Первоисточник - https://minsvyaz.donland.ru/presscenter/news/7317/

Ростовская область готовится к еще одному важному шагу в развитии единой системы электронного документооборота. В регионе планируют внедрить универсальную платформу для работы с обращениями граждан всех областных органов власти и местного самоуправления. Предложения по реализации этого проекта обсуждались на совещании, в котором принимало участие руководство ЭОС и партнер ЭОС, компания  «Бизнес ИТ».

 

В министерстве информационных технологий и связи Ростовской области 24 июля обсудили вопросы развития электронного документооборота на базе межведомственной системы «ДЕЛО», а также переход органов исполнительной власти и местного самоуправления на отечественное ПО. ЭОС представляли Генеральный директор ООО «Электронные Офисные Системы (Софт)» Андрей Козлов и директор по работе с партнерами Алексей Перегудов.

На совещании рассматривались предложения по созданию портальной универсальной технологической платформы, позволяющей объединить в единой сети существующие в органах исполнительной власти и местного самоуправления региона программно-технические комплексы и информационные системы по работе с обращениями граждан (с возможностью получения информации о результатах их рассмотрения и принятых мерах). Такая платформа позволит автоматизировать работу с обращениями граждан, в том числе реализовать следующие функции:

·           определение органа и организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

·           систематизация обращений;

·           подготовка уведомлений, сопроводительных писем, иных типовых документов;

·           обеспечение действенного контроля сроков регистрации, рассмотрения и иных сроков, определенных Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Особое внимание участники совещания уделили импортозамещению. Сроки перехода органов власти региона на отечественное программное обеспечение определены планом, утвержденным донским правительством 13 декабря 2018 года. Предполагается, что к 2020 году работники исполнительной власти на 100% перейдут на российские справочно-правовые системы, системы электронного документооборота и антивирусы.

«Импортозамещение программного обеспечения играет важную роль в цифровой трансформации Ростовской области, оно также помогает вывести на новый качественный уровень информационную безопасность в регионе», – рассказал заместитель министра информационных технологий и связи Ростовской области Сергей Бондаренко.

Напомним, что Ростовская область – один из лидеров среди регионов, развивающих централизованную систему электронного документооборота. Изначально для этого проекта было выбрано отечественное решение – СЭД «ДЕЛО». На этой платформе создана система, охватывающая все органы власти и муниципальные образования. К ней подключены и подведомственные структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

Кроме этого, на территории области реализуется пилотный проект по созданию архива электронных подлинников, в котором в качестве базовой платформы также используются программные продукты ЭОС. Создание единой системы для работы с обращениями станет еще одним важным элементом в развитии электронного документооборота, электронных коммуникаций между властью и населением, повысит качество рассмотрения обращений граждан.

Автоматизация документооборота в органах местного самоуправления Владивостока – одно из самых крупных в России внедрений СЭД на муниципальном уровне. Проект охватывает все подразделения Администрации города, иные органы управления, некоторые муниципальные учреждения. СЭД развернута на единой платформе «ДЕЛО» (разработчик – ЭОС, г. Москва). Заказчик регулярно масштабирует систему – добавляет новых пользователей, процессы, организации. Расскажем о некоторых нововведениях, появившихся в документных процессах Администрации Владивостока за последние полгода.

 

Немного об истории проекта. Система «ДЕЛО» в Администрации Владивостока впервые появилась в 2006 году и постепенно развивалась. Из года в год росло количество охваченных подразделений и автоматизированных процессов. Вначале работали только через десктопный клиент, затем внедрили подсистему «ДЕЛО-Web» (для удаленных подразделений муниципалитета, которые не подключены непосредственно к Intranet-сети, а также подведомственных учреждений). Администрация установила и другие продукты того же разработчика, интегрированные с СЭД – «КАДРЫ» и «Архивное ДЕЛО». Особенностью проекта является самостоятельное внедрение заказчиком систем и почти всех дополнительных опций при консультационной поддержке «КС-Консалтинг». Также специалисты компании участвовали в обучении пользователей и технологов.

С 2010 года муниципалитет перешел на безбумажный внутренний документооборот: с момента создания проекта документа его согласование происходит в электронном виде. Отказ от традиционных «бумажных» технологий стал возможен благодаря опции «ЭП и шифрование», приложению iEOS для iPAD (в нем работают руководители) и специальному модулю ЭП к нему.

Кроме указанных выше опций, приобретены и установлены модуль «Оповещение и уведомление», модуль специализированных отчетных форм для СЭД «ДЕЛО», а также приложение «Мониторинг документов», разработанное «КС-Консалтинг» (это дополнительная система информационной поддержки пользователей СЭД). С 2015 года Администрация Владивостока использует «Модуль двусторонней интеграции с Интернет-приемной» (также разработан «КС-Консалтинг»). Он предназначен для автоматизации обработки обращений, поданных через Интернет-приемную, а также для обратной связи с заявителями через их «Личные кабинеты» и электронную почту.

Отдельно стоит сказать об организации взаимодействия муниципальной СЭД с федеральными ресурсами и сервисами, а также с системами документооборота других организаций. В 2016-2017 гг. проведены работы для подключения «ДЕЛА» к СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия). На базе модуля взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с МЭДО версии 2.7 реализован пилотный проект межведомственного электронного документооборота между Администрацией Приморского края и Администрацией Владивостока. Благодаря этому стало проще контролировать процесс доставки электронных документов и обработки межведомственных запросов.

В конце прошлого года и в первые месяцы 2019-го заказчик произвел новые закупки лицензий десктопного клиента СЭД «ДЕЛО», «ДЕЛО-Web», мобильного приложения, опций «ЭП и шифрование», ЭП для iEOS и др. Всего за последние полгода закуплено и установлено более 200 пользовательских лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-Web». Приобретенное программное обеспечение позволило предоставить доступ в СЭД новым сотрудникам, принятым в муниципалитет в связи с передачей полномочий по земельным вопросам из Администрации Приморского края. Налажен обмен документами через СЭД с несколькими муниципальными учреждениями – в частности, теперь через подсистему «ДЕЛО-Web» работают специалисты МБУ «Центр спортивной подготовки населения по различным видам спорта города Владивостока». С муниципальными учреждениями ведется официальная переписка с использованием ЭП, также реализован процесс согласования документов (например, конкурсной документации).

В текущем году внедрено специальное приложение для взаимодействия с разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ. Эту подсистему разработала компания ЭОС, чтобы облегчить организациям подготовку и отправку отчетности по работе с обращениями граждан в Администрацию Президента РФ. Эксплуатируется решение с февраля 2019 года, и, по словам сотрудников управления обращений граждан Администрации Владивостока, отчитываться стало гораздо проще и занимает намного меньше времени.

 

Таким образом, итогом поэтапного масштабирования системы «ДЕЛО» во Владивостоке стала автоматизация документооборота во всех органах управления муниципалитетом. Общее количество пользователей (по всем продуктам) на сегодняшний день – более 1300. СЭД «ДЕЛО» используют различные категории должностных лиц – руководство, в том числе первые заместители и заместители главы администрации, начальники органов администрации города Владивостока, рядовые специалисты, сотрудники служб ДОУ. Заместители главы и начальники органов администрации работают в СЭД через приложение iEOS. Более 200 пользователей имеют возможность подписывать документы электронной подписью, из них 20 – на мобильных устройствах. Внутренний документооборот муниципалитета является полностью безбумажным. Налажено электронное взаимодействие с федеральными ресурсами и сервисами – МЭДО, СМЭВ, ССТУ.РФ.

В целом, по мнению заказчика, СЭД «ДЕЛО» показала себя надежной и функциональной системой, которая отвечает современным нуждам электронного документооборота в муниципальном образовании.

Новая версия корпоративного мобильного приложения EOSmobile для Windows доступна для скачивания. Особое внимание при подготовке этого обновления мы уделили инструментам персонализации, расширению функциональных возможностей (в частности, для работы с папками и файлами), а также улучшениям интерфейса.

 

Компания ЭОС почти 10 лет разрабатывает корпоративные мобильные приложения. Мы создаем их для топ-менеджеров и руководителей, которым необходимо иметь доступ к данным СЭД/ECM-системы в любое время, в любом месте. Решение EOSmobile выпущено на рынок относительно недавно, но уже успело стать популярным. Обновленная версия для Windows отличается повышенной производительностью, а также делает взаимодействие пользователя с СЭД/ECM-системами через мобильный интерфейс более комфортным.

 

 

Персонализация, уведомления и другие интересные новинки интерфейса

 

Максимальная персонификация интерфейса и функционала – один из базовых принципов создания решения EOSmobile. В нем настраивается внешний вид рабочего стола, набор доступных операций, элементы экспресс-панели и многое другое. В обновленной версии появился специальный раздел настроек – «Персонализация», где пользователь, выбирая необходимые опции, адаптирует приложение для себя. Например, можно установить фоновый рисунок рабочего стола (взяв изображение из галереи фотографий на планшете), включить затемнение области файла, когда та перекрыта левой или правой панелью, задать способ вызова экранной клавиатуры и др.

Если включить параметр «При закрытии окна сворачивать в трей», то по нажатию кнопки «Закрыть» EOSmobile будет свернуто в область уведомлений и продолжит свою работу. Параметр «Экранная клавиатура» определяет сценарий ее вызова на экран: если он включен и нет физически подключенной клавиатуры, то по нажатию на поле ввода отобразится виртуальная.

Узнавать, что вам поступили документы, стало проще. В области уведомлений (notification area), на панели задач, на иконке приложения теперь отображается индикатор наличия новых документов. Пользователь может видеть эти уведомления, даже не открывая EOSmobile. Информирование о поступлениях при открытом приложении настраивается в разделе «Персонализация»: если включить опцию «Показывать уведомления о поступлении документов», такой значок будут отображаться в правом нижнем углу.

Метка «Новый» к непрочитанному документу теперь показывается только один раз – при его поступлении. Если документ стал текущим и прошло время, заданное в профиле пользователя, то метка автоматически снимается.

Есть много других улучшений интерфейса. Например, появилась так называемая «скелетная загрузка» – отображение загрузки для различных массивов данных (например, список документов на левой панели или в папке «История»). Это новшество позволит уменьшить субъективное время ожидания: пользователь будет видеть, что приложение работает, а не «зависло». Кнопка «Дать поручение» теперь отображается по всей ширине правой панели, если пользователю не доступна кнопка «Ввести отчет»; изменена иконка перехода в окно рабочего стола (dashboard) и т.д.

 

Работа с файлами и папками

Изменения в инструментах работы и принципах наполнения больше всего затронули папки «История» и «Неотправленные». Так, в папку «История» добавлен поиск (фильтр). Документы, попадающие сюда, больше не будут дублироваться. Стало проще найти нужные записи: это занимает минимум времени. Для папки «Неотправленные» также изменено наполнение – теперь здесь отображаются только записи, содержащие значимые операции и требующие синхронизации с СЭД (например, завизированный проект или введённый отчет).

Появилась возможность экспортировать файлы в сторонние приложения. Это позволяет, например, работать с почтой в Outlook и прикреплять к письмам вложения из СЭД/ECM, не выходя из EOSmobile (Win).

 

В новой версии EOSmobile (Windows) появилась не критичная для ПК, но важная для мобильных устройств функция – реализовано удаление из памяти обработанных документов через 48 часов. Это позволит избежать ситуации, когда на планшете внезапно заканчивается свободное место и создается впечатление, что возникла ошибка приложения, хотя на самом деле EOSmobile продолжает стабильно работать.

Просматривать файлы стало удобнее. EOSmobile (Windows) позволяет поворачивать страницу на 90, 180 и 360 градусов – так проще выбирать удобный для пользователя вариант ее отображения.

В приложение добавлена возможность, которая порадует заказчиков, использующих систему электронного документооборота «ДЕЛО». Теперь с привычными всем пользователям СЭД «ДЕЛО» пунктами документов можно работать и через мобильное приложение.

 

EOSmobile (Windows) на ПК: новые инструменты

Напомним, что EOSmobile (Win) может устанавливаться не только на планшеты, но и на десктопные устройства. Эту возможность уже успели оценить «мобильные» пользователи, которые время от времени работают в интерфейсе EOSmobile на ПК/ноутбуках.

В обновленной версии появились новинки именно для Desktop. При аннотировании в приложении, запущенном на Desktop, с помощь инструмента «Рука» можно скроллировать файл. Также здесь отображаются инструменты «Карандаш» и «Маркер» – их можно использовать для работы с изображением документа.

 

«В целом все доработки, которые сделаны в EOSmobile (Win), учитывают пожелания наших клиентов и затронули прежде всего инструменты и элементы интерфейса, влияющие на удобство взаимодействия пользователя с системой. Кроме этого, нам удалось еще больше увеличить производительность приложения и повысить уровень его стабильности», - так оценивает изменения в новой версии начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев.

 

https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=30029

Кадры традиционно решают все, а в эпоху цифровизации IT-компетенции становятся важным конкурентным преимуществом и инструментом эффективности. Компания ЭОС фактически с момента своего появления на рынке СЭД/ECM помогает заказчикам в обеспечении персоналом, готовым к IT-инновациям. И речь здесь не только об обучении специалистов в рамках проектов по внедрению. Позиция ЭОС шире: мы считаем, что будущие сотрудники наших клиентов должны знакомиться с популярными IT-решениями уже в процессе получения профессионального образования и иметь возможность актуализировать свои знания на протяжении всей карьеры.

Почти полтора десятка лет действует специальная программа ЭОС «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!», в рамках которой образовательные организации получают системы «ДЕЛО», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», eDocLib, EOS for SharePoint для использования в учебном процессе. К этой акции присоединились более 400 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана. Выпускники таких учебных заведений имеют преимущество в качестве соискателей вакансий – они умеют работать с популярными СЭД/ECM-продуктами, тогда как их конкурентов работодателям придется обучать.

Многие молодые специалисты, познакомившиеся с продуктами ЭОС в период учебы, уже дошли до самых высоких ступеней карьерной лестницы. Этому несомненно способствует не только наличие у них базовых знаний об IT-решениях, но и постоянная образовательная работа ЭОС (в сотрудничестве с различными организациями) на тематических семинарах, курсах по профессиональной переподготовке, конференциях и т.д.

Один из партнеров ЭОС в этой сфере – Российский фонд образовательных программ «Экономика и управление». Фонд более 15 лет реализует программы как для государственных структур, так и для крупных частных компаний, и является неоднократным победителем различных конкурсов на отечественном рынке образовательных услуг. При подготовке семинаров в области управления документами Фонд успешно привлекает компанию ЭОС.

В благодарственном письме, направленном Фондом руководству ЭОС, подчеркивается, что для каждого из образовательных семинаров в качестве преподавателей приглашаются лучшие эксперты, обладающие актуальным практическим опытом. Отмечается несомненная практическая ценность семинаров с участием представителей ЭОС, высокий уровень подготовки спикеров и интересный подход к взаимодействию с аудиторией.

Директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова так оценила образовательную деятельность компании ЭОС: «Спецпрограмма «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» реализуется почти 15 лет. К ней постоянно присоединяются новые учебные заведения, это говорит само за себя. Не менее успешны и другие образовательные проекты – семинары, курсы, тренинги, конференции (как наши, так и те, куда нас зовут организаторы). Они эффективны не только для поддержки профессионализма специалистов клиентов и продвижения разработок ЭОС, но и в целом для повышения уровня цифровой культуры общества. Продукты ЭОС постоянно в топе популярных, а наши наработки по стандартизации и созданию отраслевой нормативной базы востребованы на государственном уровне. Все это обязывает не снижать планку – в том числе и в подготовке пользователей, и в качестве участников формирования «цифрового сознания» общества. Нам есть чем поделиться, чему научить, будем продолжать эту работу».

https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29997

Сегодня МФЦ являются одним из самых популярных и действенных каналов взаимодействия государства с гражданами и юрлицами. И то, насколько эффективным и качественным будет это взаимодействие, напрямую зависит от внедрения инновационных решений в МФЦ. О том, на какое решение и почему сделали ставку в Рязанской области, рассказывает Владимир Кухлев, заместитель директора ГБУ РО «МФЦ Рязанской области».

- Каковы были предпосылки для запуска проекта по модификации используемого решения?

Самые основные предпосылки – это отсутствие качественной технической поддержки используемого на тот момент решения и каких-либо его доработок. Мы работали на этом решении несколько лет, но за этот период никаких существенных доработок мы не увидели. Шагать в ногу со временем с той системой у нас не получалось. Поэтому и было принято решение искать другой инструмент.

- Какие доработки были нужны?

Необходимо было и исправление багов, и развитие функционала. На тот момент уже начали выходить различные виды сведений федеральных органов власти, но у нас были сложности с подключением даже к ним, не говоря уже о развитии информационной системы в целом. Как и все МФЦ, мы работаем в соответствии с нормативной базой, в которую регулярно вносятся изменения, касающиеся видов оказываемых услуг, нашего функционала, однако прежнее решение не позволяло нам быстро подстраиваться под новые требования.

- При выборе нового решения эти потребности учитывались?

Когда мы выбирали новое решение, мы оценивали все представленные системы, рассматривали множество вариантов и искали тот продукт, в который уже заложен нужный нам функционал. Также мы оценивали интуитивность, понятность интерфейса, учитывали и возможность легкого перехода с прежней системы. Анализировали мы и накопленный другими МФЦ опыт. Так что были рассмотрены серьезные, хорошие, функциональные системы, но у большинства из них интерфейс был недостаточно интуитивно понятен рядовым специалистам приема – ведь их компьютерная грамотность не всегда высокого уровня. В результате мы выбрали решение компании ЭОС АИС МФЦ ДЕЛО как наиболее соответствующее нашим потребностям.

- Был ли у вас опыт сотрудничества с компанией ЭОС или опыт использования решений данного разработчика?

Да, наша область и регионы-соседи активно внедряют электронный документооборот с помощью СЭД «ДЕЛО». Это, кстати, тоже влияло на выбор решения: В связи с чем был весомый атрибут выбора – нужно было обеспечить простую интеграцию новой системы с СЭД «ДЕЛО». Решение ЭОС позволило это сделать «из коробки», без доработок, что для нас было очень важно. Так что уже на момент запуска АИС МФЦ ДЕЛО в эксплуатацию у нас была налажена интеграция с администрацией Рязани, причем именно система в систему: от нас поступают дела и уходят непосредственно в СЭД администрации. К тому же у нас было налажено через локальную систему «ДЕЛО» взаимодействие с ПФ РФ и другими органами.

- Расскажите, пожалуйста, о процессе внедрения.

Сначала был реализован пилотный проект по автоматизации услуги оформления транспортной карты – это достаточно массовая услуга, за ней обращалось порядка 100-200 человек в день. В течение пары месяцев проводилось ее тестирование. Подчеркну: уже на этапе пилота было налажено электронное взаимодействие с администрацией города.

За время пилотного проекта мы оценили, как работает система, насколько она стабильна, как идет ее настройка. Нас все устроило, так что в дальнейшем был произведен массовый перевод услуг в АИС: мы всего лишь за месяц перешли на новую систему с полностью настроенными очередями, предварительной записью. При этом параллельно работа в двух системах не велась: мы одновременно отказались от старой системы и перешли в новую. Параллельно внедрению проводилось обучение сотрудников, так что переход был подготовленным, сотрудники уже умели работать в системе на момент запуска.

- Чьими силами проводилось обучение?

Его проводили сотрудники ЭОС. Они обучили ряд специалистов приема работе в АИС, а также инженеров-программистов – настройке услуг и системы. Дальше уже информация реплицировалась нашими сотрудниками до остальных специалистов. У нас в организации работает порядка 600 человек, поэтому такой подход был оптимален.  

- Как сотрудники восприняли переход на новый интерфейс?

У нас очень много консерваторов – тех, для кого отсутствие привычной кнопки справа создает дискомфорт. Интерфейс АИС МФЦ ДЕЛО был, конечно, другим, как и логика работы системы. Однако система настолько интуитивно понятна, а «порог входа» в нее настолько низок, что появившееся поначалу у консерваторов недовольство быстро исчезло. Сотрудники быстро оценили новые возможности, которые существенно упростили работу. Например, до внедрения АИС МФЦ ДЕЛО у нас не было SMS-информирования заявителей, необходимо было обзванивать по каждой услуге. Теперь информирование идет в автоматическом режиме, поэтому весомо уменьшилась нагрузка на специалистов. Это и экономически целесообразно для МФЦ: телефон заявителя может быть зарегистрирован в другом регионе, что увеличивает расходы.

- Интеграция с какими внешними системами была проведена? Какие возможности в связи с этим появились?

Первая – СЭД ДЕЛО, используемая администрацией Рязани. Мы и сами теперь используем СЭД ДЕЛО, веб-версию, так что у нас налажена интеграция и с ней, благодаря этому у нас есть доступ к учетным записям в Пенсионный Фонд. Подчеркну: мы наладили в этом году не просто электронное взаимодействие с ПФ, но добились куда большего. Речь не только про отправку скан-копий: мы уменьшили количество выездов в ПФ в два раза. Раньше нам приходилось ездить в ПФ ежедневно, а теперь один раз в два дня. А ведь выезд – это серьезное и затратное мероприятие.  Необходимо проехать по всем МФЦ, собрать документы, подготовить опись, передать документы в ПФ, принять результаты. Ситуацию осложняло то, что ПФ в ряде наших районов области закрыл свои филиалы, поэтому приходилось зачастую из одного населенного пункта вести документы в другой населенный пункт – то есть покрывать достаточно большие расстояния.

Мы планируем пойти дальше и ездить в ПФ лишь один раз в неделю, но пока нам мешает реализовать эти планы отсутствие видов сведений по ПФ. Но как только федеральный ПФ разработает все виды сведений, мы создадим адаптеры и подключимся к этим видам сведений.

Кроме того, сейчас у нас заканчивается проект по интеграции с электронной очередью, что позволит нам отслеживать, на какую именно услугу был выдан талон, время его получения и приглашения к окну.  Еще у нас реализована интеграция с МВД – услуги получения справок о судимости и наркотиках – они проходят без подачи бумажных документов, а исключительно через СМЭВ.

- Расскажите о реализации интеграции с ФНС и услуге регистрации юрлиц. Почему понадобилось такое расширение возможностей системы? Как удалось его реализовать и какую пользу это принесло?

В третьем квартале прошлого года мы провели интеграцию с ФНС. Это сложный проект, потому что у налоговой сложный вид сведений, но мы подключились к ним. По России мы были, если не ошибаюсь, вторым регионом, кому это удалось. Сейчас мы полностью отказались от бумажного комплекта документов при взаимодействии с ФНС – весь комплект сканируется специалистом приема, обрабатывается, отправляется в налоговый орган. Это существенно упростило регистрацию юрлиц, а мы сократили количество выездов по доставке документов.

Этот проект был очень важен сразу по нескольким причинам. Во-первых, с 1 января 2019 года электронная регистрация в ФНС не облагается госпошлиной, а электронное взаимодействие между МФЦ и налоговым органом приравняли к электронной подаче документов. Так что с 1 января мы не берем от граждан госпошлину на осуществление регистрационных действий по этой услуге. Это колоссальная помощь для граждан и стимул для развития бизнеса.

- Что было первично – МФЦ упрощали собственные процессы или запускали услугу с прицелом на реализацию новых правил?

МФЦ – это инструмент реализации сервисной модели общения государства с гражданами и бизнесом. Мы работаем прежде всего для того, чтобы гражданам было комфортнее подавать документы. Но мы, конечно, учитывали и информацию о грядущей отмене госпошлины. И к тому же надо идти в ногу со временем, облегчая и себе, и гражданам жизнь.

- Каковы качественные и количественные результаты проекта?

Все, о чем я рассказал ранее, мы просто не могли бы запустить в старой ИС, так что самый главный результат – появление новых возможностей, которых раньше не было. Также АИС МФЦ ДЕЛО позволила увеличить качество и гибкость настройки услуг. С точки зрения программирования системы у нас более 200 услуг, каждая из которых имеет свои исключения, параметры. В старой системе было сложно их настроить, зачастую просто невозможно – для нас это было критично. Сейчас же у нас есть отличный интуитивно понятный конструктор услуг, понятный обычному специалисту, который автономно может настраивать услуги после всего одной недели обучения и практики. При этом специалист не имеет навыки программирования.  Это основополагающий для нас функционал.

У нас раньше в принципе не было функционала для работы курьеров – теперь появился курьерский модуль, с помощью которого можно оперативно распечатать всевозможные тонко настраиваемые описи документов, причем в разных форматах. Это гибкий механизм для работы курьеров. Раньше описи делались в ручном режиме в таблицах Excel.

Благодаря АИС МФЦ ДЕЛО были сокращены сроки оказания услуг, так как система очень помогает вносить данные, в том числе – исключает необходимость повторного ввода атрибутов.

- Каковы планы по дальнейшему развитию системы?

У нас много планов. В 2019 году мы намерены уйти от ПК ПВД-3 в сторону взаимодействия через СМЭВ с помощью АИС МФЦ ДЕЛО. Дело в том, что в 2018 году Росреестр нам «подарил» ПК ПВД-3 – новую версию, полностью отличающуюся от старой, но не сохранившую даже половины функционала старой ИС. В связи с этим у нас большие сложности в приеме документов и оказании услуг Росреестра. Поэтому мы хотим в этом году перейти на использование СМЭВ по Росреестру. К нам недавно приезжал заместитель руководителя федерального Росреестра, и я отметил на встрече, что мы готовы к переходу и развитию взаимодействия. Так что теперь мы ждем от Росреестра отклика на предложение.  

В наших планах и запуск комплексного запроса. Он необходим, когда заявитель приходит за несколькими услугами, но пишет одно заявление, а сотрудник МФЦ в дальнейшем самостоятельно заполняет документы по каждой услуге. Была проведена первичная доработка АИС для этого, мы ее протестировали, внесли ряд замечаний и ждем финальной доработки версии.

Но большинство наших планов упираются в то, что необходимы доработки в ИС отдельных ведомств. Как только какое-либо из ведомств будет готово к прорыву, мы двинемся вперед.  К примеру, если ЗАГС доделает свою ИС и будет готов к интеграции, мы будем работать в этом направлении.  

Специалисты министерства информационных технологий и связи Ростовской области, региона, где реализуется один из крупнейших проектов на базе разработанных ЭОС решений, 27 марта провели онлайн-совещание с коллегами из Республики Саха (Якутия). Предметом обсуждения стал опыт создания и использования в донском регионе единой СЭД.

Со стороны Якутии в совещании участвовали представители администрации главы, правительства и министерства инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий. Обсуждали широкий круг вопросов, касающихся построения и развития системы электронного документооборота: процесс внедрения (эта тема вызвала наибольший интерес), организацию работы с нормативно-правовыми документами, контроль правовых актов и поручений губернатора и правительства Ростовской области, работу с обращениями граждан, организацию защиты информации. По итогам совещания принято решение продолжить межрегиональное сотрудничество в этой сфере.

Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране внедрила централизованную систему электронного документооборота, охватывающую все органы власти и муниципальные образования. На сегодняшний день в организациях и учреждениях области насчитывается более 16 тысяч пользователей СЭД «ДЕЛО». Система охватывает все муниципальные и региональные органы власти (в области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

С 2014 года в регионе действует распоряжение губернатора о полном переходе на электронный документооборот: все письма, которые подписываются на бумаге, представляют собой копии электронных документов. К системе обеспечен мобильный доступ, которым пользуется высший руководящий состав: Губернатор, его заместители, все члены Правительства и главы муниципальных образований, а также ряд их заместителей.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин в своем интервью в декабре 2018 года подвел текущие итоги проекта: «Нашей стратегической целью было 100%-е проникновение электронного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня, и в 50% аналогичных структур уровня поселений. Сегодня эти показатели полностью достигнуты».

Для Ростовской области демонстрация собственных достижений коллегам стала уже привычным делом. Ростовчане регулярно рассказывают о своих успехах на ежегодных конференциях ЭОС «Осенний документооборот», а также проводят на своей территории семинары и масштабные тематические конференции с участием представителей со всей России. Можно с уверенностью говорить, что регион, создав на базе СЭД «ДЕЛО» одну из крупнейших по количеству организаций-участников и пользователей единую систему электронного документооборота, стал примером для других субъектов РФ.   Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29863

 

О клиенте

В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматривающий создание единого документационного пространства региона на общей программной платформе. Инициатором проекта является Министерство энергетики, промышленности и связи Ставропольского края совместно с Аппаратом Правительства Ставропольского края.

Исполнители проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства Ставропольского края, в органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований ведет группа компаний «Бизнес ИТ» ((г. Ставрополь), золотой партнер ЭОС) в тесном сотрудничестве со специалистами Государственного казенного учреждения Ставропольского края «Краевой центр информационных технологий», являющегося оператором инфраструктуры электронного правительства Ставропольского края и региональной системы межведомственного электронного взаимодействия Ставропольского края.

Сроки реализации

2010 год – по настоящее время.

Задача / Цель внедрения

Главной целью проекта стало создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы исполнительной власти и местного самоуправления Ставропольского края, организация взаимодействия между ними.

Решения

Программной платформой, на базе которой организовано информационно-документационное взаимодействие, является система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС.

Сроки и этапы реализации проекта

2010 г. – август 2011 г.

• Введено в эксплуатацию 300 рабочих мест системы «ДЕЛО».

• Система установлена на рабочих местах сотрудников подразделений документационного обеспечения Аппарата Правительства и всех органов исполнительной власти края, на рабочих местах сотрудников секретариатов и сотрудников, выполняющих функции делопроизводителей в структурных подразделениях Аппарата Правительства.

• Разработано 30 дополнительных форм отчетности.

октябрь-ноябрь 2011 г.

• В СЭД «ДЕЛО» реализована функция контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, а также правовых актов Губернатора Ставропольского края и Правительства Ставропольского края.

• Разработано 60 дополнительных печатных и отчетных форм.

• Осуществлена интеграция ведомственной базы данных Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с центральной базой данных Правительства Ставропольского края (Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края использует СЭД «ДЕЛО» с 2008 года, в СЭД министерства 180 рабочих мест). Решение об интеграции было принято, так как все органы исполнительной власти объединены в единую базу.

декабрь 2011 г. – июнь 2012 г.

• Приобретены дополнительные рабочие места для Аппарата Правительства и органов исполнительной власти. В результате в СЭД «ДЕЛО» стало работать более 500 пользователей.

• Для взаимодействия с администрациями муниципальных образований Ставропольского края в каждой администрации развернуты отдельные базы данных (по 1 рабочему месту делопроизводителя).

июль 2012 г. – 2013 г.

• В целях обеспечения возможности подачи обращений гражданами в электронном виде разработан программный модуль «Личный кабинет гражданина» и выполнена интеграция портала органов власти Ставропольского края с системой межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае.
• В 2013 году организовано взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан», функционирующей в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.
• В качестве пилотного проекта запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия» с Думой Ставропольского края и администрациями Ставрополя, Невинномысска и Шпаковского района.

2014 г. – 2015 г.

• Реализация пилотного проекта по безбумажному документообороту между Министерством энергетики, промышленности и связи, ГКУ СК «Краевой центр информационных технологий» и Министерством экономического развития.
  

2016 г. - 2017 г.

• В целях организации оперативного доступа руководителей к документам внедрена подсистема «Портфель руководителя» на 32 планшетных компьютерах руководителей Ставропольского края.
• В целях обеспечения возможности передачи данных по обращениям в соответствии с положениями документа «Порядок импорта данных в раздел «Результаты Рассмотрения Обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ в закрытой сети. Руководство по внедрению. Версия документа 5.х» запущен модуль взаимодействия СЭД с разделом РРО ССТУ.
• В целях обеспечения возможности обмена документами с федеральными органами исполнительной власти выполнена интеграция СЭД с системой МЭДО (версия 2.7).

2017 г. – по настоящее время

• Приобретена лицензия СЭД «ДЕЛО» на неограниченное количество рабочих мест.
• По отдельным группам документов перешли на безбумажный документооборот.
• В органах исполнительной власти края организованы рабочие места системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» для организации работы с документами, вышедшими из оперативного управления.
• Расширение рабочих мест СЭД в органах местного самоуправления, запуск подсистемы «Портфель руководителя» на планшетных компьютерах глав администраций муниципальных образований.

Результаты проекта

В настоящее время в Аппарате Правительства и органах исполнительной власти Ставропольского края в СЭД «ДЕЛО» работает более 3 600 сотрудников. И более 2 000 сотрудников в органах местного самоуправления. Система установлена практически на 100% рабочих мест Аппарата Правительства, во всех структурных подразделениях органов исполнительной власти края. 

Около 100 руководителей края работают в СЭД с мобильных устройств.

Выполнена интеграция СЭД с автоматизированной системой «Обращения граждан», функционирующей в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, с системой МЭДО, с информационным ресурсом ССТУ.РФ.

Для работы с документами, вышедшими из оперативного управления, внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

Для обмена служебной корреспонденцией базы данных СЭД «ДЕЛО» развернуты во всех органах местного самоуправления края.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» позволило значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и оперативного прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. В органах исполнительной власти использование системы позволило автоматизировать и привести к единообразию организацию делопроизводства, наладить обмен документами между ними в электронном виде.

Перспективы проекта

Руководство министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края планирует активно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления края. А именно:

• внедрить СЭД на всех уровнях управления, включая руководителей и специалистов региональных ведомств, глав муниципальных образований края, специалистов муниципальных образований и сельских поселений;
• организовать систему электронного взаимодействия и обмена юридически значимыми электронными документами со всеми органами местного самоуправления и ведомствами края;
• используя уже созданное единое информационное пространство на базе СЭД, автоматизировать проектное управление в Ставропольском крае, обеспечив тем самым удобство коммуникаций между участниками проектной деятельности края.

Республика Алтай продолжает масштабировать электронный документооборот в органах власти и местного самоуправления. В этом регионе СЭД поэтапно внедряется с начала 2000-х, а платформой для автоматизации является система «ДЕЛО» компании ЭОС (Москва). Организации, внедрившие «ДЕЛО», регулярно приобретают дополнительные рабочие места и опции, расширяющие функционал СЭД. В сентябре текущего года дополнительные АРМ закупила Администрация г. Горно-Алтайска. Также было проведено обновление версии программного продукта. Поставщик ПО и исполнитель проекта - компания «КС-Консалтинг».

Органы власти и местного самоуправления Республики Алтай одними из первых в Западно-Сибирском регионе начали автоматизацию документооборота. Единая платформа позволила унифицировать документационные процессы не только в Правительстве и республиканских министерствах, но и на муниципальном уровне. Внедрение СЭД стартовало в 2001 году, а на уровень органов местного самоуправления электронный документооборот начал распространяться немного позже. Работы проводились в рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы «Электронный Алтай». 2003 год ознаменован первыми шагами по автоматизации делопроизводства и документооборота муниципальных образований Республики Алтай. Тогда же началось развертывание СЭД «ДЕЛО» в Администрации Горно-Алтайска.

Общие цели внедрения СЭД на муниципальном уровне были четко обозначены еще на старте проекта: унификация правил ведения делопроизводства и документооборота в администрациях муниципальных образований; автоматизация основных функций делопроизводства; усиление контроля за исполнением документов; повышение эффективности работы с обращениями граждан; создание предпосылок для организации электронного (безбумажного) документооборота между Правительством Республики и МО.

В Администрации г. Горно-Алтайска на первом этапе автоматизировали регистрацию входящих и исходящих документов, обращений граждан, контроль сроков исполнения, ведение номенклатуры дел и некоторые другие процессы. В систему получили доступ специалисты организационно-документационного отдела (подразделения, отвечающего за процессы делопроизводства) и приемной.

Чуть позже к «ДЕЛУ» подключились два отраслевых органа - Управление имущества, градостроительства и земельных отношений и Управление жилищно-коммунального и дорожного хозяйства города Горно-Алтайска. Были закуплены дополнительные опции, в том числе «Поточное сканирование», что позволило переводить документы в электронный вид и прикреплять их образы к регистрационным карточкам.

В СЭД фиксировались этапы визирования документов, но для рассылки на согласование проектов в электронном виде в подразделения было недостаточно рабочих мест. Именно поэтому в текущем году принято решение приобрести лицензии на подсистему «ДЕЛО-Web» - это позволит обеспечить доступ в систему начальникам отделов Администрации и снимет проблему доставки проектов для согласования. Масштабирование СЭД заказчик проводит собственными силами при консультационной поддержке специалистов «КС-Консалтинг».

Напомним, что в настоящее время все министерства и ведомства Республики Алтай работают в СЭД «ДЕЛО». Также пользователями системы являются: Государственное Собрание - Эл Курултай (Парламент) Республики Алтай. Среди органов местного самоуправления региона Администрация города Горно-Алтайска может считаться неофициальным лидером по уровню автоматизации документооборота и количеству пользователей СЭД «ДЕЛО».

Infowatch, российский разработчик решений для обеспечения информационной безопасности организаций, и «Электронные офисные системы» (ЭОС), разработчик систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом, сообщили об успешном завершении совместных испытаний новой версии системы электронного документооборота (СЭД) «Дело» на программно-аппаратном комплексе (ПАК) Infowatch Taigaphone для безопасной работы с корпоративной информацией на мобильных устройствах. Готовое к внедрению в организации любого масштаба и профиля решение отечественных разработчиков было представлено на выставке «Импортозамещение-2018» заместителю председателя комитета Государственной Думы РФ по экономической политике, промышленности, инновационному развитию и предпринимательству Денису Кравченко, а также представителям Минпромторга России и региональных ведомств.

Смартфон Infowatch Taigaphone – разработка компании Infowatch для защиты организаций от утечек информации через мобильные устройства и контроля процессов использования смартфонов в рабочей среде. Infowatch Taigaphone является частью решения для защиты организаций от внутренних угроз информационной безопасности (DLP-системы) Infowatch Traffic Monitor и включает в себя защищенный смартфон и доверенную прошивку на базе Android. Совместное использование смартфона Infowatch и СЭД «Дело», которая обеспечивает автоматизацию документооборота компании и контроля исполнения поручений и бизнес-процессов, сокращает вероятность ущерба от утечки чувствительных для организации данных и с помощью мобильных приложений позволяет работать с документами и задачами удаленно из любой точки.

«В последнее время внедряется все больше специализированного ПО, соответствующего деятельности организаций, и специфике конкретных профессий, которые позволяют превратить смартфон или планшет сотрудника в полноценный в рабочий инструмент, – отметил руководитель направления мобильных решений ГК Infowatch Григорий Васильев. – Именно поэтому компаниям стоит уделять особое внимание защите корпоративных мобильных устройств от утечек чувствительных для организации данных. Интеграция СЭД «Дело» с ПАК «Тайгафон» позволяет минимизировать эти риски, при этом обеспечивая непрерывность бизнес-процессов».

«Наше совместное решение, которое мы представили на выставке «Импортозамещение-2018», позволяет безопасно работать с документами и задачами с мобильных устройств, — отметил директор по управлению качеством компании ЭОС Алексей Мальков. — Сегодня вопросы защищенности и безопасности при работе с корпоративной информацией стоят особенно остро, и востребованность такого решения мы видели давно. Высокий интерес посетителей мероприятия также продемонстрировал то, что мы с партнерами идем в правильном направлении».

Напомним, впервые в качестве мобильной платформы для электронного документооборота госслужащих решение Infowatch Taigaphone было использовано в Республике Северная Осетия-Алания.

Подробнее: 
http://www.cnews.ru/news/line/2018-09-14_infowatch_i_eos_podtverdili_sovmestimost_taigaphone

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28427   

Республика Алтай – один из субъектов РФ, где планомерно и поэтапно в течение длительного времени в структурах управления региона развивается электронный документооборот на базе системы «ДЕЛО» компании ЭОС. Это решение внедряется в органах власти Республики с 2000 года, и в настоящее время все органы власти субъекта используют ее возможности по управлению документами. Исполнитель проекта и постоянный консультант – барнаульская компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в этом регионе.

В конце 2000 года Аппарат Правительства Республики Алтай принял решение о необходимости перехода с устаревшей системы учета документов собственной разработки на современное ПО автоматизации документооборота и делопроизводства. Главными критериями, обеспечившими выбор в пользу СЭД «ДЕЛО», стали:

• функциональная полнота системы;
• большое число внедрений в органах власти по всей России;
• наличие квалифицированного партнера ЭОС на Алтае и возможность получения оперативной технической поддержки.

Первые рабочие места были внедрены в Аппарате Правительства Республики и в секретариатах министерств финансов и экономики. После начала эксплуатации в Аппарате Правительства СЭД была тиражирована на основные министерства и ведомства Республики: к числу пользователей системы добавились Комитет по инвестиционной политике, республиканский Минздрав, Минимущество, Минсельхоз, Министерство лесного хозяйства, Министерство труда и социального развития, Комитет ветеринарии с Госветинспецией и т.д. Также в рамках реализации мероприятий республиканской целевой программы «Электронный Алтай» СЭД «ДЕЛО» было внедрено во всех 10 администрациях муниципальных сельских районов Республики и в муниципалитете г. Горно-Алтайск. 

Государственные структуры Республики Алтай и муниципальные органы регулярно проводили обновления версий СЭД, осваивали новые возможности продукта, расширяли сферу применения системы. Кроме базовой платформы «ДЕЛО», в Правительстве Республики используются дополнительные подсистемы и опции – «ДЕЛО-WEB» и «Поточное сканирование».

В 2017 году в Едином аппарате Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай внедрен модуль сопряжения с МЭДО, что открыло возможности перехода к юридически значимому электронному документообороту в рамках межведомственного электронного документооборота Российской Федерации.

В настоящее время средствами СЭД «ДЕЛО» в исполнительных органах власти Республики Алтай осуществляется регистрация всех стадий движения документов и хранение их электронных образов, также налажен эффективный контроль сроков исполнения документов и поручений. Например, в аппарате Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай ведется регистрация в системе «ДЕЛО» входящей и исходящей корреспонденции Правительства, учет постановлений, распоряжений, нормативно-правовых документов и обращений граждан. С помощью модуля отчетов формируется отчетность по документообороту и исполнительской дисциплине.

В отзыве, подписанном Заместителем Председателя Правительства Республики Алтай, руководителем Единого аппарата Главы Республики Алтай и Правительства Республики Алтай Анатолием Донским, отмечается, что функциональные возможности в соотношении с расходами на внедрение СЭД «ДЕЛО» делают ее удобным инструментом модернизации делопроизводства и документооборота (с полным текстом отзыва можно ознакомиться здесь).

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28202