Сколько времени компании тратят зря?

Компания «Простой бизнес» провела два любопытных эксперимента с CRM-системой. Мы попробовали решать одни и те же задачи с использованием стандартных офисных инструментов и с помощью одной CRM-системы, автоматизирующей бизнес: результаты удивили даже нас. Только на оформлении счетов сэкономлено почти 9 рабочих дней, а на организации звонков клиентам – все 15!

Мы проводили эксперименты в реальных условиях собственной компании: по легенде, в одном случае сотрудники департамента развития «Простого бизнеса» должны были работать по старинке – с блокнотами, Excel и другими офисными инструментами, а в другом – с использованием CRM-системы «Простой бизнес».

ЭКСПЕРИМЕНТ 1: 5-9 дней экономии только на формировании счетов

По условиям первого эксперимента менеджер Дмитрий должен был обратиться к бухгалтеру для составления счета. Бухгалтер Юлия попыталась подготовить счет двумя способами:

1. нашла на компьютере предыдущий счет, открыла его, изменила данные, поставила сумму, написала ее прописью, изменила даты, сохранила счет, передала его Дмитрию через скайп. Дмитрий написал письмо клиенту, прикрепил и отправил счет. (25 минут).
2. Юлия открыла 1С, добавила контрагента, выбрала или добавила услугу, сохранила счет в Excel. Отдельно добавила отсканированные печать и подпись, пересохранила счет и отправила его Дмитрию, который пересылает счет клиенту. (15 минут).

Дмитрий мог бы сделать счет сам с помощью CRM-системы «Простой бизнес»: создать «задачу» для хранения документов по клиенту, добавить в нее счет, вписать данные плательщика, наименование услуги и сумму (дата и сумма прописью проставляются автоматически), экспортировать счет в Word и в этой же задаче отправить письмо клиенту с прикрепленным счетом – и всё то нажатием нескольких кнопок всего 4 минуты 12 секунд.

То есть, в первом случае формирования счета бухгалтером экономится 21 минута, во втором – 11 минут. Мы подсчитали: если в компании выставляется 10 счетов в день, и она использует второй вариант действий, то за месяц с «Простым бизнесом» компания могла бы сэкономить: 10 счетов * 11 минут в день * 20 рабочих дней месяца = 2200 минут или 37 часов или почти 5 рабочих дней. Начинающая компания, которая делает счета в Excel, сэкономила бы почти 9 рабочих дней!

ЭКСПЕРИМЕНТ 2: сэкономили 15 дней на звонках клиентам

Согласно условиям второго эксперимента, в компанию звонит клиент: номер определился, но 10 менеджеров по продажам работают с разными базами – у каждого по 3 тысячи клиентов в Excel. Менеджеру передают номер звонившего клиента: если отписать этот номер в скайп всем менеджерам, чтобы они проверили по базе, чей это клиент, уйдет около 4 минут. В этом случае клиенту нужно ждать звонка 4 минуты. За это время клиент может просто позвонить компании-конкуренту.

Если компания использует CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть определитель номера по клиентской базе, встроенная IP-телефония, разделение базы клиентов по менеджерам, то при поступлении звонка видно не только данные клиента, но также имя его менеджера. Информация о звонке может быть сразу передана нужному менеджеру, который моментально звонит клиенту. В этом случае клиент ждет звонка всего около минуты.

Экономится также время на поиск клиента 9-ти менеджеров – они его не ищут. По нашим подсчетам, CRM экономит 40 минут времени 10 менеджеров-продажников на одном входящем звонке. Даже если в день поступает 10 входящих звонков, то это 360 минут в день = 7200 минут в месяц – это 120 часов и 15 рабочих дней, выяснили мы. Представьте, сколько новых клиентов менеджеры могли бы привлечь за это время!

Как показали наши эксперименты, использование CRM-системы «Простой бизнес» действительно помогает заметно экономить время компании – самый дорогой ресурс для бизнеса. Кроме того, это позволяет удерживать клиентов высоким качеством обслуживания.

Не забудьте выиграть бесплатный отдых!

Летом 2014 года «Простой бизнес отметил День рождения, по случаю чего мы запустили жаркую акцию – скидка 50% на полугодовую лицензию CRM «Простой бизнес» и участие в розыгрыше путевки на 7 дней в Турцию на двоих. Акция продлится только до 7 августа, а приз разыграют онлайн на ваших глазах! Успейте совместить полезное с приятным! Подробности здесь.