В
Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации
документных процессов. В июне текущего года в организации появилось
специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она
дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного
продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания
НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС
(Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг».
Начало электронного документооборота: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «Мониторинг
документов»
Автоматизировать
документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском
областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали
еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит
делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского
взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в
Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно
использовалась система «ДЕЛО», и новосибирцы получили возможность увидеть все
плюсы современной СЭД.
Установка
«ДЕЛА» в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных
Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за
делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были
закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в «ДЕЛЕ» получили
100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех
подразделений.
Кроме этого,
для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения «Мониторинг
документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг», дополнительный
модуль-информатор). В организации внедрили и систему «КАДРЫ». Она также
разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО),
интегрирована с СЭД «ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства.
В результате в
аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы –
регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а
также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью
просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и
поиска по любым реквизитам. Единственным участком «жизненного цикла» документооборота,
которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть
организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством
документов.
На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для
оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел
Законодательное
Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного
фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его
деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения
сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и
долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного
архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и
последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность
сотрудников аппарата Заксобрания.
Для упрощения
работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения,
а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система
«Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи:
·
Создать электронный архив организации с
исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по
которым завершено.
·
Организовать оперативное хранение дел.
·
Сократить затраты времени на поиск необходимых
дел и документов.
·
Автоматизировать подготовку номенклатуры дел
Заксобрания.
В соответствии
с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется
ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует
дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры
возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением
специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная
номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в
«ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в
номенклатурные дела.
«Архивное
ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена
разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских
ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель».
Сотрудник с
ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет
заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и
экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные
дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими
правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться
из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить
их в «Архивное ДЕЛО» вручную.
Роль «Делопроизводитель»
и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста,
занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов
этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с
истёкшими сроками хранения.
Чтобы
разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством
документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для
доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности
этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но
достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск
необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее –
рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить
полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений
(через ответственных за делопроизводство).
Установка и
настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В
базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды»,
фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню,
справочник «Пользователи».
В рамках этого
этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение
для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами»
(позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через
веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания
бумажных документов при их сканировании).