«Весенний документооборот – 2019». ЭОС 25 лет!

Кажется, совсем недавно мы праздновали двадцатилетние ЭОС, и вот нам уже 25 лет! По мнению многих экспертов, компания ЭОС и отечественная СЭД/ECM-отрасль являются ровесниками, поэтому можно уверенно сказать, что вместе с нами 25-летие отмечает весь российский рынок электронного документооборота. В честь этого значимого события традиционная партнерская конференция «Весенний документооборот» будет особенной.

Необычным в очередной конференции ЭОС будет все – место проведения, деловая часть, культурная программа и многое другое. Региональных и технологических партнеров компании ЭОС будут принимать с 22 по 26 апреля последовательно два древних города – Ереван и Тбилиси. Наши гости будут слушать доклады, участвовать в дискуссиях и презентациях, чередуя деловую программу с насыщенной экскурсионной и развлекательной.

Знаменательна и география регионов компаний-участников юбилейной конференции. На «Весеннем документообороте» будут представлены почти три десятка субъектов РФ. Самый западный город России, из которого приедут партнеры – Калининград, а самый восточный – Южно-Сахалинск. Ожидаются гости из Москвы и Санкт-Петербурга, республик Башкортостана, Мордовии, Татарстана, Саха (Якутия), Алтайского, Красноярского, Ставропольского, Хабаровского краев, Брянской, Воронежской, Иркутской, Курганской, Курской, Липецкой, Магаданской, Московской, Омской, Орловской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Свердловской, Тульской областей, а также из ближнего и дальнего зарубежья – Армении, Беларуси, Украины, Кыргызстана.

По традиции, закрепившейся в последние годы, партнерская конференция станет площадкой для обсуждения круга вопросов, выходящих далеко за пределы узкоотраслевых проблем. Спикеры будут говорить об актуальных трендах и вызовах рынка, ИТ-новинках маркетинговой стратегии и многом другом. Мы подведем итоги года работы ЭОС и партнерского сообщества, подробно поговорим о развитии продуктов и решений, в том числе таких широко известных систем, как СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint, (о трансформации пользовательских рабочих мест в контексте текущих и перспективных требований клиентов, о новой политике применения мобильных технологий в корпоративных IT-системах, интеграции с социальными сетями, мессенджерами, чат-ботами и т.д.). Кроме этого, мы продемонстрируем наши новые разработки – модуль «Управление проектами», предназначенный для работы с проектными предложениями и полностью интегрируемый с СЭД «ДЕЛО», подсистему «Управление совещаниями», а также систему архивного хранения подлинников электронных документов, которая уже тестируется в рамках крупного пилотного проекта. Рассмотрим и наш опыт автоматизации госуслуг и МФЦ: расскажем об успешных внедрениях АИС МФЦ ДЕЛО (эта система уже работает в ряде многофункциональных центров), а также покажем улучшения и нововведения, которые мы внесли в продукт, чтобы сделать его максимально комфортным для работы и эффективным. Это  интерактивные подсказки для специалистов МФЦ на каждом шаге работы, экспертная система, обеспечивающая минимизацию возможности совершения ошибок, современные сервисы информирования о статусе заявлений, межведомственное взаимодействие со всеми федеральными системами и сервисами, необходимыми для оказания госуслуг, а также интеграция с локальными системами, внедренными в МФЦ, чат-боты и многое другое.

Затронем, конечно, и вопросы техподдержи, продаж, маркетинга. Наши технологические партнеры, лидеры в сегментах разработки ПО и офисной техники, представят свои актуальные продукты и поучаствуют в обсуждениях.

Деловая часть (доклады и дискуссии) будет чередоваться с неформальным общением и культурной программой. Участников конференции ожидают экскурсии по Еревану с посещением и монастыря Агарцин, а также турпоездка в Грузию. Мы увидим прекрасный город Тбилиси, посетим древний винодельческий регион Кахетию, крепость Батонис (резиденцию кахетинских царей), Сигнахи («город любви»), знаменитый монастырь Бодбе и много других памятных мест. Также поучаствуем в дегустациях, мастер-классах по выпечке грузинского хлеба, приготовлению шашлыка и чурчхелы.

И, конечно, всех гостей конференции ожидает праздничная вечеринка, где мы наградим лучших региональных и технологических партнеров.

«Весенний документооборот – 2019» пройдет при поддержке компаний «Новые облачные технологии» («МойОфис»), Canon, Fujitsu, «Актив», BaseALT, ГК «Центр открытых систем и высоких технологий». Мероприятие будет широко освещаться в средствах массовой информации, в том числе в ведущих интернет-изданиях. Информационными спонсорами выступают MSKIT, ITSZ, ICT-Online, SPBIT, ICT2GO, NNIT, «Мобильные телекоммуникации», «БИТ. Бизнес & информационные технологии», «Системный администратор».

Подробнее читайте на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29885

 

Система архивного хранения электронных подлинников

Система архивного хранения подлинников электронных документов, разработанная компанией ЭОС, продолжает вызывать активный интерес на самом высоком уровне. 4 апреля 2019 года новое решение ЭОС впервые было представлено ведомствам, отвечающим за формирование государственной политики, нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела, государственный учет и хранение документов архивного фонда РФ – Федеральному архивному агентству (Росархиву), а также Российскому государственному архиву научно-технической документации (РГАНДТ).

На встрече, где происходил показ системы, присутствовали заместитель руководителя Росархива Олег Наумов, директор РГАНДТ Марина Власова, заместитель директора РГАНДТ Павел Кюнг и другие сотрудники этих учреждений. Участники презентации познакомились с основными аспектами разработанной ЭОС «Концепции хранения электронных документов в архиве организации» и увидели процесс передачи ЭД из СЭД «ДЕЛО» в систему архивного хранения подлинников электронных документов.

Разработанная ЭОС система архивного хранения подлинников электронных документов реализует основные принципы вышеуказанной Концепции. Она предназначена для хранения, учета, использования архивных ЭД и решения задач архива организации или ведомственного архива.

Система реализована с использованием: эталонного хранилища, содержащего основные (эталонные) экземпляры переданных на хранение в систему архивного хранения ЭД; рабочего хранилища – хранилища рабочих экземпляров файлов ЭД и файлов регистрационных карточек (РК) электронных документов; системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», обеспечивающей функции учета и использования архивных документов.

Процесс передачи ЭД из СЭД  в систему архивного хранения включает: выгрузку электронных документов из СЭД; прием ЭД на хранение в систему архивного хранения; прием ЭД на учет в систему архивного хранения.

Контйнер ередачи

Подпись: Контйнер ередачи

Напомним, что еще раньше с основными принципами, заложенными в решение, и его функционалом познакомились участники прошедшей 21-22 марта в Российском экономическом университете им. Г.В. Плеханова IX Международной научно-практической конференции им. А.И. Китова «Информационные технологии и математические методы в экономике и управлении». Разработанный ЭОС программный продукт заинтересовал как представителей фундаментальной науки, так и присутствовавших на конференции специалистов-практиков.  

Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29875

Боты, чаты и BI. В Калининграде создают МФЦ нового поколения

Ставка правительства страны на цифровизацию себя оправдывает: взаимодействие граждан с государством упрощается и ускоряется. И все же уровень проникновения инноваций в разных регионах отличается – и порой весьма существенно. Среди пионеров – МФЦ Калининградской области, где весьма продуктивно используют передовые программные решения. О том, чего удалось за счет этого добиться, рассказывает Виолетта Лёвина, директор Уполномоченного МФЦ Калининградской области. Основные вопросы, на которые ответила Виолетта:

- Каковы были предпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО? 

- Опыт использования СЭД «ДЕЛО» был позитивным?

- Когда завершилось внедрение АИС МФЦ ДЕЛО? Удалось добиться желаемых улучшений?

- Расскажите о том, почему было принято решение разрабатывать чат-боты и каков их функционал? Есть ли уже результаты использования чат-ботов?

- Есть ли другие возможности на базе АИС МФЦ ДЕЛО, например, реализованные за счет дополнительных модулей?

- Каковы результаты проекта и планы по дальнейшему развитию системы?

Читайте интервью с Левиной Виолеттой на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29867 .

Успешный опыт создания единой региональной СЭД

Специалисты министерства информационных технологий и связи Ростовской области, региона, где реализуется один из крупнейших проектов на базе разработанных ЭОС решений, 27 марта провели онлайн-совещание с коллегами из Республики Саха (Якутия). Предметом обсуждения стал опыт создания и использования в донском регионе единой СЭД.

Со стороны Якутии в совещании участвовали представители администрации главы, правительства и министерства инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий. Обсуждали широкий круг вопросов, касающихся построения и развития системы электронного документооборота: процесс внедрения (эта тема вызвала наибольший интерес), организацию работы с нормативно-правовыми документами, контроль правовых актов и поручений губернатора и правительства Ростовской области, работу с обращениями граждан, организацию защиты информации. По итогам совещания принято решение продолжить межрегиональное сотрудничество в этой сфере.

Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране внедрила централизованную систему электронного документооборота, охватывающую все органы власти и муниципальные образования. На сегодняшний день в организациях и учреждениях области насчитывается более 16 тысяч пользователей СЭД «ДЕЛО». Система охватывает все муниципальные и региональные органы власти (в области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

С 2014 года в регионе действует распоряжение губернатора о полном переходе на электронный документооборот: все письма, которые подписываются на бумаге, представляют собой копии электронных документов. К системе обеспечен мобильный доступ, которым пользуется высший руководящий состав: Губернатор, его заместители, все члены Правительства и главы муниципальных образований, а также ряд их заместителей.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин в своем интервью в декабре 2018 года подвел текущие итоги проекта: «Нашей стратегической целью было 100%-е проникновение электронного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня, и в 50% аналогичных структур уровня поселений. Сегодня эти показатели полностью достигнуты».

Для Ростовской области демонстрация собственных достижений коллегам стала уже привычным делом. Ростовчане регулярно рассказывают о своих успехах на ежегодных конференциях ЭОС «Осенний документооборот», а также проводят на своей территории семинары и масштабные тематические конференции с участием представителей со всей России. Можно с уверенностью говорить, что регион, создав на базе СЭД «ДЕЛО» одну из крупнейших по количеству организаций-участников и пользователей единую систему электронного документооборота, стал примером для других субъектов РФ.   Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29863

 

СЭД «ДЕЛО» в Фонде капитального ремонта Алтайского края

  • 27.03.19, 13:24

В некоммерческой организации «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» в марте текущего года завершен первый этап внедрения системы электронного документооборота. Для автоматизации документных процессов заказчик выбрал СЭД «ДЕЛО», разработанную компанией ЭОС. Проект реализован компанией «КС – Консалтинг», партнером ЭОС в Западной Сибири.

Региональный оператор «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» создан постановлением Администрации Алтайского края от 25 марта 2014 года № 133. Данный Фонд действует в соответствии с Жилищным Кодексом РФ и предназначен для формирования долгосрочной региональной системы капитального ремонта многоквартирных домов.

До внедрения СЭД документооборот Фонда велся без использования специализированных решений. Регистрация переписки осуществлялась в программе MS Excel. На обращения граждан заводились алфавитные карточки.

Работа регионального оператора Фонда капремонта жестко регламентирована федеральным и краевым законодательством и строится на абсолютной прозрачности для граждан и контролирующих органов. Это предполагает наличие четких правил внутреннего документооборота, а также строгий контроль рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам компетенции Фонда. Очевидно, что только профессиональные системы автоматизации, в числе которых СЭД «ДЕЛО», позволяют организовать документооборот на должном уровне.

Приняв решение о внедрении СЭД, заказчик сформулировал первоочередные цели проекта:

1. создание базы электронных документов с возможностью оперативного поиска;

2. реализация средствами СЭД механизмов контроля сроков исполнения поручений и рассмотрения обращений граждан;

3. переход к электронному согласованию договоров и дополнительных соглашений.

Заказчик приобрел 15 лицензий (из них 10 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web»), а также 1 лицензию на опцию «Сканирование». 3 рабочих места «толстого клиента» были установлены в службе ДОУ (у начальника общего отдела, делопроизводителя-регистратора и секретаря руководителя). Опция «Сканирование» установлена на рабочем месте секретаря приемной. 2 полнофункциональных АРМ получили руководители управлений Фонда. В веб-интерфейсе работают генеральный директор, начальники отделов и их заместители. Для оперативного отслеживания поступления документов в СЭД, а также сроков исполнения поручений у каждого пользователя установлено приложение «Мониторинг документов» (собственная разработка компании «КС-Консалтинг»).

В рамках данного этапа проекта решены все задачи, доступные при таком количестве рабочих мест в СЭД:

1. Автоматизирована регистрация документов. За эти операции отвечают два специалиста: делопроизводитель и секретарь руководителя. Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию – заводит на каждый документ карточку в СЭД. Настроена регистрация из программы Outlook входящих документов, поступающих на корпоративную почту.

2. Создана база документов, их электронных образов и резолюций к ним. После рассмотрения руководителем входящей корреспонденции секретарь сканирует бумажные экземпляры, заносит в карточки резолюции и (при необходимости) ставит на контроль. Исходящие документы и ответы регистрируются в связке и сканируются. 

3. Автоматизирован контроль исполнения. Резолюции по входящим документам отслеживает секретарь руководителя. Обращения граждан также контролируется секретарем, кроме тех, которые поставлены на «Особый контроль». Эту категорию отслеживает начальник общего отдела (в СЭД «ДЕЛО» он имеет права контролера по таким обращениям). 

4. В СЭД «ДЕЛО» фиксируются и отслеживаются процессы передачи документов в подразделения и ход исполнения. После внесения резолюций документы поступают в СЭД в кабинеты исполнителей (это начальники отделов и заместители). В отделе выносится резолюция на конечного исполнителя, которая ставится на контроль, если необходимо. После выполнения поручений в систему вносятся отчеты. 

5. В СЭД реализовано электронное согласование проектов договоров и дополнительных соглашений. Обмен служебными записками между отделами переведен в электронный вид.

Таким образом, с помощью СЭД «ДЕЛО» удалось автоматизировать документооборот в НО «Региональный оператор Алтайского края «Фонд капитального ремонта многоквартирных домов» до уровня структурных подразделений. На сегодняшний день «ДЕЛО» работает в промышленном режиме. В планах Фонда – организация обмена документами с вышестоящим ведомством – Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Алтайского края. Это возможно реализовать, используя специализированное решение – СЭВ (Сервер электронного взаимодействия). Опция позволяет оперативно обмениваться документами, направленные в Фонд на исполнение, а также получать данные о приеме и регистрации в конечном пункте направленных адресату документов. 

Несмотря на то, что системой «ДЕЛО» охвачены все подразделения, для полной автоматизации документных процессов (то есть для включения в электронный документооборот конечных исполнителей) недостаточно лицензий. Чтобы полнее использовать преимущества СЭД, специалисты «КС-Консалтинг» рекомендовали заказчику рассмотреть вариант увеличения количества АРМ. 


Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29848  

СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе «Манжерок»- 2 этап внедрения

В январе 2019 года завершился второй этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» - популярном туристическом комплексе Республики Алтай, одном из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.

О первом этапе внедрения СЭД мы писали ранее. На данном шаге были выполнены работы по обследованию документооборота, базовой настройке СЭД, подключению пользователей и запуску стандартного функционала. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы. 

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай является уникальным по ряду причин. Сфера деятельности компании весьма нетипична, и вытекающее отсюда многообразие потребностей заказчика значительно превзошло наиболее часто используемый функционал СЭД. Однако, система «ДЕЛО» обладает возможностью реализации практически любых бизнес-процессов коллективного документационного взаимодействия, благодаря дополнительной опции «Управление процессами»

Второй этап проекта предполагал внедрение уникальных процессов согласования договорной и закупочной деятельности. Специалистами КС-Консалтинг были выполнены работы по написанию дополнительных процессов для системы «ДЕЛО», автоматизирующих процесс закупки и работы с шаблонными договорами в информационной системе. Разработанные процессы обеспечивают дополнительные маршруты движения документов, не предусмотренные стандартными средствами СЭД - данные наработки позволяют упростить процедуру подготовки и согласования закупок, а также сделать прозрачным движение и обработку фигурирующих в процессе документов. 

Сама процедура закупок с использованием дополнительных процессов в СЭД выглядит следующим образом:

1. Инициатор закупки создает регистрационную карточку (РК) служебной записки на закупку, заполняя все необходимые поля.

2. Запускается дополнительный плагин, который копирует информацию из карточки в файл MS Word и автоматически прикрепляет его к РК.

3. Далее РК служебной записки поступает на согласование соответствующим начальникам отделов и генеральному директору. 

4. После того, как служебные записки одобрены начальством, они рассматривается на совещании комиссии по закупкам. После проведения совещания, начальник отдела закупок оформляет протокол в СЭД, в связке с РК служебных записок на закупку. Если требуется публикация протокола заседания комиссии, на данном этапе можно запустить специальный процесс, который будет напоминать о необходимости публикации протокола на сайте госзакупок.

5. Далее запускается дополнительный процесс, который выполняет рассылку протокола инициаторам закупок, всем членам комиссии и юридическому отделу. Это необходимо также и для прозрачности процедуры, чтобы инициатор мог видеть все этапы работы над его закупкой.

6. Получив протокол, специалисты юридического отдела подготавливают проект договора в СЭД и отправляют его на согласование (визирование) между участниками обсуждения закупки.

7. Когда все необходимые визы в СЭД проставлены, запускается дополнительный процесс, который «привязывает» к РК договора определенного специалиста отдела закупок, для последующего прикрепления сопутствующей документации по закупке участникам процесса.

8. Если участники процесса согласовали проект договора и сопутствующую документацию, после регистрации договора запускается процесс автоматического заполнения дополнительных реквизитов с указанием срока публикации этих документов на сайте госзакупок. Далее, в течении этого срока, процесс осуществляет отправку напоминаний на почту сотрудника ответственного за публикацию, до тех пор, пока он не опубликует документы.

Также, в качестве сопутствующего ходу процедуры закупок, был разработан дополнительный процесс для работы с шаблонными договорами. Часть договоров организации составляются по шаблону, и не подлежат редактированию. Информация, которая может быть изменена в договоре (например, контрагент) будет заполняться исключительно из справочников СЭД. Дополнительный процесс позволит в автоматическом режиме «подтягивать» в шаблон договора информацию из полей карточки контрагента.

На втором этапе была выполнена установка дополнительных процессов в СЭД, запуск в эксплуатацию процессов согласования договорной и закупочной документации (около 10 видов договоров, служебные записки, дополнительные соглашения, протоколы совещаний и т.д.). В ближайшем будущем планируется разработка индивидуальных печатных форм для выгрузки документов. По завершению установки и настройки дополнительных процессов было проведено обучение пользователей. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29649 

Цифровая трансформация в МФЦ Ульяновской области

Переход многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) на цифровую платформу – одна из важнейших составляющих концепции цифровизации государственного управления «Сервисное государство 2.0», принятой в конце прошлого года и рассчитанной на 2018–2024 годы. О том, как цифровая трансформация МФЦ проходит в Ульяновской области, рассказывает Сергей Макаров, директор департамента развития электронного правительства ОГКУ «Правительство для граждан». В этом регионе в МФЦ не так давно внедрили решение АИС МФЦ ДЕЛО компании ЭОС. 


- Каковы были предпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО? 

Наше предыдущая система работала с 2015 года и по многим факторам не учитывала ряд требований. Кроме того, предпосылками запуска проекта стали существенные изменения в действующем законодательстве, за которыми не успевала наша прежняя система, а также реализованные со стороны ФОИВов электронные сервисы для взаимодействия с МФЦ. В нашем прежнем решении набор электронных сервисов для взаимодействия с ФОИВами был ограничен и для их реализации необходима была его существенная доработка.

- Почему было принято решение отказаться от системы, которая использовалась ранее? 

Мы фактически не отказывались от нее, просто нами было подготовлено техническое задание на модификацию ПО, в рамках которой подразумевалась доработка АИС МФЦ для взаимодействия с электронными сервисами ФОИВов, а также приведение системы в соответствие с действующим законодательством.  

- Расскажите, пожалуйста о том, почему было выбрано решение АИС МФЦ ДЕЛО.

Мы подробно изучали существующие на рынке решения по автоматизации деятельности МФЦ, выезжали в другие регионы и смотрели различные решения 
непосредственно в работе. По итогам изученного опыта на тот момент свой выбор мы остановили на АИС МФЦ ДЕЛО по ряду причин.

В первую очередь – это очень гибкий и лёгкий для изучения конструктор услуг, который позволяет нам своими силами разрабатывать формы для услуг, предоставляемых в МФЦ. Второй момент – это наличие в решении АИС МФЦ ДЕЛО огромного количества реализованных адаптеров для взаимодействия посредством СМЭВ с федеральными органами, после внедрения которых нам сразу же удалось перейти на электронное взаимодействие по ряду федеральных услуг. Решение позволяло нам интегрироваться с различными информационными системами, как на федеральном уровне, так и на региональном.

В-третьих, интерфейс системы интуитивно понятен для сотрудников МФЦ несмотря на наличие огромного количества реализованных функций и дополнительных настроек. Также очень понравился реализованный в системе механизм подсказок, который учитывал практически всю специфику работы сотрудника и не позволял допускать ошибки на приёме. 

- Был ли у вас опыт сотрудничества с компанией ЭОС? 

Был и вполне успешный, в 2017 году в рамках федерального проекта Мультирегиональность мы выводили свои региональные услуги на федеральный портал госуслуг. Коллеги из ЭОС нам помогали реализовывать транспорт для приёма заявок с ЕПГУ: разрабатывали виды сведений для каждой из услуги, а также предоставили решение, посредством которого принимались заявки. В 2018 году данная работа была продолжена, дополнительно были реализованы виды сведений для других государственных и муниципальных услуг.

- Как проходил сам процесс внедрения?

Контракт на модификацию был заключен с ЭОС в июле 2018 года, а уже в августе сотрудники наших МФЦ принимали в новой системе заявления по важной на тот момент услуге «Прием и обработка заявлений о включении избирателя в список избирателей, участников референдума по месту нахождения на выборах депутатов Законодательного Собрания Ульяновской области шестого созыва». В целом работы по контракту были выполнены в срок в конце ноября 2018 года, т.е. фактическое время реализации проекта составило менее полугода.

Переход был постепенным, в августе операторы МФЦ наряду с услугой ЦИК также вели приём в новой системе по услугам Корпорации МСП, в сентябре-октябре к ним прибавились услуги МВД – справки об отсутствии судимости и справки о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств. В ноябре была запущена важная для нас услуга – государственная регистрация юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств. Мы одни из первых в России реализовали электронный обмен с ФНС по данной услуге. 

Фактически на первоначальном этапе внедрения ставка делалась на услуги, где предполагалось полное электронное взаимодействие посредством СМЭВ, то есть в процессе приёма документов по указанным услугам были фактически задействованы только сотрудники окон МФЦ, которые принимали пакеты документов и отправляли их в СМЭВ. Не нужно было формировать реестры передачи, отдавать пакеты курьерам и т.п. 

- Были ли задействованы в процессе внедрения ваши сотрудники?

Со стороны нашей организации был задействован целый ряд структурных подразделений. На первоначальном этапе был подготовлен фундамент для системы. Коллеги из нашего департамента по технической поддержке обеспечили подготовку технической составляющей для новой АИС МФЦ: была произведена настройка серверной части, криптомаршрутизаторов, а также произведена установка базового ПО.

Дальше к процессу внедрения системы присоединился курируемый мною отдел сопровождения АИС МФЦ, сотрудники которого выполняли настройки системы, консультировали пользователей. Данный отдел фактически был задействован на протяжении всего процесса внедрения. После внедрения наши сотрудники продолжают консультировать пользователей при возникновении у них вопросов по работе с системой.

Большую помощь во внедрении нового решения нам также оказали специалисты организационно-методического департамента, которые осуществляли тестирование всех услуг до выпуска их в промышленную эксплуатацию. Коллеги проверяли разработанные услуги и давали рекомендации по их доработке.

На всём протяжении процесса под моим руководством в еженедельном формате с коллегами из ЭОС проводились АКС, на которых обсуждались реализованные за неделю доработки.

На всех этапах внедрения специалисты ЭОС оказывали нам грамотную и оперативную консультационную помощь. Ошибки, выявленные в ходе эксплуатации, устраняются в оперативном порядке. Хочется отметить, что программный продукт постоянно и активно развивается, в новых версиях учитываются пожелания сотрудников МФЦ – это очень важно.


- Как была реализована интеграция АИС МФЦ ДЕЛО с другими используемыми в организации системами? 

В модифицируемом решении, которое было внедрено, уже присутствовали практически все модули для взаимодействия со всеми необходимыми системами. Нам нужно было только внести соответствующие для нашего региона и нашего МФЦ настройки. Также формально необходимо было получить доступы к некоторым электронным сервисам и видам сведений, к которым на тот момент доступа не было. Однако в рамках проекта была произведена интеграция с действующими в МФЦ системой управления электронной очередью «Дамаск» и АТС Avaya.

Дополнительно была произведена интеграция со всеми федеральными системами. Это в первую очередь, СМЭВ 2 и СМЭВ 3, ГИС ГМП, ЕСИА, ФРГУ, ЕЛК, ИАС МКГУ, ИС МДМ (в тестовой среде).

Из региональных систем взаимодействие было организовано с Интеграционной информационной системой по персонифицированному учёту граждан, проживающих на территории Ульяновской области, имеющих право на меры социальной поддержки, адресную социальную помощь и иные социальные гарантии, SiTex-«Электронный социальный регистр населения Ульяновской области» и программным обеспечением «ДЕЛО».

Я отмечал ранее, что в решении ЭОС была реализована библиотека всех необходимых для МФЦ адаптеров для взаимодействия с сервисами ФОИВов посредством СМЭВ, внедрение которых позволило перейти нам с рядом органов на безбумажный документооборот.

- Как сотрудники восприняли переход на АИС МФЦ ДЕЛО? Потребовалось ли обучение? Как оно было организовано?

Переход был безболезненным. Потребовалось некоторое время для привыкания к новой системе, ознакомления с новым функционалом. Обучение, естественно, было, оно предполагалось согласно нашему ТЗ. Специалистами ЭОС было организовано полноценное обучение наших сотрудников. В течение двух рабочих дней было проведено очное обучение для 80 человек. 

Также коллегами из ЭОС были подготовлены качественные обучающие видеоролики и инструкции. Ими воспользовались сотрудники, которые не смогли принять участие в очном обучении. Для сотрудников отдела сопровождения АИС МФЦ и организационно-методического департамента было организовано несколько сеансов обучения посредством видеосвязи.

- Каковы качественные и количественные результаты проекта? Какие новые возможности появились?  

В первую очередь, после внедрения данного решения нам удалось перейти на полный электронный обмен с рядом федеральных ведомств, с которыми ранее мы работали только на бумаге. Это позволило нам сэкономить время и снизить финансовые затраты на транспорт и бумагу. В настоящее время электронное взаимодействие организовано с МВД, ФНС, Корпорацией МСП, ПФР, ФСС, Росимуществом, Роспотребнадзором.

Также удалось запустить новые услуги, например, услуги Корпорации МСП, обмен с которой также осуществляется в электронном виде. Одними из первых субъектов мы запустили услугу по регистрации ИП и ЮЛ, где обмен документами тоже электронный. 
Для сотрудников бэк-офиса наиболее популярным и востребованным оказался модуль Контроля исполнения дел, который позволяет отслеживать жизненный цикл всех принятых в МФЦ дел и в последующем принимать оперативные решения.

Очень интересным для сотрудников контакт-центра стал модуль «Контактный центр», ведь предыдущее решение не учитывало специфику работы сотрудников контакт-центра.

Также удобным и гибким для сотрудников оказался конструктор услуг, которые позволяет нам самостоятельно разрабатывать услуги и вносить корректировки в действующие в случае внесения изменений в законодательство, регламентирующее процесс предоставления услуг. 

- Каковы планы по дальнейшему развитию системы?

В ближайшей перспективе планируем запустить в новой системе все региональные муниципальные услуги, которые были сделаны сотрудниками отдела сопровождения АИС МФЦ.

На финишной прямой у нас запуск электронного взаимодействия с ПФР по выдаче СНИЛС.

С нетерпением ждём и ряда других электронных сервисов федеральных органов, с которыми мы давно «протестировались». В первую очередь, это виды сведений МВД по паспортам и водительским удостоверениям. Также ожидаем доработки со стороны ПФР их вида сведений «Приём заявлений из МФЦ», так как на текущий момент сервис предусматривает взаимодействие между МФЦ и ПФР только по одной услуге «Прием от граждан анкет в целях регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе прием от застрахованных лиц заявлений об обмене или о выдаче дубликата страхового свидетельства». Ждём также полноценного рабочего сервиса Росреестра «Приём обращений в ФГИС ЕГРН». Запуск всех вышеуказанных сервисов позволит полностью перейти нам с ФОИВами на электронное взаимодействие и сэкономить финансовые средства на бумаге и доставке документов.
В планах есть идеи по реализации в системе оценки работы каждого сотрудника, расчёта KPI в зависимости от количества и сложности оказанных сотрудником услуг.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29589 

СЭД «ДЕЛО» в АО «Хакасвзрывпром»

В декабре прошлого года компания «Корпоративные системы – Консалтинг» (партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири) завершила начальный этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Хакасвзрывпром» (предприятие работает на территории Республики Хакасия). Заказчик использует стандартный функционал системы для управления документами, возможности СЭД по работе с почтовыми отправлениями, а также опцию для оцифровки бумажных экземпляров.

АО «Хакасвзрывпром» – предприятие со своими традициями, занимающее значимое место не только в добывающей отрасли, но и в экономике региона в целом. Компания специализируется на буровзрывных работах при подготовке участков к разработке и добыче полезных ископаемых. Также организация имеет лицензию на производство взрывчатых материалов промышленного назначения.

Структуру документопотоков АО «Хакасвзрывпром» можно назвать классической для предприятий данного типа: основной массив составляют организационно-распорядительные документы, деловая переписка и договорной документооборот. Работа с документами ведется централизованно – все учетно-регистрационные операции сконцентрированы у делопроизводителя.

До внедрения СЭД в АО «Хакасвзрывпром» существовала только журнальная форма регистрации. Все исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались в бумажных журналах. На корреспонденцию, требующую резолюции, руководитель вручную выносил поручения, после чего оригиналы передавались исполнителям с отметкой в журнале. Для формирования почтовых реестров и распечатки конвертов в организации использовали отдельную специальную утилиту.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» стало для предприятия первым опытом использования профессиональных решений для управления документами. На старте проекта заказчика интересовали только учетно-регистрационные возможности СЭД и автоматизация работы с конвертами, но в ходе внедрения было принято решение расширить функциональность с помощью дополнительной опции «Сканирование» для оцифровки бумажных экземпляров.

В рамках проекта специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота, установку программного обеспечения и настройку СЭД (создание БД, справочников, регистрация пользователей и т.д.). На завершающем этапе в удаленном режиме (средствами программы Team Viewer) прошло обучение работе в СЭД «ДЕЛО».

В целом в рамках проекта были решены следующие задачи:

  • Автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета (регистрационной карточке) электронного образа документа. 
  • Упорядочение договорного документооборота: отслеживание поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д.
  • Автоматизация работы с почтовыми отправлениями (распечатка конвертов из СЭД «ДЕЛО» и др.)
  • Минимизация времени на поиск документов.

С начала 2019 года в АО «Хакасвзрывпром» СЭД «ДЕЛО» работает в штатном режиме. Постепенно наполняется база электронных документов (регистрируемые экземпляры сканируются), активно используется поисковый модуль, идет освоение и другой функциональности системы. В дальнейшем заказчик рассматривает возможность решения с помощью СЭД «ДЕЛО» дополнительных задач и увеличения числа автоматизируемых документных процессов.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29362 

Растет число пользователей СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области

В Ростовской области продолжается развитие межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского решения компании ЭОС. В системе зарегистрированы уже 15477 сотрудников из более 2,5 тысяч организаций.

С начала 2019 года министерство информационных технологий и связи Ростовской области подключило к системе «ДЕЛО» более 170 подведомственных организаций министерства общего и профессионального образования Ростовской области. Теперь передача и согласование документов между учреждениями образования и другими участниками СЭД «ДЕЛО» будет осуществляться исключительно в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Об этом сообщается на сайте министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

Таким образом, сегодня СЭД «ДЕЛО» охватывает все муниципальные и региональные органы власти (а в Ростовской области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

Только за 2018 год в СЭД было обработано около 3,5 млн документов, из которых более 2,2 млн – это подлинники, подписанные универсальной квалифицированной электронной подписью, которые «родились» непосредственно в электронном шаблоне. Остальные – это отсканированные бумажные документы, которые в дальнейшем проходят также в рамках СЭД.

В планах министерства информационных технологий и связи Ростовской области – использование в 2019 году новых показателей мониторинга развития электронного документооборота в рамках развития системы «ДЕЛО» в соответствии с условиями федеральной программы «Цифровая экономика». 

Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране начала внедрять не разрозненные сегменты электронного документооборота, а централизованную систему. С 2014 года регион по распоряжению Губернатора полностью перешел на электронный документооборот. Самый большой массив информационного взаимодействия в регионе - это электронный документооборот органов власти. К системе обеспечен мобильный доступ через программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». На Дону также внедрена система архивного хранения документов в электронном виде «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Кроме того, Ростовская область первая в ЮФО и в числе первых в России присоединилась в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Источник: Министерство информационных технологий и связи Ростовской области 
http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=56163

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29241 

TAdviser подтверждает лидирующие позиции ЭОС в СЭД/ECM-отрасли

По сложившейся традиции в начале года экспертный центр TAdviser обновил рейтинги по ситуации в отечественной отрасли СЭД/ECM. Аналитики TAdviser из года в год отмечают лидирующие позиции компании «Электронные Офисные Системы». И в этот раз ЭОС никому не уступает первенство, продолжая опережать конкурентов по объемам выручки от продаж лицензий на программные продукты. В очередной раз эксперты констатировали и лидерство в госсекторе – продукты ЭОС остаются самыми востребованными решениями для госорганов уже много лет.

При подготовке рейтинга TAdviser учитывал данные за 2017 год. В обзоре отмечается, что за последние 10 лет отечественная отрасль СЭД/ECM прошла колоссальный путь – от программ для простой автоматизации делопроизводства (с них начинали нынешние крупные вендоры) до вполне конкурентных на мировом уровне решений для управления корпоративным контентом класса ECM. Компания ЭОС, одной из первых в России создавшая специализированные системы для автоматизации документооборота, прошла все эти годы на лидирующих позициях и продолжает развивать свои продукты в соответствии с мировыми трендами, потребностями заказчиков, и опережать их.

Согласно приведенным данным, по итогам 2017 года российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% и достиг цифры 46,2 млрд рублей. В списке компаний по наибольшей общей выручке от реализации СЭД/ECM-проектов ЭОС занимает 4-ю строчку, уступая только крупным компаниям-интеграторам. В сравнении с предыдущим периодом рост по этому показателю – 4,9%. По выручке от продаж лицензий ЭОС занимает первое место среди всех фигурантов обзора – как вендоров, так и интеграторов, закрепив свой успех прошлого года. Напомним, что и в предыдущем рейтинге компания ЭОС также была на первой позиции по этому показателю.

В списке крупнейших заказчиков ЭОС в 2016-2017 годах, отмеченных в обзоре TAdviser, – Газпром трансгаз Москва, Копейский машиностроительный завод, Росгосстрах, Торговый Дом Столото (АО ТК Центр), Управление АО Татэнергосбыт, Гамма ТД, Ригла, Severin Development, АНО Организационный комитет «Россия-2018», Ниармедик Плюс, СК Росгосстрах-Жизнь, Спецтрансстрой, АК Восток Нефте Завод Монтаж, Калужский Двигатель, НИЦ Курчатовский институт, Московский Городской Педагогический Университет (МГПУ).

Большое количество внедрений приходится на долю ЭОС и в органах власти, местного самоуправления и других организациях госсектора. Выручка от IT-проектов в данном сегменте возросла в сравнении с предыдущим периодом на 15%. Аналитики TAdviser в своем ранкинге приводят список крупнейших заказчиков ЭОС из госструктур: это Государственная Дума, Совет Федерации ФС РФ, Министерство юстиции РФ, Генеральная прокуратура РФ, Минкультуры России, Правительство Республики Дагестан, Правительство Иркутской области, Федеральное архивное агентство, Администрация Сахалинской области, Правительство Ставропольского края, Агентство по информатизации и связи Камчатского края, Администрация г. Тулы, Администрация Архангельска, Администрация Ростовской области.

Как и в прошлом году, в обзоре об автоматизации госсектора ЭОС занимает первое место среди других вендоров СЭД/ECM-систем по популярности программных продуктов. По данным TAdviser, среди всех СЭД именно решения ЭОС чаще всего внедряются в государственных ведомствах.

Елена Иванова, директора по маркетингу ЭОС

Елена Иванова, директора по маркетингу ЭОС

Аналитики TAdviser считают, что в будущем следует ожидать активного роста рынка СЭД/ЕСМ. Они связывают это со многими факторами, а в первую очередь – с программой импортозамещения и развитием цифровой экономики. Правительство РФ назвало электронный документооборот основой цифровизации. По словам Елены Ивановой, директора по маркетингу ЭОС, сегодня технологии становятся более сложными, но в то же время для пользователей они становятся более простыми, понятными, легкими в использовании. Современная информатизация подразумевает использование искусственного интеллекта, больших данных, облачных решений.

«Наши системы уже сейчас представляют собой целые платформы интеллектуального управления информацией. В частности, мы внедряем в свои продукты технологии искусственного интеллекта, чат-боты, мессенджеры, предлагаем полнофункциональные мобильные приложения, разнообразную хорошо визуализированную аналитику. Все это в условиях цифровизации в разы ускоряет и облегчает работу с информацией», - отмечает Елена Иванова. Таковы сегодня приоритеты в развитии всей продуктовой линейки ЭОС. Именно создание многофункциональных платформенных ИТ-решений, в которые активно проникают новейшие цифровые технологии, позволяет уверенно удерживать первенство в своем сегменте, а также, по мнению топ-менеджеров компании, является залогом лидирующих позиций в будущем.

Ссылки на полные обзоры TAdviser: 
СЭД (рынок России) 
Информатизация госсектора 2018

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29167 

Страницы:
1
2
3
4
5
6
7
8
25
предыдущая
следующая