хочу сюда!
 

Ольга

34 года, телец, познакомится с парнем в возрасте 25-45 лет

Заметки с меткой «edoclib»

Система eDocLib и ОС семейства «Альт» совместимы

Российские компании ЭОС и «Базальт СПО» успешно завершили тестирование на совместимость системы управления корпоративным контентом (ECM) eDocLib (разработка ЭОС) и операционные системы «Альт 8 СП» и «Альт Рабочая станция 8» (разработки «Базальт СПО»).  

По результатам тестирования компании подписали сертификат, подтверждающий корректность совместной работы продуктов.

ECM-платформа eDocLib позволяет собрать корпоративную информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ. Применяется для создания архивов первичной бухгалтерской документации, финансовых документов, специализированных баз знаний, совместной работы с файлами и организации документооборота. Система eDocLib включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 29.04.2016 №183.

Операционные системы семейства «Альт» – функциональные, защищенные российские операционные системы для рабочих станций и серверов, сертифицированные ФСТЭК России. Представляют собой решения уровня предприятия, позволяющие осуществить миграцию на импортозамещающее программное ПО и аппаратные средства.

«Обеспечение технологической независимости от зарубежных ИТ-компаний через импортозамещение становится все актуальнее для наших заказчиков. Возможность работы системы eDocLib и ОС «Альт» в единой «высокотехнологичной цепочке», состоящей исключительно из российских программных продуктов, расширяет вариативность при переводе бизнес-процессов на отечественный софт», – комментирует Алексей Мальков, директор по управлению качеством компании ЭОС.

 

«Информация – жизненно важный ресурс для любой организации. Обеспечивая совместимость операционных систем «Альт» с программным продуктом eDocLib, мы предоставляем заказчикам возможность строить единое информационное пространстве организации на отечественных технологиях. Применение данного программного стека открывает широкие возможности для перевода его аппаратной части на вычислительную технику с российскими процессорами. Таким образом, мы помогаем заказчикам эволюционным путем идти к максимальной технологической независимости», - подчеркивает Алексей Смирнов, генеральный директор компании «Базальт СПО».

 

 

 

Информация о компаниях

 

«Базальт СПО» – разработчик отечественной программной платформы «Альт», включающей линейку операционных систем для серверов и рабочих станций с набором прикладного ПО для полноценной работы. ОС Альт позволяет создавать ИТ-инфраструктуры любого масштаба, она включена в Единый реестр российского ПО. Разработки «Базальт СПО» опираются на собственный независимый репозиторий свободных программ «Сизиф» (Sisyphus), один из крупнейших в мире. Специалисты компании интегрированы в ключевые международные проекты разработки свободных программ. Операционные системы «Альт» внедрены и поддерживаются партнерами компании на коммерческих предприятиях и в госсекторе на сотнях тысяч компьютеров по всей России. С ними совместимо значительное число прикладных программ из Единого реестра. «Базальт СПО» входит в НП РУССОФТ, АРПП «Отечественный софт», Ассоциацию документальной электросвязи. Подробнее: https://www.basealt.ru

 

ЭОС – ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ. Решения ЭОС внесены в Реестр отечественного ПО. У компании более 7 000 клиентов, 1 000 000 установленных рабочих мест, более 260 партнеров в России и СНГ. 
В 2014 году компания вошла в «Экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти при Минкомсвязи России. Основными задачами Совета являются обеспечение согласованных решений и действий Минкомсвязи России, выработка рекомендаций и обеспечение регулярного взаимодействия министерства с отраслью. Подробнее:
https://www.eos.ru 

Сэд «дело» в фгбоу во лгпу

ФГБОУ ВО «Липецкий государственный педагогический университет имени П.П. Семенова-Тян-Шанского» является одним из ведущих вузов региона. С 2009 года в учебном процессе университета используется программное обеспечение, разработанное компанией ЭОС («ДЕЛО», «Кадры», «Архивное ДЕЛО», «eDocLib»). Продукты предоставлены в рамках программы ЭОС для учебных заведений «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!». По специальному прейскуранту и без предоплаты, со всей сопроводительной документацией, ЭОС предоставляет партнерам программы до 20 лицензий системы «ДЕЛО», АРХИВНОЕ ДЕЛО»EOS for SharePoint и eDocLib. Условиями программы уже воспользовались более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

В текущем году руководством университета было принято решение о повышении эффективности управленческих процессов путём автоматизации делопроизводства. Перед компанией ИС-Сервис (региональный партнер ЭОС) стояла задача – внедрить в университете систему электронного документооборота, которая позволит:

  • создать единое информационное пространство для регистрации, обработки, анализа и хранения документов;
  • сократить сроки рассмотрения документов;
  • повысить качество решения вопросов и ответственность за их исполнение;
  • усилить контроль исполнения различных видов поручений на всех уровнях управления;
  • оптимизировать потоки документной информации в бумажном и электронном виде между структурными подразделениями;
  • создать предпосылки для организации электронного документооборота университета с федеральными, региональными и муниципальными органами власти.

Оптимальной системой для решения поставленных задач была признана СЭД «ДЕЛО». Программное обеспечение приобретено на условиях «Академической лицензии» (50% скидка на продукты ЭОС для собственных управленческих нужд учебных заведений).

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в университете завершено 1 ноября 2018 г. В рамках проекта компанией ИС-Сервис к системе электронного документооборота вуза подключено и обучено 60 пользователей (ректорат, институты и основные структурные подразделения, в том числе территориально удаленные), установлена опция «Сканирование» и подсистема «Управление процессами». В дальнейших планах развития СЭД – увеличение числа пользователей и переход на безбумажный документооборот.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28935 

ECM-система Актив Бизнес на заводе «Гарант»

Среди решений, реализованных на базе платформы eDocLib компании ЭОС, одной из самых востребованных конфигураций является ECM-система eDocLib: Актив Бизнес. Ее разработал партнер ЭОС – ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг» (г. Барнаул), адаптировав прежде всего под потребности сегмента среднего и малого бизнеса. Данная конфигурация объединяет функционал документооборота, инструменты для работы с задачами и поручениями, средства для договорной работы, а также CRM (взаимодействие с клиентами и поставщиками).

Клиенты, использующие eDocLib: Актив Бизнес, относятся к самым разным сферам экономики – это компании из сферы обслуживания ЖКХ, торговые сети, промышленные предприятия и др. Один из таких клиентов - Барнаульский завод котельного оборудования «Гарант». Он специализируется на проектировании и изготовлении котельного и котельно-вспомогательного оборудования, а также оказывает услуги по его установке, монтажу и пусконаладке. ООО Группа компаний «Гарант» осуществляет поставки оборудования по всей территории России, в Казахстан, Украину, Беларусь. Решение eDocLib: Актив Бизнес предприятие использует с января 2016 года.

В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. В отзыве (https://www.eos.ru/eos_about/eos_clients/references.php?ID=158947) об итогах почти двухлетнего использования eDocLib: Актив Бизнес и общих результатах проекта заказчик отметил бюджетную стоимость внедрения ПО, а также указал задачи, которые были решены:

·                    налажен учет входящих исходящих и внутренних документов с отказом от хождения их бумажных носителей и копий;

·                    создана удобная система выдачи и контроля поручений, в том числе и по документам;

·                    обеспечено ведение договорной деятельности полного цикла;

·                    создано электронное хранилище данных компании, облегчен доступ сотрудников к этим данным;

·                    создан удобный механизм организации совместной работы, включая согласование и визирование документов, а также планирование работ по договорам.

Говоря о причинах внедрения автоматизированной информационной системы, заказчик подчеркнул, что темпы деятельности компании и масштабы обрабатываемой информации требуют использования инструментов эффективного взаимодействия персонала. «Необходимость автоматизации работы с документами и автоматизация бизнес-процессов является естественной потребностью повышения эффективности деятельности ООО Группы компаний «Гарант»,» - говорится в отзыве. «По истечении двух лет промышленной эксплуатации автоматизированная система ECM eDocLib: Актив Бизнес дала возможность достигнуть ожидаемого эффекта,» - таков, по мнению клиента, общий итог проекта.

Обновленная система eDocLib 2.6.2 от ЭОС

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию системы eDocLib – 2.6.2. Этот продукт реализован на Web-технологиях, относится к классу ECM и одновременно является платформой для создания произвольных конфигураций под специфические задачи. 
ЭОС развивает эту систему уже более 10 лет, изменяя ее в соответствии с актуальными трендами рынка и потребностями клиентов. Сегодня eDocLib «из коробки» поддерживает наиболее востребованные бизнес-процессы – создание электронных хранилищ (архивов) текстов, графических файлов, мультимедиаконтента, коллективную работу над проектами, документооборот, обеспечение доступа к базам, в том числе для внешних пользователей 
Наши клиенты создают в eDocLib архивы договоров, финансовой, проектной, разреши-тельной документации, нормативных правовых актов и др. На платформе eDocLib разработано множество специализированных конфигураций, самая востребованная из которых – eDocLib: «Хранение и оцифровка». Для автоматического извлечения метаданных (наименования, даты, суммы и т.д.), их переноса в карточки и рубрицирования могут использоваться интеллектуальные технологии от ABBYY, что позволяет серьезно ускорить обработку документов на этапе их ввода в eDocLib.
Экспоненциальный рост информационных массивов и расширение сферы применения электронных документов за пределы корпоративного контура диктуют повышенные требования к ECM-системам. Дополнения в eDocLib 2.6.2 полностью отвечают потребностям наших клиентов в решении новых задач на новом технологическом уровне. В их числе: обновление  интерфейса и расширенные возможности его кастомизации; новые инструменты для ускорения создания и обработки объектов; дополнительные возможности экспорта-импорта и интеграции; обновленная политика администрирования пользовательских прав и многое другое.

Удобство и скорость: еще больше инструментов для оптимизации действий пользователя
В версии 2.6.2 появились новые инструменты, ускоряющие и упрощающие работу с файлами. Теперь прямо из карточки объекта возможен предпросмотр файлов всех популярных форматов, в том числе приложений MS Office. Можно просматривать форматы GIF, PNG, JPG, WMV, PDF, TIF, TIFF, DOC, DOCX, DOCM, RTF, XLS, XLSX, XLSM, PPT, PPTX, PPTM. Не-сколько файлов PDF можно объединять прямо в интерфейсе системы, без запуска стороннего приложения. 
Стало проще создавать новые объекты. Теперь можно настроить автоматическое формирование новой версии карточки, если изменяются ее определенные атрибуты. Для быстрого со-здания однотипных объектов в режиме просмотра введена команда «Создать документ той же группы».
Возможности поиска в версии 2.6.2 расширены за счет использования новых поисковых операторов. Введен поиск по наличию или отсутствию значений в реквизитах, также теперь можно искать по всем имеющимся версиям документа. 
В версии 2.6.2 появилось много дополнительных возможностей для индивидуализации интерфейса и его настройки в соответствии со  спецификой бизнес-процессов. Сотрудники могут настраивать порядок следования элементов панели управления методом «drag&drop», регулировать под себя режим окна предпросмотра, а система «запоминает» эти настройки для конкретного пользователя. Также реализовано копирование поисковых запросов и фильтров, использующихся в личных папках и рубриках. В экранные формы теперь можно добавлять кнопки, отвечающие за выполнение новой команды на сервере приложения или открытие диалогового окна.


Выход за границы: доступ для внешних пользователей и различные браузеры
Сегодня библиотеки, базы нормативных документов, архивные материалы, техническая документация и многое другое все чаще предлагается использовать как сервисы – через интернет, в платном или бесплатном варианте. Для этой сферы применения в eDocLib добавлена возможность создания пользователей с ограниченным временем доступа. Кроме этого, пользователями системы теперь могут быть не только должностные лица, но и граждане. 
В новую версию добавлена поддержка всех популярных браузеров OS Windows: MS Inter-net Explorer 11 для Windows 7, 8.1; MS Edge для Windows 10; Google Chrome для Windows 7, 8.1, 10.
В версии 2.6.2 есть и много других изменений – они затронули контур документооборота и работу с поручениями, операции экспорта-импорта, модуль администрирования, маршрутизацию и др. Отдельное внимание было уделено повышению скорости работы системы в различных режимах.
В целом по результатам тестирования eDocLib 2.6.2 продемонстрировала значительное улучшение эргономических показателей пользовательского интерфейса и сокращение времени на типовые операции. С полным списком дополнений можно ознакомиться на сайте.

«eDocLib: Актив Бизнес» - максимум выгод

Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг», региональный партнер ЭОС, работающий в Сибири и на Дальнем Востоке, запустила облачный сервис, который дает возможность воспользоваться приложением «eDocLib: Актив Бизнес» по модели SaaS. Сервис будет интересен заказчикам, не располагающим техническими возможностями для установки системы Актив Бизнес на своем оборудовании или просто желающим начать использование ECM-решения с минимальными временными и финансовыми затратами.

Приложение «eDocLib: Актив Бизнес» – собственная разработка компании «КС-Консалтинг» на базе ECM-платформы eDocLib. Это комплексное прикладное решение популярно в качестве инструмента автоматизации бизнес-процессов, особенно в сегменте СМБ.

Секрет успеха «eDocLib: Актив Бизнес» – его доступная стоимость при достаточно серьезном функционале. Эта система предназначена для решения сразу нескольких задач, в числе которых: электронный документооборот; управление заданиями и поручениями (Task Management); учет договоров и связанных с договорной работой документов (счета, накладные, счета-фактуры, акты), автоматизация исполнения договорных обязательств; управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).

 

Сервис Актив Бизнес по модели SaaS (напомним, что SaaS – модель использования программного обеспечения как Услуги или Сервиса) – это возможность существенно сэкономить не только на внедрении. Начать пользоваться всеми функциями «eDocLib: Актив Бизнес» заказчик сможет в минимальные сроки, а структура расходов на использование предельно прозрачна и включает только абонентскую плату.

Актив Бизнес по модели SaaS не требует наличия собственного сервера и установки системы на компьютерах пользователей – следовательно, не нужно тратить время и рабочие ресурсы на их обслуживание. Не понадобится покупать, устанавливать и сопровождать дорогое серверное ПО, не нужна даже локальная сеть компании – взаимодействие сотрудников будет осуществляться средствами облачного сервиса. Обновление системы вообще не потребует от клиентов каких-либо усилий: «Актив Бизнес» будет поддерживаться в актуальном состоянии силами специалистов «КС-Консалтинг», собственника ПО.

 

Для пользователей облачного сервиса предусмотрено несколько тарифных планов. Стартовый минимальный пакет включает 3 полнофункциональных рабочих места, 5 Гб дискового пространства для хранения данных заказчика, а также базовую техническую поддержку. До заключения договора «Актив Бизнес» можно попробовать совершенно бесплатно, воспользовавшись публичным демонстрационным сервером или индивидуальной ознакомительной версией с бесплатным пробным периодом.

Если вам нужна ECM-система, но вы не готовы вкладывать значительные средства в ее внедрение и поддержку, то Актив Бизнес по модели SaaS может стать идеальным вариантом. Выберете удобный для себя тарифный план и начинайте прямо сейчас пользоваться всеми преимуществами наличия в вашей компании системы поддержки бизнес-процессов и управления корпоративным контентом.

 

«Облачный сервис Актив Бизнес – это достаточно типовое решение. Главный плюс сервиса – в том, что он не требует внедрения. Сервис рассчитан прежде всего на небольшие компании, которые, например, технически и/или финансово не могут «потянуть» обычный eDocLib: Актив Бизнес. По интерфейсу он ничем не отличается от обычного Актива, да и по функционалу разница минимальна – комментирует генеральный директор ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг» Андрей Балабанов.

Конкурс Аналитического центра при Правительстве РФ

Награда была вручена 26 января, в рамках работы конференции «Информационно-аналитические инструменты в государственном управлении».

 

Конкурс «Лучшие информационно-аналитические инструменты -2016» проводил Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации с июля 2016 года по январь 2017 года. Всего членами жюри было отобрано 52 заявки, представленные в шести конкурсных номинациях, из которых три были технологическими и три – тематическими. 

Компания ЭОС представила на конкурс три своих решения - АИК «Надзор», СЭД «ДЕЛО» и платформу EDocLib. Все они приняли участие в номинации «Лучшие информационно-аналитические решения для контрольно-надзорной деятельности» и успешно дошли до финала. Все три продукта включены в информационный сборник «Участники конкурса «Лучшие информационно-аналитические инструменты – 2016», доступный на сайте конкурса http://itcontest.ac.gov.ru/an2016/about/docs/files/participants_sved.pdf . 

Кроме того, по итогам конкурсного отбора АИК «Надзор» получил специальный приз и диплом от АРПП «Отечественный софт». Награды были вручены 26 января 2017 года, в ходе торжественного объявления результатов конкурса, которое, в свою очередь, состоялось в рамках конференции «Информационно-аналитические инструменты в государственном управлении».



«Компания ЭОС выражает благодарность оргкомитету конкурса и жюри, а также АРПП «Отечественный Софт» и ее исполнительному директору Евгении Василенко за внимание и высокую оценку продуктов ЭОС», прокомментировала Иванова Елена, Директор по маркетингу ЭОС.

Новая версия «eDocLib: Актив Бизнес»

Компания «КС – Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и Дальневосточном регионе, выпустила новую версию приложения «eDocLib: Актив Бизнес». Версия 2.6.1 отличается повышенной производительностью, а также обновленным пользовательским интерфейсом. Приложение «eDocLib: Актив Бизнес» реализовано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib, собственной разработке ЭОС. Это комплексное программное решение зарекомендовало себя как сравнительно недорогой и при этом многофункциональный инструмент автоматизации бизнес-процессов, популярный в сегменте СМБ. Основные изменения, которые претерпела система, коснулись пользовательского интерфейса. Концепция нового дизайна платформы eDocLib и конфигурации «Актив Бизнес», отвечающая тенденциям современности, сосредоточена на понятиях простоты и удобства работы с документами. В ближайшем будущем ожидается выпуск обновленного модуля интеграции с MS Outlook. Подробнее http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=154506

Новая версия eDocLib 2.6

В среднем около 50% рабочего времени сотрудника тратиться на поиск информации – в файловых хранилищах, компьютерах сотрудников, разрозненных информационных системах.  Платформа eDocLib позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями.  

Зачастую, сотрудники стараются не использовать существующую систему документооборота. Платформа eDocLib позволяет не только реализовать методологически выверенный документооборот в соответствии с принятыми стандартами, но и легко и наглядно автоматизировать сложившиеся внутри организации «реальные» процессы взаимодействия – выполнение задач, согласование внутренних документов, подготовка служебных записок не нарушая работу в существующей СЭД.

Совместная подготовка файлов вызывает множество вопросов – «кто автор изменений?»,» какая версия окончательная?» , «какие изменения  тексте ожидаются и кем должны быть внесены?»  С помощью eDocLIb ответить на этот вопрос всегда предельно легко.

Почему eDocLib 2.6 позволят наглядно и удобно автоматизировать все перечисленные задачи?

Платформа eDocLIb представляет собой универсальное решения для хранения данных и документов любого вида.  

Решение разработано компанией «Электронные Офисные Системы»,  более двадцати лет специализирующейся на разработке решений для автоматизации документооборота и архивного дела.

Ключевая идея решения – простая и наглядная настройка всех элементов системы – элементов хранения, поисковых запросов, персональных настроек пользователя. Изменения осуществляется пользователями в режиме «визуального конструктора», без программирования.  В результате внешний вид и логика работы системы соответствует пожеланиям сотрудника и автоматизирует выполняемые им задачи.

 Интеграционные возможности платформы позволяют обмениваться данными  с произвольными информационными системами, обеспечивая, таким образом, централизацию информационных ресурсов организации. Детально проработаны вопросы безопасности и надежности хранения данных – разграничение прав доступа, ведение протоколов действий пользователей и пр.

Решение eDocLib активно используется для создания архивов первичной бухгалтерской документации, финансовых документов с возможностью быстрого перевода бумажных документов в электронной вид, автоматической обработки и наглядного поиска с различными вариантами выгрузки результатов в MS Excel и другие приложения.

В государственных учреждениях eDocLIb успешно применяется для автоматизации документооборота, а также для организации специализированных баз знаний (например, по нормативно-правовым актам).

Система позволяет также хранить и систематизировать графические, видео- и аудиофайлы, что позволяет создавать на базе eDocLib хранилища мультимедийной информации, обучающих материалов и т.п.

Пользователи имеют возможность организовать в eDocLib свое личное пространство: систему структурированных личных папок для хранения ссылок на контент-объекты; личные папки для систематизации объектов, исполняемых и новых задач, поступивших сообщений; индивидуальную систему оповещений и уведомлений.    

Новая версия eDocLib 2.6 включает в себя дополнительные возможности по организации управленческого документооборота. Обновлены элементы интерфейса, добавлены новые возможности по выгрузке данных в Word и Excel, увеличена производительность Поставляемая вместе с eDocLib утилита экспорта / импорта обеспечивает автоматическую регистрацию в системе файлов из указанной пользователем папки файловой системы. Также предусмотрен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата

Пример. Представление «дерева поручений» позволяет сразу же получить ответы на вопросы «что нужно сделать?» «кто ответственный», «кто соисполнитель», «какие приоритеты по срокам»

С более подробным описанием можно ознакомиться – http://www.eos.ru/eos_products/eos_eDocLib/  

На заводе «Гарант» внедрен eDocLib: Актив Бизнес

Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). В системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы: работа с договорами и управленческий документооборот. Решение eDocLib: Актив Бизнес позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень.

Главными задачами проекта стали:

1.      обеспечение инструментария для автоматизированной обработки и хранения информации, содержавшейся в файлохранилищах на сервере (документов, поручений, проектов документов, договоров и др.);

2.                  автоматизация документально ориентированных бизнес-процессов (работы с договорами, заявками и другими управленческими документами) на основе безбумажных технологий;

3.                  организация оперативного и достоверного контроля исполнительской дисциплины (с возможностью автоматизированной подготовки статистической и аналитической информации о движении и исполнении документов и поручений);

4.                  модернизация взаимодействия подразделений в процессах подготовки и исполнения транспортных, хозяйственных и прочих заявок.

Для внедрения была выбрана система eDocLib: Актив Бизнес, которая сочетает в себе все ключевые функции ECM-системы и имеет широкие возможности адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Данное прикладное решение разработано компанией «КС-Консалтинг» на базе платформы eDocLib (собственная разработка ЭОС). Заказчик приобрел комплект лицензий на eDocLib: Актив Бизнес, а также приложение ДокАгент, предназначенное для мониторинга событий в системе и оповещения пользователей.

Специалисты компании «КС-Консалтинг» всесторонне проанализировали бизнес-процессы организации, а затем согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. После конфигурирования и настройки системы группа внедрения приступила к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах и совместному тестированию настроенных процессов.

Центральным бизнес-процессом, который требовалось автоматизировать в первую очередь, стала работа с договорами: согласование проектов, учет подписанных, исполнение и контроль. Все инициативные действия этого процесса были реализованы путем оформления заявок: заявка на создание договора, заявка на выписку счета, заявка на оплату счета, заявка на отгрузку и т.д. В регистрационной карточке (РК) договора были настроены три вида поручений: на согласование, контроль договора и произвольные.

Например, поручение «контроль договора» создается автоматически, как только в договоре появляется информация о поступившей предоплате от клиента (аванс). По окончании всех работ по договору исполнитель фиксирует этот факт в отчете об исполнении поручения. Главный бухгалтер проверяет договор и все связанные с ним РК документов и поручений, отметки о наличии оригиналов документов и т.д., после чего снимает договор с контроля как исполненный, либо возвращает на доработку. Таким образом, РК договора является ключевым элементом бизнес-процесса, к которому привязаны все выполняемые операции: заявки в отдел материально-технического снабжения, заявки на производство оборудования и т.д.

Работа по другим группам управленческих документов была реализована в eDocLib: Актив Бизнес по стандартной схеме, уже имеющейся в программном продукте: регистрация – резолюция – исполнение – снятие с контроля. Автоматизированные бизнес-процессы позволили исключить необходимость хождения бумажных экземпляров, а также отказаться от использования разрозненных каналов для передачи информации и электронных образов документов.

Все работы по проекту, включая предварительное обследование, настройку системы, обучение сотрудников и тестирование настроенных бизнес-процессов, были выполнены в течение декабря 2015 – января 2016 года. Быстрое развертывание системы стало возможным благодаря высокому уровню ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг».

Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило достичь следующих результатов: обеспечена возможность ввода, обработки, хранения и удобного поиска документов в системе;  устранены разрозненные журналы регистрации документов, а также участки вынужденного движения и обработки бумажных копий документов; налажена система коллективного взаимодействия при исполнении задач и поручений по договорам и другим документам;  реализована возможность безбумажного согласования проектов договоров и других документов; реализована система безбумажного движения и исполнения различных заявок при взаимодействии подразделений, где требуется учет и контроль этих процессов;  обеспечена логическая и функциональная увязка автоматизированных процессов для обеспечения оперативного и прозрачного контроля.

Внедрение системы eDocLib: Актив Бизнес позволило заказчику существенно повысить эффективность и уровень комфорта в процессе коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода. В обозримой перспективе заказчик рассматривает возможность масштабирования системы – как в плане увеличения количества рабочих мест, так и использования нового функционала.

Подробнее о проекте на сайте ЭОС http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=145877

eDocLib: Актив Бизнес в в Курганской области

В ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курганской области» начато внедрение eDocLib: Актив Бизнес – системы по управлению корпоративным контентом и взаимодействием персонала в процессе работы с документами. Целями внедрения на первом этапе являются автоматизация исполнения плана-графика лабораторных исследований, работы с договорами и сопутствующими документами, а также формирование единой базы документов, сопровождающих основную деятельность учреждения. Поставку программного обеспечения осуществляет компания «КС-Консалтинг», а внедрение ECM-системы проводится силами ООО «БизнесТехнологии» (г. Курган).

На первом этапе проекта требовалось объединить все подразделения, участвующие в этих бизнес-процессах (в том числе лаборатории) в едином контуре документооборота. Заказчику нужна была система, имеющая простой и интуитивно понятный пользователям интерфейс, которую можно было внедрить в короткий срок. Также требовалось интегрировать систему с уже имеющимися в учреждении специализированными программными продуктами.

Предложенная исполнителем проекта система eDocLib: Актив Бизнес удовлетворяла данным требованиям

В рамках данного этапа проекта была автоматизирована работа со следующими документами:

1) Договор (на выполнение работ по проведению лабораторных исследований). С помощью eDocLib: Актив Бизнес будет формироваться общая база договоров, которые легко можно будет найти по реквизитам.

2) Смета (содержит название работ, количество и их стоимость). Общая смета, составляемая в учреждении, включает работы, которые должны выполнить различные лаборатории. В дальнейшем смета дробится на несколько «поручений», и каждое поручение с помощью специализированной программы отправляется на исполнение в определенную лабораторию. Этот документ будет выгружаться в eDocLib из специализированной программы.

3) Протокол. Каждая лаборатория составляет протокол, в который заносятся результаты проверки. Протоколы через специализированную программу направляются в договорной отдел, который средствами этой программы формирует сводный протокол проверки, подписывает у главного врача и передает заказчику как итог выполнения работ. Этот документ будет также выгружаться в eDocLib из специальной программы.

4) Счет (выставляется заказчику на основании сметы, фиксирует факт оплаты с указанием даты и номера платежного поручения).

5) План-график лабораторных исследований устанавливает определенный срок для каждой лаборатории, в течение которого она с назначенной периодичностью должна проводить соответствующие проверки. Настройки eDocLib выполнены таким образом, что договорной отдел фиксирует для конкретной лаборатории график, который может корректироваться. По факту проведения проверки лаборатория добавляет отчет. Также о проведении очередной проверки средствами системы eDocLib: Актив Бизнес лаборатории получают напоминания.

Заказчиком приобретен базовый комплект системы eDocLib: Актив Бизнес (10 полнофункциональных рабочих мест), 5 рабочих мест дополнительно, а также 3 лицензии на приложение-информер «ДокАгент». Данное приложение предназначено для оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.).

В настоящее время завершаются работы по настройке системы. Результатом первого этапа проекта должно стать создание единого документационного портала, который будет аккумулировать все документы, сопровождающие деятельность ФБУЗ по проведению лабораторных исследований, с доступом к нему сотрудников договорного отдела и лабораторий. На следующем этапе планируется автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией и увеличить количество пользователей, имеющих доступ к eDocLib: Актив Бизнес.

Страницы:
1
2
предыдущая
следующая