Автоматизация
документооборота в органах местного самоуправления Владивостока – одно из самых
крупных в России внедрений СЭД на муниципальном уровне. Проект охватывает все
подразделения Администрации города, иные органы управления, некоторые
муниципальные учреждения. СЭД развернута на единой платформе «ДЕЛО»
(разработчик – ЭОС, г. Москва). Заказчик регулярно масштабирует систему –
добавляет новых пользователей, процессы, организации. Расскажем о некоторых
нововведениях, появившихся в документных процессах Администрации Владивостока
за последние полгода.
Немного об истории проекта. Система «ДЕЛО» в
Администрации Владивостока впервые появилась в 2006 году и постепенно
развивалась. Из года в год росло количество охваченных подразделений и автоматизированных
процессов. Вначале работали только через десктопный клиент, затем внедрили подсистему
«ДЕЛО-Web» (для удаленных
подразделений муниципалитета, которые не подключены непосредственно к
Intranet-сети, а также подведомственных учреждений). Администрация установила и другие продукты того же разработчика,
интегрированные с СЭД – «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО». Особенностью проекта
является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех
дополнительных опций при консультационной поддержке «КС-Консалтинг». Также специалисты
компании участвовали в обучении пользователей и технологов.
С 2010 года муниципалитет перешел на безбумажный внутренний
документооборот: с момента создания проекта документа его согласование
происходит в электронном виде. Отказ от традиционных «бумажных» технологий стал
возможен благодаря опции «ЭП и
шифрование», приложению iEOS для iPAD (в нем работают
руководители) и специальному модулю ЭП к нему.
Кроме указанных выше опций, приобретены и установлены модуль «Оповещение и
уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также
приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг» (это
дополнительная система информационной поддержки пользователей СЭД). С 2015 года
Администрация Владивостока использует «Модуль двусторонней интеграции с
Интернет-приемной» (также разработан «КС-Консалтинг»). Он предназначен для
автоматизации обработки обращений, поданных через Интернет-приемную, а также
для обратной связи с заявителями через их «Личные кабинеты» и электронную
почту.
Отдельно стоит сказать об организации взаимодействия муниципальной СЭД с
федеральными ресурсами и сервисами, а также с системами документооборота других
организаций. В 2016-2017 гг. проведены работы для подключения «ДЕЛА» к СМЭВ
(Система межведомственного электронного взаимодействия). На базе модуля
взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с МЭДО версии 2.7 реализован пилотный проект
межведомственного электронного документооборота между Администрацией
Приморского края и Администрацией Владивостока. Благодаря этому стало проще
контролировать процесс доставки электронных документов и обработки
межведомственных запросов.
В конце прошлого года и в первые месяцы 2019-го заказчик произвел новые закупки
лицензий десктопного клиента СЭД «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», мобильного приложения,
опций «ЭП и шифрование», ЭП для iEOS и др. Всего за последние полгода закуплено
и установлено более 200 пользовательских лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему
«ДЕЛО-Web». Приобретенное программное обеспечение позволило предоставить доступ
в СЭД новым сотрудникам, принятым в муниципалитет в связи с передачей
полномочий по земельным вопросам из Администрации Приморского края. Налажен
обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями – в
частности, теперь через подсистему «ДЕЛО-Web» работают специалисты МБУ «Центр
спортивной подготовки населения по различным видам спорта города Владивостока».
С муниципальными учреждениями ведется официальная переписка с использованием
ЭП, также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной
документации).
В текущем году внедрено специальное приложение для взаимодействия с
разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ. Эту подсистему
разработала компания ЭОС, чтобы облегчить организациям подготовку и отправку
отчетности по работе с обращениями граждан в Администрацию Президента РФ.
Эксплуатируется решение с февраля 2019 года, и, по словам сотрудников
управления обращений граждан Администрации Владивостока, отчитываться стало
гораздо проще и занимает намного меньше времени.
Таким образом, итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во
Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления
муниципалитетом. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на сегодняшний
день – более 1300. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц –
руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации,
начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты,
сотрудники служб ДОУ. Заместители главы и начальники органов администрации
работают в СЭД через приложение iEOS. Более 200 пользователей имеют возможность
подписывать документы электронной подписью, из них 20 – на мобильных
устройствах. Внутренний документооборот муниципалитета является полностью
безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и
сервисами – МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ.
В целом, по мнению заказчика, СЭД «ДЕЛО» показала себя надежной и
функциональной системой, которая отвечает современным нуждам электронного
документооборота в муниципальном образовании.