался заказ,
реклама будет опубликована. В случае отказа или невозможности связаться с
клиентом, я буду удалять сомнительные модули и строки из верстки, что
означало бы большой скандал и неприятности для тех, кто втянул заказчика
в свою мошенническую «схему».
                 Так мне удалось остановить утечку денег через эту лазейку.

Должна признаться, жуликов это не остановило. Не получается воровать
«на приходе», значит, будем воровать «на расходе», видимо, решили они.
То есть путем «ввинчивания» во все расчеты посреднических фирм и
завышения цен. Например, за несколько месяцев ежемесячный платеж
интернет-провайдеру в размере 2500 рублей превратился сначала в 21000
рублей, потом в 28000 рублей, а потом и вовсе 80000 с лишним рублей.
Как
вы понимаете, такое возможно только при наличии сговора на предприятии.
Ведь надо, чтобы кто-то «придумал», «договорился», а главный бухгалтер
«не заметила»…
Однако и против такого «лома» есть приемы.

Я ввела практику, согласно которой руководители отделов, отдавая счета
в бухгалтерию на оплату, должны были их визировать, подтверждая таким
образом, что они проверили целесообразность этих расходов и отвечают за
то, что количество и цена покупаемых по этим счетам товаров и услуг
оптимальны. Поскольку заработок работников нашей организации состоял из
гарантированной зарплаты в соответствии с должностными окладами и
поощрительных выплат в виде коэффициента трудового участия, различных
премий и социальных выплат, то в случае виновных действий, наносящих
материальный ущерб предприятию, имелась реальная возможность наказать
«рублем» и другими способами, вплоть до судебного иска.

Когда стало ясно, что украденное все равно придется возмещать из
«поощрительной части» своего заработка, воровство потеряло смысл. Если
бы я не оказалась одна против хорошо организованной группы, может быть,
на этом проблемы предприятия и закончились бы, но я оказалась одна.
Никто из тех, к кому я обращалась за помощью меня так и не поддержал. В
результате, после серии серьезных атак на мое здоровье, я была вынуждена
уйти с предприятия, «подарив» акции «трудовому коллективу».

Все это я пишу не для того, чтобы кого-то обличать, а для того, чтобы
вы поняли, настолько изощренными бывают воровские схемы, так что вы
можете десятилетиями кормить паразитов, не зная об этом, а когда,
наконец, поймете, то, увы, будет уже слишком поздно. Вот почему так
важно обнаружить проблему как можно раньше. Надеюсь, мой опыт
кому-нибудь пригодится.

Коментарі: 0

Профіль

Шукати в архіві

Важливі замітки

Останні статті

Свіжі фотографії

Свіже відео

Замітки:

Намек

Адм