хочу сюда!
 

Александра

42 года, лев, познакомится с парнем в возрасте 38-47 лет

Заметки с меткой «eosforsharepoint»

Корпоративный портал для SEVERIN DEVELOPMENT

Осенью текущего года компания Электронные Офисные Системы завершила внедрение корпоративного портала на базе платформы SharePoint для ООО «СЕВ. Р. ДЕВЕЛОПМЕНТ», в результате чего заказчик получил единую рабочую среду для всех сотрудников.

SEVERIN DEVELOPMENT присутствует на рынке более 13 лет и на сегодняшний день входит в ТОП-3 компаний в сфере инжиниринговых услуг. Компания специализируется на таких услугах, как управление и контроль строительства, технический заказчик и финансово-технический аудит.

Создание интранет-ресурса – логичное продолжение реализованного ранее проекта по автоматизации внутренних бизнес-процессов в СЕВЕРИН. Так, в конце 2015 года компания перешла на новую систему управления информационными ресурсами предприятия (ECM-системы) на базе платформы SharePoint. Поставщиком программного обеспечения выступила компания ЭОС, интегратором – ее партнер – компания «Юниксофт». Итогом запуска ECM-решений стали автоматизация процессов согласования документов, создание электронного хранилища, обеспечение удобного доступа в систему для внешних пользователей и др.

В рамках же разработки корпоративного портала акцент был сделан на оптимизации внутренних коммуникаций. Главные цели ресурса заказчик видел в следующем:

·         создание «единого окна», объединяющего все информационные системы;

·         улучшение коммуникаций между подразделениями;

·         быстрое информирование о новостях и событиях;

·         сокращение временных затрат на сбор и предоставление различных данных;

·         автоматизация рутинных процессов, связанных с движением информации;

·         обеспечение обратной связи (опросы, идеи);

·         ускорение адаптации новых сотрудников и их социализации;

·         обеспечение структурированного хранения нормативно-справочной информации и документации с удобным интерфейсом для доступа к ней;

·         и пр.

Выбор в пользу технологической платформы SharePoint для веб-портала определили несколько факторов. Кроме требований по среде развертывания, надежности, отказоустойчивости, наличию готового функционала и разумным срокам внедрения, заказчику необходим был индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании. Модуль «Корпоративный портал на базе EOS for SharePoint» подошел по всем параметрам.

Создание и внедрение интранет-решения заняли около 4-х месяцев. Учитывая объем проделанной работы, срок можно считать более чем разумным: за этот период был создан простой и интуитивно понятный интерфейс, адаптирован под потребности заказчика функционал и осуществлена интеграция с СЭД и другими IT-системами. Веб-портал включил такие тематические блоки, как информация о компании, поэтажный план офисов, справочник сотрудников (с фильтрами), путеводитель по компании (сайты подразделений), проекты (портфолио компании), «доска почета», идеи, опросы сотрудников, пресс-центр (ленты новостей, событий, галерея), заявки в СЭД, раздел для нового сотрудника и др.

Как отметил в своем докладе руководитель отдела информационных технологий SEVERIN DEVELOPMENT Павел Васильев, выступивший 20 октября 2017 года в Москве на ежегодной конференции «Осенний документооборот – 2017», созданный портал совмещает в себе функции медиапространства для сотрудников и централизованного хранилища структурированной информации.

Аплана.ЦР и ЭОС подписали партнерское соглашение

Ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства на базе платформы Microsoft SharePoint компания «Электронные офисные системы» и разработчик заказных корпоративных решений компания «Аплана. Центр разработки» (ГК АйТи) заключили соглашение о сотрудничестве по продвижению на российском рынке решения EOS for SharePoint. Данный программный продукт создан на базе платформы Microsoft SharePoint и включает в себя функционал для автоматизации задач электронного документооборота и создания корпоративных порталов. 

 

Компания «Аплана. Центр разработки» реализует комплексные проекты по заказной разработке, построению и модернизации корпоративных информационных систем, разработке и внедрению бизнес-приложений, созданию интеграционных и аналитических систем. В Аплана.ЦР выделен Центр портальных решений Microsoft, который специализируется на создании корпоративных порталов, системах управления знаниями и заказных решениях на платформе Microsoft SharePoint. С начала своего создания Центр выполнил более двадцати портальных проектов для таких заказчиков, как ПАО «Транснефть», Schneider Electric, ВТБ24, Фольксваген Групп, РоссельхозБанк и других. Компания уже имеет опыт реализации проектов в области ЕСМ на платформах IBM и Alfresco в партнерстве с компанией «Логика бизнеса» (ГК АйТи) 

 

ЭОС специализируется на создании и внедрении систем класса СЭД/ECM на базе платформы Microsoft SharePoint, решающих задачи управления корпоративными документами, архивами и бизнес-процессами, а также считается признанным отраслевым экспертом в вопросах нормативно-методического обеспечения электронного документооборота. Продуктовая линейка компании включает собственные решения для всех категорий потребителей – государственного сектора, крупного, среднего и малого бизнеса. За 23 года работы на российском рынке ЭОС совместно с партнерами реализовали более 7000 проектов в России и в ближнем зарубежье.


Руководитель Центра портальных решений Microsoft компании «Аплана. Центр разработки» Евгений Фомин отметил: «Компания ЭОС является одним из лидеров российского рынка систем электронного документооборота на базе платформы Microsoft SharePoint. Это было одной из причин выбора для наших портальных проектов продукта EOS for SharePoint наряду с ее гибкостью и развитостью функционала. Включение в портфель компании данного продукта позволит предлагать нашим заказчикам современный функционал классического документооборота на самой популярной портальной платформе». 

 

Директор по маркетингу Елена Иванова компании ЭОС: «В лице компании «Аплана. Центр Разработки» мы приобрели партнера с большим опытом разработки и внедрения корпоративных решений на платформе Microsoft SharePoint. Продукт EOS for SharePoint ориентирован преимущественно на крупный и средний бизнес, и для нас очень значимо, что именно на таких проектах специализируется наш новый партнер. Мы уверены, что совместная работа ЭОС и компании «Аплана. Центр Разработки» по продвижению EOS for SharePoint позволит в полной мере учитывать актуальные и даже перспективные потребности заказчиков в автоматизации бизнес-процессов управления электронными документами». 

Вклад ЭОС в трансформацию петербургского бизнеса

Петербург, несмотря на статус второй столицы, не отстает от Москвы по уровню развития бизнеса, и финансовые результаты местных компаний внушают оптимизм. По оценкам разных аналитиков, прирост бизнеса в Северной столице по итогам первого полугодия 2017 года составляет от 40% до 50% по сравнению с аналогичным периодом 2016 года. Однако цифровизация в регионе идет далеко не так активно, что в скором времени может сказаться на конкурентоспособности петербургских компаний. Одна из причин – низкое проникновение таких базовых для цифровизации бизнеса систем, как СЭД и ECM. Изменить к лучшему ситуацию надеются компания ЭОС и ее петербургский партнер «Офис-Док», которые в ноябре в Северной столице проведут специализированную бизнес-конференцию.


«Мы видим в Петербурге большой потенциал для внедрения СЭД и ECM-систем. Многие компании давно являются нашими клиентами и успешно используют решения ЭОС. В то же время есть значительное число предприятий, которые пока не внедрили СЭД. Бизнес в регионе активно развивается и сейчас все больше интересуется подобными системами, осознавая, что именно электронный документооборот является тем базисом для цифровой трансформации, без которого в текущей ситуации уже нельзя обходиться, - говорит директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова. – То, что в данном регионе у нас есть такой сильный партнер, как компания «Офис-Док», позволяет нам с оптимизмом смотреть на перспективы расширения присутствия наших решений в Санкт-Петербурге».

Специально для петербургского бизнеса 15 ноября 2017 года будет проведена конференция «Преимущества и выгоды внедрения электронного документооборота в деятельности компании».

«Проникновение СЭД в госорганах Петербурга уже достаточно значимо, поэтому мы и делаем ставку именно на бизнес, - объясняют в компании «Офис-Док». – Однако конкуренция в нашем регионе очень велика – а спрос на порядке меньше, чем в Москве. Здесь расположены разработчики некоторых конкурирующих систем, крупные интеграторы, которые тоже предлагают свои решения по документообороту, а также партнеры наших конкурентов. И хотя позиции решений ЭОС в России весьма сильны, такая высококонкурентная ситуация требует от нас серьезной работы с каждой компанией, заинтересованной во внедрении СЭД или ECM. Мы надеемся, что наша конференция позволит петербургскому бизнесу больше узнать о решениях ЭОС – нам есть, что рассказать и тем, кто еще только думает о внедрении СЭД, и тем, кто уже использует решения ЭОС».

Программа конференции составлялась «Офис-Док» и ЭОС с учетом опыта общения с действующими и потенциальными клиентами, возникающих у них вопросов и потребностей. В результате в программу включены вопросы, касающиеся работы с электронными оригиналами документов, применения электронной подписи и оперативного хранения электронных оригиналов. Об этом будет рассказывать один из самых известных в России специалистов в данной области, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член ARMA International, к.и.н. Наталья Храмцовская. Она расскажет о том, с какими технологическими и юридическими сложностями пока приходится сталкиваться при хранении и обработке электронных оригиналов.

Заместитель генерального директора компании «ЭОС» Евгений Червяков представит последние тренды, определяющие развитие СЭД и ECM-систем, а также расскажет, как эти тренды влияют на функциональность EOS for SharePoint и каковы планы по развитию данного решения. Также Евгений Червяков расскажет, какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью инструментов, предлагаемых EOS for SharePoint, каких результатов может добиться бизнес за счет внедрения системы.

Ряд компаний, которые уже используют решения ЭОС, расскажут о собственном опыте внедрения, особенностях проектов и их результатах. Среди них – Санкт-Петербургский государственный университет, АО «Ленгазспецстрой».

Выступления экспертов «Офис-Док» будут посвящены вопросам управления договорами в электронном виде и совещаниями, встраиваемости СЭД в существующую IT-структуру организации.

«Наши позиции в Петербурге сильны за счет экспертизы и компетенции – мы 16 лет работаем на этом рынке, специализируемся на автоматизации документооборота, не распыляясь на автоматизацию других задач, - резюмируют в «Офис-Док». – И мы рассчитываем, что проведение конференции в Петербурге позволит нам показать свои сильные стороны».

СЭД для пивоваров

Московская Пивоваренная Компания – один из самых динамично развивающихся отечественных производителей. Наличие не только производства, но и собственного дистрибьюторского и логистического центров приводит к большому объему внутреннего документооборота. О том, как он был автоматизирован и каких результатов при этом удалось добиться, рассказывают в Московской Пивоваренной Компании.  

-  Как был организован документооборот до старта проекта и что не устраивало? 

До внедрения СЭД, документооборот в нашей компании был организован без использования каких-либо технологических средств – все делалось на бумаге. К примеру, для утверждения документа сотруднику необходимо было обойти всех, кто участвовал в процессе согласования, чтобы получить их резолюцию – все это сотрудник делал, теряя время на звонки для уточнения статуса документа, а затем на возможные повторные согласования при необходимости корректировать текст, а порой и на поиск потерявшегося документа, проверяя всю цепочку согласующих. Были у нас случаи, когда к согласующему выстраивались очереди, что, разумеется, влияло на рабочий процесс. Нас это не устраивало, и мы приняли решение об автоматизации документооборота.

- Какие задачи должна была решить СЭД, и какие требования к системе предъявлялись?

Нам необходимо было добиться многого. Прежде всего, мы хотели, чтобы процесс согласования и утверждения документов компании проходил в автоматическом режиме, чтобы в результате снизились временные и денежные издержки на согласование. Также нам было необходимо централизованное корпоративное электронное хранилище документов Кроме того, мы понимали, что СЭД должна обеспечить возможность совместной работы над документами, контроль и мониторинг исполнения документов и поручений. Так что мы очень вдумчиво выбирали решение. В результате выбор был сделан в пользу EOS for SharePoint.

- Как проходил проект?   

Полноценное внедрение системы EOS for SharePoint началось еще весной 2015 года. С помощью компании-интегратора «Юниксофт» (это партнер разработчика EOS for SharePoint компании ЭОС) были сформированы первые группы документов, созданы картотеки для них и маршруты согласования.  Переход на СЭД происходил поэтапно. В мае 2016 года наша компания перешла с версии 4.0 на 4.2. В 2017 году был запущен процесс использования функционала по поручениям. Также активно осваиваются другие возможности системы EOS for SharePoint, например, зоны общения и обмена информацией, воплощенные в виде тематических сайтов, различного рода библиотек и баз данных. Также был приобретен пакет ПО для работы на мобильных устройствах (iEOS).

- Каковы результаты проекта?

К текущему времени настроено и используется 27 групп документов, создано более 120 маршрутов согласования, подключена к СЭД значительная часть сотрудников компании. Мы смогли решить те задачи, которые ставили в начале проекта. Мы удовлетворены результатами. Система EOS for SharePoint отличается гибкостью и возможностью удовлетворения большинства запросов наших сотрудников разного уровня, хотя и не лишена некоторых недостатков. Но важно, что большинство из них можно устранить с помощью дополнительных опций, не входящих в «коробочный» функционал.

- Каковы планы по развитию проекта. Связаны ли они с планами по развитию компании?

Сейчас мы видим, что не весь потенциал СЭД нами исчерпан, поэтому будем расширять набор используемых функций. Так, в дальнейшем мы планируем полностью перенести работу по поручениям из области Outlook в СЭД, осваивать функционал СЭД на мобильных устройствах, базирующихся на платформе Android. Кроме того, мы намерены продолжать переносить различные типы документов внутреннего документооборота в СЭД. 

РАО на пути к современной системе документооборота

ФГБУ «Российская академия образования» – одна из четырех отечественных государственных академий наук. Правопреемница Академии педагогических наук СССР, она обладает богатой историей, традициями, обширным документальным и научным архивным фондом. Время не стоит на месте, и новые условия диктуют необходимость модернизировать организационные аспекты жизни Академии. Один из них – потребность в современной системе документооборота.

После избрания Л.А. Вербицкой президентом Российской академии образования, ею была поставлена задача постепенного перехода на электронные носители (замена бумажных регистрационных журналов электронными, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива документов и т.д.), разработка локальных нормативных актов в области делопроизводства и документооборота с учетом нововведений и внедрение системы электронного документооборота.

Использование устаревшей формы организации документооборота вело к неоправданной трате времени на обработку, рассылку и поиск документов. Увеличивающийся объем документопотоков, работа с бумажными документами, длительное время от момента поступления документа в Академию до рассмотрения руководителем, – все это приводило в медленному обмену информацией между работниками, инертной обратной связи «руководитель-подчиненный». 

Для продуктивной ежедневной работы необходимо не только в кратчайшие сроки направлять на рассмотрение руководителю документ, но и оперативно доставлять принятое по нему решение исполнителю, независимо от того, где в настоящий момент находится руководитель или исполнитель. Вот часть основных аспектов в работе с документами, которые не устраивали РАО и которые требовали коренных перемен.

Для помощи в подготовке технического задания был приглашен независимый эксперт. Основными критериями отбора решений, которые были отражены в разработанном техническом задании, были следующие:

- специфика российского документооборота и делопроизводства (вертикальная организация документооборота, соответствие российским ГОСТам и др.);

- возможности совместной работы;

- функции оперативного контроля исполнения документов и поручений;

- одновременное использование электронных и бумажных документов;

- хорошая масштабируемость, модульность СЭД и возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;

- возможность работы с удаленными пользователями и группами пользователей и т.д.  

На начальном этапе были отобраны около 10 систем электронного документооборота, которые по многим параметрам подходили под предъявляемые Академией требования. В конечном итоге осталось 3 наиболее подходящих решения: Docsvision; EOS for SharePoint; 1С: Документооборот. Следует отметить, что рассматривалось только российское программное обеспечение.  

Разработчикам указанных выше решений были направлены техническое задание и приглашение на проведение презентаций.

По результатам презентаций специально сформированной рабочей группой было принято решение в пользу продукта компании Электронные офисные системы (ЭОС) – EOS for SharePoint.

Продукт ЭОС наиболее полно удовлетворял запросам РАО и, что немаловажно для государственного учреждения, компания предлагала гибкую ценовую политику по реализации своего решения.

В перспективе все работники РАО будут охвачены данной системой, однако о точных сроках полного перехода на электронный документооборот говорить рано. Основная цель в данный момент – плавный переход от бумажного документооборота на электронный, проводимый поэтапно:

I этап – запуск коробочного варианта решения с охватом 1-2 направлений деятельности РАО и минимально необходимого для этого количества пользователей;

II этап – увеличение количества настроенных технологических процессов, необходимых для полноценной работы в СЭД, направлений деятельности Академии и числа пользователей.

Российской академией образования были проведены электронные торги по определению компании-подрядчика, которая будет совместно с IT-специалистами РАО заниматься внедрением. Победителем торгов стала компания ООО «Юниксофт». В техническом задании были определены степени участия подрядчика и IT-специалистов РАО в проекте внедрения. В настоящее время заканчивается начальный этап внедрения, и в ближайшее время СЭД будет запущена в тестовом режиме.

Обучение пользователей входит в программу РАО по внедрению СЭД. Однако на первых этапах в тестовом режиме целесообразнее дать работникам возможность при минимальном участии консультантов самостоятельно «понажимать кнопочки», ознакомиться с системой, привыкнуть к интерфейсу, изучить инструкции. Лишь после начала второго этапа, мы планируем привлечь специалистов для обучения пользователей. Работники к этому времени будут иметь представление, о чем идет речь на занятиях, и лучше усваивать знания и умения.

Используя в управленческой деятельности систему электронного документооборота Академия планирует ускорить документооборот, поднять на более высокий уровень контроль исполнения документов и поручений, оптимизировать взаимодействие между работниками, структурными подразделениями.

 

Модуль «Корпоративный портал» в EOS for SharePoint

Сейчас большинству заказчиков уже недостаточно стандартных возможностей СЭД, им необходимы комплексные и функциональные решения. Все чаще специалисты ЭОС сталкиваются с потребностью в реализации функций корпоративного портала. В силу этого один из флагманских продуктов ЭОС, EOS for SharePoint, в начале 2017 года получил новый модуль – «Корпоративный портал». Наряду с модулями «Документооборот», «Файловый архив» и «Управление совещаниями» портальное решение ЭОС может работать и как самостоятельное, и в качестве интегрированной системы. О создании «Корпоративного портала», его особенностях и перспективах рассказывает заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков.

 

 - Евгений, расскажите, пожалуйста, что именно подтолкнуло ЭОС к разработке нового продукта?

 

 - Первое, что хочется отметить, – это стремление вывести оптимальный коробочный продукт для решения простых каждодневных задач внутри компании. Работая с компаниями над системами документооборота, мы нередко слышим пожелания по организации корпоративных порталов (в данном случае мы будем применять этот термин к информационному пространству, объединяющему знания, опыт, коммуникации между подразделениями компании, руководителями и сотрудниками). СЭД, по определению, таким пространством не является. В качестве такого пространства может выступать сама платформа MS SharePoint, основообразующая для линейки EOS for SharePoint, но в ней недостаточно технических средств, она дает лишь базовый функционал. Платформу необходимо дорабатывать для каждого конкретного заказчика, достраивая в ней необходимые отечественному потребителю блоки (например, «Сотрудники», «Компании», «Банки идей», «Ленты новостей», «Графики мероприятий», «Заявки», «Проекты компании» и так далее). То есть требования отечественных заказчиков в части корпоративных порталов существенно шире, чем может обеспечить MS SharePoint. Мы регулярно настраиваем эту платформу для различных клиентов и знаем, чего именно в ней не хватает.

 

Второе – стремление представить рынку современное портальное решение с оптимальным дизайном и юзабилити. Корпоративный портал должен быть красиво оформлен, интуитивно понятен, иметь богатый и простой в использовании инструментарий. Платформа MS SharePoint предлагает базовые возможности (и в части дизайна, и в части функционала), поэтому ее можно и нужно дорабатывать – что мы и сделали силами нашей проектной команды.

 

В итоге мы решили выпустить коробочный продукт, в котором можно было бы с легкостью, в соответствии с современными тенденциями, настраивать различные модули, работать с контентом, визуализировать в простом и понятном виде информацию. Наша идея – предложить решение с набором тем оформления, готовыми шаблонами, настроить которое ИТ-специалист заказчика сможет самостоятельно.

 

Немаловажно заметить, что мы расширили возможности платформы, добавив много нового на базовом уровне. При этом сохранили возможность использовать стандартный функционал MS SharePoint и комбинировать его с нашим «Корпоративным порталом». В результате функции платформы и нашего решения работают как единое целое.

 - Почему именно сейчас идея такого решения получила воплощение? Повысился спрос?

 

 - С точки зрения спроса – потребность в корпоративных порталах со стороны рынка была всегда, она устойчивая и, конечно, мы руководствовались и этим фактом в том числе. К настоящему моменту у нас накоплен большой опыт, который позволяет нам выпускать решения на платформе MS SharePoint. Сыграло свою роль и то, что в начале 2017 года перед ЭОС открылась возможность не просто разработать «коробку», а сделать это совместно с одним из наших давних клиентов из коммерческого сектора. На наш взгляд, это максимально эффективно: у нас есть реальная площадка, мы внедряем и настраиваем продукт для реального заказчика, с учетом его потребностей, уже «на старте» существования нового продукта приобретая ценный практический опыт его использования.

 

 - Перечислите, пожалуйста, основные функции «Корпоративного портала».

 

- В линейке EOS for SharePoint «Корпоративный портал» будет «отвечать» за развертывание единого рабочего пространства, поддержание эффективных коммуникаций, обсуждение идей, быстрый и удобный поиск контента, в том числе новостей и объявлений, проведение опросов и поддержку обратной связи. Как и в любой соцсети, здесь есть возможность ставить отметки «нравится» и «не нравится». На «Корпоративном портале» можно будет посмотреть профиль каждого сотрудника и сайты всех подразделений, схему структуры компании и даже – поэтажный план здания, в котором компания работает! На «Корпоративном портале» будет реализован ряд сервисов, например, «Заявки офис-менеджера», «Заявки ИТ», «Заявки отдела кадров» и «Заявки в бухгалтерию».

 

 - Каким компаниям, прежде всего, будет интересен «Корпоративный портал»?

 

 - Любым, так как, по сути своей, данный продукт призван решать внутренние проблемы, в той или иной степени присущие любой организации: информирование сотрудников, коммуникации, сервисы, общение, совместная работа и многое другое. Модуль может использоваться как единое решение с другими модулями EOS for SharePoint и как отдельная система. С точки зрения маркетинга - в любом случае мы рассказываем потенциальным клиентам обо всех модулях, и в первую очередь, про портал, так как он сильно востребован. А если будет интерес к более детальному изучению возможностей портала, мы всегда сможем приехать и показать вживую, а также дать демо-версию.

 

Внедрять и поддерживать «EOS for SharePoint. Корпоративный портал» у заказчиков смогут и наши партнеры, но, конечно, им для этого нужно пройти обучение.

 

 - Каким образом будут осуществляться продажи «Корпоративного портала»?

 

 - Стоит отметить, что большинство портальных решений лицензируются пакетами по причине того, что порталом могут пользоваться практически все сотрудники организации. На данный момент механизм находится в проработке. Предварительно можно сказать, что планируется градация по числу мест: например, до 50, до 1 тыс., свыше 1 тыс., и свыше 2 тыс. Сама стоимость лицензии будет ниже по сравнению со стоимостью документооборота. Другие модули EOS for SharePoint, кстати, имеют пользовательские лицензии. Если заказчик будет приобретать EOS for SharePoint как единое решение, то его стоимость сложится из суммы стоимости модулей.

Акцент в четвертом поколении EOS for SharePoint

Источник: http://www.mskit.ru/interview/i191501/

 

Компания ЭОС, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ, активно модернизирует линейку программных продуктов. Недавно вышла обновленная версия СЭД «Дело», а сейчас компания представила и новую версию системы EOS for SharePoint – 4.2, предназначенной для управления различными бизнес-процессами организации и в том числе - документооборотом. О том, что изменилось в новой версии, какова стратегия развития данного решения и чего ждать в будущем, рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС и главный разработчик EOS for SharePoint.

 

- Евгений, какова на данный момент стратегия развития EOS for SharePoint? Есть ли какие-то отличия от стратегии развития остальных решений?

- Все решения, которые разрабатывает компания ЭОС, развиваются очень динамично и в одном ключе: мы стремимся делать системы более функциональными и удобными для пользователей. Но, конечно же, отличия в отдельных решениях есть. Выпуская четвертое поколение EOS for SharePoint мы сделали акцент не только на функциональность, но и на дизайн и интерфейс – сейчас мы продолжаем развивать это направление. 

EOS for SharePoint представляет собой систему, состоящую из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов. Мы работаем над развитием каждого из модулей и рассматриваем возможности расширения их списка. Сейчас обсуждаются планы по выпуску других модулей – в частности, корпоративного портала. 

Кроме того, наша ECM-система должна учитывать развитие платформы, на которой она работает, поэтому в планах – разработка системы под новую версию платформы SharePoint 2016.

- Какие нововведения в представленной версии EOS for SharePoint 4.2 стали самыми значимыми и почему?

Как я уже говорил, в новой версии мы продолжили наш вектор движения в сторону повышения функциональности, развития интерфейса системы, улучшения юзабилити и удобства работы пользователей. Основные нововведения коснулись рабочих мест пользователей для ролей исполнителя, руководителя, контролера. Доработан интерфейс стандартных рабочих мест, добавлены специальные дашборды – например, блок доступа к формированию отчетов. Дополнительно мы реализовали функции просмотренных и не просмотренных задач, мы расшили стандартный перечень отчетов.

Мы поработали над внешним видом карточек документов, проектов и задач. Теперь путем простой настройки отображения вкладок в карточках документов, проектов и задач можно скрывать ненужные закладки и команды. Это не только удобно, но и позволяет адаптировать карточки под особенности бизнес-процессов конкретного предприятия, убирать все лишнее и представлять информацию именно в том виде, который будет более удобен или целесообразен.

- Выпуская на рынок предыдущую версию, Вы рассказывали, что в следующих релизах появится визуализация движения документов и проектов. Реализован ли этот функционал?

- Да. В числе нововведений версии 4.2 – возможности визуального отображения движения документа и прохождения бизнес-процессов. Теперь все это можно просмотреть в системе – в том числе, с фотографиями сотрудников, которые отвечают за этот процесс. Фото отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса.

 Ранее Вы анонсировали планы по расширению аналитических возможностей решения. Удалось ли реализовать их уже в версии 4.2?  

- Отмечу поддержку возможности сбора аналитики сроков исполнения с учетом их нарушения. Срок, который потребовался для исполнения задачи, и количество дней просрочки рассчитываются в системе автоматически.

Кроме того, в рамках улучшения инструментов совместной работы EOS for SharePoint теперь поддерживает статус черновика для проектов документов. Пользователи получили возможность оставить карточку проекта документа в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы или отправки по маршруту. Такому проекту присваивается статус «На редактировании». Отправить документ по маршруту можно в любой момент позже. 

Конечно, мы не забыли и про производительность системы: она увеличена.

- Будет ли новая версия доступна только новым клиентам или возможно будет обновить используемое решение уже существующим?

- В данном аспекте никаких изменений нет. Согласно стратегии ЭОС клиенты, которые пользуются нашей технической поддержкой, получают возможность бесплатного апгрейда. А приобрести решения можно, как и в случае с другими нашими продуктами, через широкую сеть наших партнеров, которые есть во всех регионах России и в странах СНГ.

- Как решение будет развиваться в дальнейшем?  

- У нас большое количество наработок, которые мы не всегда можем включить в одну версию. Поэтому и планы у нас есть уже на несколько версий вперед. Сейчас EOS for SharePoint – гораздо больше, чем просто ECM-система. Если раньше клиентам было достаточно автоматизации документооборота и управления контентом, то сейчас необходимы системы, способные управлять практически всеми бизнес-процессами организации, среди которых и документооборот. В данном случае мы прорабатываем как развитие всех наших существующих модулей, так и выпуск новых, на перспективу, например, проектное управление, корпоративный портал, модуль внешнего документооборота и т.д. Мы стремимся к тому, чтобы EOS for SharePoint не просто соответствовал всем вызовам рынка, а значительно опережал их. При этом наша платформа будет использовать все возможности новой версией платформы SharePoint 2016.

Что касается отдельных нововведений, над которыми мы работаем, то среди ведущих направлений развития EOS for SharePoint – улучшение интерфейса системы. Мы планируем предоставить возможность настраивать одностраничное отображение карточек («onepage») документов, проектов и задач. Также работаем над изменениями дизайна ленты и карточек, увеличиваем гибкость настройки отображения полей – в две или три колонки.

В дальнейшем мы намерены предложить пользователям графический конструктор бизнес-процессов и новые возможности настройки при работе с бизнес-процессами, шаблоны элементов, карточек документов проектов и задач, в том числе – шаблоны при переназначении. Мы будем работать над поддержкой реестров документов и проектов, множественных операций, а кроме того – повышать производительность системы.

И это далеко не все, над чем мы работаем. IT-рынок развивается, потребности клиентов растут – и мы стараемся им не просто соответствовать, а именно предугадывать на несколько шагов вперед.

Новая версия EOS for SharePoint 4.2

Напомним, что EOS for SharePoint представляет собой систему, состоящую из нескольких модулей: документооборот, совещания, хранилище файлов.

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.2 затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов карточек, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое.

Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити. В целом все эти доработки повышают уровень комфорта пользователей и позволяют использовать систему с максимальной эффективностью.

Интерфейс рабочего места: настраиваем и убираем лишнее

EOS for SharePoint 4.2 получила дополнительные возможности индивидуальной настройки интерфейса. Например, теперь настраиваемым является отображение вкладок в карточках документов, проектов и задач. Можно изменять перечень вкладок на карточке, а также заголовок каждой вкладки. Это позволяет адаптировать карточки под специфику бизнес-процессов и представлять информацию в том виде, который будет более удобен или привычен для пользователя. Позволив настраивать вкладки, управляющие элементы и убирать неактуальные для данной роли информационные блоки, создатели системы тем самым дали возможность пользователям сосредоточиться только на необходимых операциях и процессах, обеспечив все условия для удобной и продуктивной работы.

Изменился также общий дизайн карточек документов и проектов. В частности, панель инструментов (риббон) в верхней части карточки документа сокращена – оставлены только актуальные для данного типа карточки документа функциональные иконки.

В новой версии EOS for SharePoint доработан интерфейс некоторых стандартных рабочих мест (РМ). Напомним, что в системе уже «в коробке» существует несколько преднастроенных рабочих мест в соответствии с ролями пользователей в системе – руководителя, регистратора, пользователя, контролера и универсальное.

В EOS for SharePoint 4.2 на РМ регистратора и контролера добавлены специальные дашборды (управляющие панели), которые содержат блоки, облегчающие доступ к основным операциям и информации в системе. В частности, на дашборды этих рабочих мест вынесен блок доступа к формированию отчетов.

Интересным дополнением в интерфейсе системы является поддержка фотографий сотрудников. В EOS for SharePoint 4.2 фотографии пользователей дополнительно отображаются в «дереве» поручения и маршруте рабочего процесса совместной работы. В результате сотрудник, участвующий в коллективной работе в ECM-системе, воспринимает своих коллег не только как совокупность фамилии и должности, но и визуально. По мнению экспертов, фотографии «очеловечивают» систему и привносят в деловые процессы элементы социализации.

Работа пользователя в EOS for SharePoint 4.2: новые инструменты и максимум удобств

Разработчики обновленной версии EOS for SharePoint создали несколько инструментов, которые облегчают ежедневную работу пользователя. В частности, на рабочем месте изменился режим просмотра задач. Новые задачи теперь выделяются жирным шрифтом, чтобы пользователь сразу же обратил на них внимание.

Также на рабочем месте появилась возможность просмотра вложений (аналогично существующей в карточке документа): теперь приложенные к документу или проекту файлы можно просматривать в полноэкранном режиме, открывая их прямо из списка. Нет необходимости открывать для этого карточку – файл для просмотра, можно выбрать из диалогового окна, которое отображается при клике курсором на «скрепку» – значок, показывающий наличие прикрепленных к карточке файлов.

Появилось новое диалоговое окно создания файлов – теперь в системе можно создавать папки с шаблонами и выбирать шаблоны имен файлов. Также поддерживается автоматическое переименование файла по шаблону.

В EOS for SharePoint 4.2 добавлены элементы, повышающие информативность карточек. Так, в карточке документов появился новый журнал – «Журнал движения». В нем отображаются все задачи по документу и по поручениям в хронологическом порядке, что позволяет легко проследить всю «историю вопроса». Кроме этого, добавлена настраиваемая вкладка «Сведения о документе (проекте)», содержащая общую информацию – регистрационные данные, краткое содержание и т.д.

Появились новые статусы, касающиеся отправки документа – «Не отправлен», «Возврат». Ссылки на связанные документы в карточке отображаются иерархически, при этом вид группировки пользователь может выбирать.

В процесс работы с поручениями добавлен новый статус – «Отказ от исполнения» задачи по поручению с возможностью настройки (определяются условия, при которых пользователь может отказаться исполнять задачу). Также контролер получил право отменять поручения.

В обновленной версии появилась дополнительная функция, важная для делопроизводителей и контролеров – автоматическое вычисление срока, который потребовался для исполнения задачи, и количества дней просрочки. Теперь, просматривая задачи, можно видеть не только их статус, но и более подробные сведения об исполнении.

В релиз EOS for SharePoint 4.2 уже в «в коробке» включено 15 шаблонов отчетов. Многие из этих шаблонов пригодятся не только делопроизводителям и контролерам, но и менеджерам в качестве инструментов для анализа эффективности работы подразделений и отдельных сотрудников.

Все отчеты из EOS for SharePoint могут выгружаться в Excel, где их можно отобразить в графическом виде. Представление отчетных форм в таком формате подает аналитическую информацию, содержащуюся в отчете, более детально и наглядно, что облегчает ее восприятие.

В версии 4.2 появились новые объекты и операции, по которым протоколируются действия пользователей. В частности, важным дополнением, актуальным для делопроизводителей и контролеров, является расширенное журналирование изменений карточки документа. По просьбе пользователей добавлена возможность формирования печатной формы этих изменений.

Рабочий процесс совместной работы: прозрачность и визуализация

Дополнения в новой версии EOS for SharePoint появились и в блоке рабочего процесса совместной работы. Основные идеи этих доработок – повышение прозрачности и использование элементов, позволяющих представить маршрут процесса более наглядно.

В частности, появилась возможность оставить карточку проекта документа после создания в стадии редактирования без запуска процесса совместной работы (отправки по маршруту). В системе такой проект документа имеет статус «На редактировании».

Таким образом, автор имеет возможность выбирать – отправить по маршруту проект документа сразу после создания или оставить в стадии редактирования. Отправить проект документа по маршруту (то есть запустить рабочий процесс совместной работы) автор может позднее, после внесения необходимых правок.

Дополнительной функцией рабочего процесса совместной работы является добавление возможности просмотра всего маршрута. При этом можно увидеть условия выполнения каждого этапа, участников процесса и ход исполнения на любой стадии.

Изменения в новой версии EOS for SharePoint также затронули дизайн формы запуска рабочего процесса, систему оповещений, отчетные формы (расширен список отчетов по ролям пользователей), механизм верификации некоторых полей и др. В ближайшее время система будет дополнена модулем поддержки СЭВ (Сервер электронного взаимодействия).

А что дальше?

В планах не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей- корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.

Мы активно развиваем данное направление, и будем радовать наших клиентов новыми релизами как СЭД, так и других модулей системы EOS for SharePoint.

Получить бесплатно

Вы можете подробнее ознакомиться с обновленной системой и попробовать ее в работе. Заполните специальную форму на нашем сайте, и вы получите виртуальную машину с демо-версий EOS for SharePoint 4.2.

EOS for SharePoint в ТФОМС Свердловской области

Во второй половине 2013 года в ТФОМС стартовал проект внедрения EOS for SharePoint, его реализовала петербургская компания «Офис-Док», золотой партнер компании ЭОС. На сегодня в ТФОМС Свердловской области используется 270 лицензий EOS for SharePoint. С начала внедрения в хранилище системы поступил 63791 документ, только за первые 6 месяцев ее эксплуатации было сэкономлено 300 пачек бумаги. В планах заказчика — автоматизация поточного сканирования входящих документов, запуск мобильного приложения, развитие функционала электронной подписи и контекстного поиска.

Летом 2013 года специалистами компании «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнера ЭОС, было проведено обследование бизнес-процессов ТФОМС СО, составлено техническое задание на создание системы, определены этапы внедрения, сроки реализации проекта, разработана схема основных рабочих процессов документооборота. Было решено не уходить с программных продуктов компании ЭОС, флагмана отрасли, и внедрять систему EOS for SharePoint.

В январе 2014 года специалисты компании «Офис-Док» приступили к работам по внедрению. Работа одновременно шла как непосредственно в офисах заказчика, так и через удалённое подключение к серверам ТФОМС СО. Была развернута серверная часть, настроены и заполнены справочники системы, настроены рабочие процессы и рабочие места пользователей, обучены системные технологи и системные администраторы.

С апреля по июнь 2014 года система работала в режиме опытно-промышленной эксплуатации. В ТФОМС СО уже своими силами провели обучение остальных пользователей, предварительно сформировав группы по уровню компетентности и характеру работ — регистраторы, специалисты по автоматизации (ИT-специалисты) филиалов, директора филиалов и т.д. Большинство пользователей обучались в отделах — чтобы сразу применять знания в привычной среде. Повторное обучение было проведено примерно через полгода, особое внимание уделялось разбору ошибок. Для сотрудников территориально удаленных филиалов были проведены выездные обучения и вебинары.

В промышленную эксплуатацию система была запущена с июля 2014 года. Самыми тяжелыми оказались, по словам Натальи Ярошевской, первые месяцы — регистраторам дирекции пришлось 3 месяца работать параллельно в двух системах, старой и новой, чтобы не потерять ни один документ в переходный период.

На сегодня из 288 сотрудников ТФОМС СО в системе не работают только водители. Примечательно, что очень быстро в работу включились территориально удаленные филиалы — у них давно назрела необходимость автоматизации документооборота, а уровень пользователей на местах в организации достаточно высок.

В планах ТФОМС СО — приобретение опций «Поточное сканирование», «Сканирование» (из карточки документа), мобильного приложения «АРМ Руководителя». Так же планируется развитие функционала электронной подписи (создание контура ТФОМС+СМО+МО), контекстного поиска, организация согласования через портал до 99,9 % документов, создание дополнительных отчетных форм и аналитики. Рассматривается возможность перехода на SharePoint Server 2013.

Подробности проекта  http://spbit.ru/projects/p126882/

EOS for SharePoint в Контрольно-Счетной Палате Москвы

Применяемая в КСП Москвы информационная система (на базе продукта IBM Lotus Notes) не в полной мере отвечала требованиям по организации контроля исполнения поручений (задач) и общему быстродействию, в связи с чем было принято решение о разработке комплексной среды автоматизации деятельности КСП Москвы. С сентября 2014 года в Палате используется Информационно-аналитическая система ИАС КСП-М, одной из составных частей которой является подсистема электронного документооборота (ПСЭД). В качестве основы для развертывания ПСЭД было выбрано «коробочное» решение EOS for SharePoint от компании ЭОС.

В ходе первого этапа миграции унаследованных данных в ПСЭД было перенесено более 90,0 тысяч документов.  

Главный акцент внедрения был поставлен на переработку (настройку) пользовательского интерфейса рабочих мест пользователей СЭД. Одновременно были решены вопросы унификации состава представляемой информации на рабочих столах пользователей и обеспечена функциональная независимость специфических функций (задач) Службы документационного обеспечения Палаты. Для выполнения этой задачи была разработана классификационная модель документов Палаты с разбиением на группы и типы, а также был проработан реквизитный состав каждого типа документов.

При настройке рабочих мест пользователей в полной мере использовались возможности функциональной кастомизации продукта EOS for SharePoint без применения программирования.

Особое внимание было уделено поисковым механизмам – быстрому поиску по реквизитам карточек и полнотекстовому поиску по содержимому прикрепленных файлов документов. В качестве механизмов поиска были задействованы как базовые возможности платформы Microsoft SharePoint, так и специализированные возможности продукта EOS for SharePoint.

Ключевой задачей внедрения ПСЭД стала глубокая переработка системы организационного обеспечения, в ходе исполнения которой удалось сформировать детально проработанные правила ведения делопроизводства и документооборота, определить основные приемы работы с ПСЭД и правила интеграции учетных объектов ПСЭД и ИАС КСП-М.

В целях реализации трехуровневой ролевой модели была разработана матрица доступа работников КСП Москвы к объектам ПСЭД, что позволило до фактического запуска системы в эксплуатацию проработать вопросы информационной безопасности в части разграничения доступа к документам. В ходе опытной эксплуатации ПСЭД удалось в значительной мере формализовать вопросы организации контроля исполнительской дисциплины. В ходе проекта внедрения ПСЭД была обеспечена прозрачная двусторонняя синхронизация сведений о документах, поручениях, заданиях ПСЭД и справочников с подсистемой планирования и учета результатов контрольных и экспертно-аналитических мероприятий ИАС КСП-М. Данная задача в значительной мере была решена благодаря особенностям открытой архитектуры EOS for SharePoint, наличию API платформы SharePoint и возможности получения данных непосредственно из БД EOS for SharePoint.

В подготовительный период с привлечением сотрудников компании ЭОС было проведено обучение 76 работников категорий руководители и специалисты, что составило более 45 % от списочного состава Палаты. Подробности проекта читайте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=142097.

Страницы:
1
2
предыдущая
следующая