По мнению бизнес-тренера и автора книги «Миф о многозадачности» Дэйва Креншау, на самом деле большинство людей не «многозадачны». Вместо этого, они делают то, что специалист называет «переключением между задачами».

«Мозг не в состоянии обрабатывать несколько задач одновременно. На самом деле, в таких ситуациях мы чаще всего быстро отключаем одну задачу и тут же переключаемся на другую. Таким образом, мы просто быстро переключаемся между задачами, — говорит Креншоу. — В чем же здесь проблема? Переключение между задачами — одна из основных трат времени». Каждый раз при переключении мы тратим время на переходный период от одной задачи к другой. Дела занимают больше времени, мы делаем больше ошибок и увеличиваем уровень стресса, считает специалист.

Эми Левин Эпштейн, писатель, редактор и автор многочисленных статей, посвященных карьере, приводит ответы Дэйва Креншау на популярные вопросы о многозадачности.
Итак, как же поступать в те дни, когда вы заняты больше, чем обычно?

Вопрос №1. Что сказать начальнику, если он хочет, чтобы вы работали над несколькими проектами сразу?

Дэйв Креншоу: Спросите своего начальника о разумных сроках. Вы должны перейти от концепции «сейчас» к концепции «когда». Вы должны составить разумный график и, когда у вас есть время, делать все по плану. Но предварительно нужно обсудить это с вашим боссом.

Вопрос №2. График составлен. Как точно следовать намеченным планам? Например, как справиться с «техническими» вторжениями в течение дня?
Дэйв Креншоу: Сами по себе технологии — это не проблема. Проблема в неправильном использовании технологий. Прекрасным примером этого являются звуковые оповещения мобильного телефона. Его сигнал жужжит у вас каждый раз, когда поступило СМС или письмо на электронную почту. И каждый раз происходит потеря времени, так как вам приходится переключаться между задачами.

Вопрос №3. Как мы можем укротить технологии, чтобы избежать трат времени на эти переключения?

Дэйв Креншоу: Лучший способ сделать это — отключать уведомления, а проверять электронную почту регулярно в течение дня. Таким образом, вы проверяете электронную почту, а не она проверяет вас. Можно установить график просмотра писем и проверять электронную почту в определенные часы.

Вопрос №4. Что делать, если работа не позволяет проверить электронную почту только три раза в день?

Дэйв Креншоу: Если вы не можете ждать так долго, спросите себя, как долго вы можете ждать. Например, это час — и это уже что-то. По крайней мере, это гораздо лучше, чем судорожно проверять почту каждую минуту, постоянно на нее отвлекаясь.

Вопрос №5. Некоторые люди любят слушать музыку во время работы. Это тоже «поглотитель» времени?

Дэйв Креншоу: Я здесь делаю различие. Фон — это что-то бессмысленное, то, что происходит в фоновом режиме и не требует вашего внимания. Особенно, если музыка воспроизводится в фоновом режиме, и вы не отвлекаетесь на подбор песен и их переключение. Кстати, здесь же стоит сказать о фоновых задачах: они необходимы, но не требуют особой осмысленности и могут выполняться на фоне работы. Например, мы можем отправлять документ на печать, пока отвечаем на письмо.

Планировать свои рабочие дни и график каждого сотрудника удобно с помощью возможностей систем автоматизации бизнес-процессов. В частности, облачный сервис «Простой бизнес» помогает составлять и отслеживать графики сотрудников, выстраивать обратную связь с персоналом, последовательно назначать задачи и работать над проектами, а также имеет много других полезных для планирования дел функций.

Итак, вы или ваши сотрудники увлекаются многозадачностью? Действительно ли это помогает быть более успешными или, напротив, только добавляет стресса и «дедлайнов»?