В
Территориальном фонде ОМС Приморского края компанией «КС-Консалтинг», партнером
ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири, завершен проект по
масштабированию СЭД. 100% сотрудников ТФОМС, участвующих в документообороте,
получили доступ в систему «ДЕЛО», внедрены дополнительные опции, увеличивающие
эффективность использования СЭД, проведено обучение всех пользователей. В результате
организация полностью отказалась от копирования документов, перевела в
электронный формат работу с резолюциями и перешла на согласование исходящих и
организационно-распорядительных документов с использованием электронной
подписи.
На старте проекта: «ДЕЛО» – база данных с доступом для делопроизводителей
ТФОМС Приморского края» входит в систему
органов, обеспечивающих населению доступ к бесплатной медицинской помощи через
систему ОМС. Для выполнения этих задач ТФОМС принимает обращения граждан (по телефону,
email, в бумажном формате), готовит ответы на эти обращения, а также обменивается
документами с медицинскими учреждениями, страховыми компаниями и региональными
министерствами.
СЭД «ДЕЛО» на момент принятия в апреле
2020 года решения о ее масштабировании использовалась в учреждении для учета
документов и в качестве электронного архива. Регистрация входящих велась централизованно
в отделе делопроизводства. Конфиденциальная корреспонденция фиксировалась в
журнале, где сотрудники расписывались за получение оригиналов. Обращения
граждан по телефону и электронной почте регистрировались через «Контакт-Центр»
(это единая база для всех региональных отделений, созданная приказом ФФОМС).
В системе «ДЕЛО» работали 30 специалистов
— все сотрудники отдела делопроизводства и по одному из других подразделений
ТФОМС. Возможности согласования и контроля исполнения документов в СЭД не
использовались. Согласование на бумаге требовало затрат времени и значительных
ресурсов на копирование.
Перед компанией «КС-Консалтинг» стояла
задача в ходе масштабирования СЭД максимально перевести документооборот в
безбумажный вид (чтобы сократить затраты времени и ресурсов на копирование и их
согласование) и в целом оптимизировать документные процессы.
Масштабируем СЭД дистанционно
Проект – от обследования и настройки до
этапа авторского надзора – занял около трех месяцев. Корректировки в график
внесла пандемия коронавируса, из-за которой стали невозможны выезды сотрудников
в другие регионы. Но богатый опыт компании «КС-Консалтинг» по дистанционному
внедрению СЭД позволил провести подготовительные работы, обследование,
установку базы данных и дополнительных опций удаленно. После смягчения
карантинных мер, обучение более 100 пользователей провели уже непосредственно с
выездом специалистов «КС-Консалтинг» к заказчику.
Всего в ТФОМС автоматизировано 112 рабочих
мест. Пользователи работают в СЭД через десктопный интерфейс или веб-приложение
«ДЕЛО-Web». Кроме этого, используются 100 лицензий на опции «ЭП и шифрование» и
«EOS Desktop Service».
Также приобретены лицензии на приложение «Мониторинг
документов». Это собственная разработка «КС-Консалтинг», которая
помогает пользователю быть в курсе новых событий, не заходя непосредственно в
СЭД. Для оцифровки бумажных экземпляров используются опции «Сканирование» и
«Сканирование с распознаванием».
Реализацию проекта значительно упростило
то, что на момент внедрения практически все сотрудники ТФОМС уже использовали
усиленные квалифицированные подписи. Это ускорило процесс перехода к
электронному визированию и согласованию.
Итоги: электронное согласование, резолюции, служебные записки и полный
отказ от копирования
В результате все сотрудники ТФОМС,
участвующие в документообороте, получили рабочие места в СЭД и прошли обучение.
Запущено электронное согласование исходящих и организационно-распорядительных
документов с использованием ЭП на этапе визирования и подписания. ЭП
используется для визирования документов постоянного срока хранения, а также для
визирования и подписания документов временного срока хранения.
Благодаря опции EOS Desktop Servise
документы можно редактировать сразу в СЭД. Проекты некоторых документов
автоматически регистрируются сразу после того, как на них проставлена подпись.
Это позволило уйти от «ручной» регистрации через делопроизводителей, сократить
цикл движения документа и затраты времени на документооборот. Работа с
резолюциями полностью переведена в электронный формат: их составляют только в
«ДЕЛЕ», без использования бумажных экземпляров.
В электронный вид переведены служебные
записки. Ранее их писали на бумаге, а затем регистрировали у делопроизводителя.
Теперь сотрудник создает служебную записку в «ДЕЛЕ» и сразу отправляет ее
руководителю.
Прием обращений граждан, как и прежде,
производится через «Контакт-Центр», так как это единая база для всех ТФОМС и
отказаться от ее использования нельзя. Но ответы гражданам регистрируются в «ДЕЛЕ»
с указание номера обращения, на которое дается ответ.
Исходящие письма в
лечебно-профилактические учреждения и страховые организации теперь готовят на
бланках для визуализации штампа ЭП и отправляют по электронной почте. Форма
бланка разработана специально для этого проекта специалистами «КС-Консалтинг».
В перспективе ТФОМС Приморского края
планирует увеличить количество пользователей СЭД внутри самой организации и приобрести
по одному рабочему месту для медучреждений и страховых компаний, с которыми они
чаще всего обмениваются документами. В планах также – внедрение дополнительных
опций «Партионная почта», «Управление процессами» и модуля для работы в системе
межведомственного электронного документооборота (МЭДО), который позволит
отказаться от использования рабочего места сторонней СЭД для взаимодействия с
региональными министерствами. По такому принципу уже работает обмен с другими СЭД
в Администрации Владивостока, где также внедрено «ДЕЛО». Кроме того,
рассматривается возможность перехода на подписание с помощью ЭП документов
постоянного хранения и дозакупка рабочих мест подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО».