хочу сюда!
 

Аля

29 лет, весы, познакомится с парнем в возрасте 30-45 лет

Заметки с меткой «сэд»

Боты, чаты и BI. В Калининграде создают МФЦ нового поколения

Ставка правительства страны на цифровизацию себя оправдывает: взаимодействие граждан с государством упрощается и ускоряется. И все же уровень проникновения инноваций в разных регионах отличается – и порой весьма существенно. Среди пионеров – МФЦ Калининградской области, где весьма продуктивно используют передовые программные решения. О том, чего удалось за счет этого добиться, рассказывает Виолетта Лёвина, директор Уполномоченного МФЦ Калининградской области. Основные вопросы, на которые ответила Виолетта:

- Каковы были предпосылки для запуска проекта по внедрению АИС МФЦ ДЕЛО? 

- Опыт использования СЭД «ДЕЛО» был позитивным?

- Когда завершилось внедрение АИС МФЦ ДЕЛО? Удалось добиться желаемых улучшений?

- Расскажите о том, почему было принято решение разрабатывать чат-боты и каков их функционал? Есть ли уже результаты использования чат-ботов?

- Есть ли другие возможности на базе АИС МФЦ ДЕЛО, например, реализованные за счет дополнительных модулей?

- Каковы результаты проекта и планы по дальнейшему развитию системы?

Читайте интервью с Левиной Виолеттой на сайте ЭОС https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29867 .

Успешный опыт создания единой региональной СЭД

Специалисты министерства информационных технологий и связи Ростовской области, региона, где реализуется один из крупнейших проектов на базе разработанных ЭОС решений, 27 марта провели онлайн-совещание с коллегами из Республики Саха (Якутия). Предметом обсуждения стал опыт создания и использования в донском регионе единой СЭД.

Со стороны Якутии в совещании участвовали представители администрации главы, правительства и министерства инноваций, цифрового развития и инфокоммуникационных технологий. Обсуждали широкий круг вопросов, касающихся построения и развития системы электронного документооборота: процесс внедрения (эта тема вызвала наибольший интерес), организацию работы с нормативно-правовыми документами, контроль правовых актов и поручений губернатора и правительства Ростовской области, работу с обращениями граждан, организацию защиты информации. По итогам совещания принято решение продолжить межрегиональное сотрудничество в этой сфере.

Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране внедрила централизованную систему электронного документооборота, охватывающую все органы власти и муниципальные образования. На сегодняшний день в организациях и учреждениях области насчитывается более 16 тысяч пользователей СЭД «ДЕЛО». Система охватывает все муниципальные и региональные органы власти (в области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

С 2014 года в регионе действует распоряжение губернатора о полном переходе на электронный документооборот: все письма, которые подписываются на бумаге, представляют собой копии электронных документов. К системе обеспечен мобильный доступ, которым пользуется высший руководящий состав: Губернатор, его заместители, все члены Правительства и главы муниципальных образований, а также ряд их заместителей.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин в своем интервью в декабре 2018 года подвел текущие итоги проекта: «Нашей стратегической целью было 100%-е проникновение электронного документооборота в исполнительных областных органах власти, в 70% организаций муниципальных образований районного уровня, и в 50% аналогичных структур уровня поселений. Сегодня эти показатели полностью достигнуты».

Для Ростовской области демонстрация собственных достижений коллегам стала уже привычным делом. Ростовчане регулярно рассказывают о своих успехах на ежегодных конференциях ЭОС «Осенний документооборот», а также проводят на своей территории семинары и масштабные тематические конференции с участием представителей со всей России. Можно с уверенностью говорить, что регион, создав на базе СЭД «ДЕЛО» одну из крупнейших по количеству организаций-участников и пользователей единую систему электронного документооборота, стал примером для других субъектов РФ.   Подробнее https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29863

 

СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе «Манжерок»- 2 этап внедрения

В январе 2019 года завершился второй этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» - популярном туристическом комплексе Республики Алтай, одном из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.

О первом этапе внедрения СЭД мы писали ранее. На данном шаге были выполнены работы по обследованию документооборота, базовой настройке СЭД, подключению пользователей и запуску стандартного функционала. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы. 

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай является уникальным по ряду причин. Сфера деятельности компании весьма нетипична, и вытекающее отсюда многообразие потребностей заказчика значительно превзошло наиболее часто используемый функционал СЭД. Однако, система «ДЕЛО» обладает возможностью реализации практически любых бизнес-процессов коллективного документационного взаимодействия, благодаря дополнительной опции «Управление процессами»

Второй этап проекта предполагал внедрение уникальных процессов согласования договорной и закупочной деятельности. Специалистами КС-Консалтинг были выполнены работы по написанию дополнительных процессов для системы «ДЕЛО», автоматизирующих процесс закупки и работы с шаблонными договорами в информационной системе. Разработанные процессы обеспечивают дополнительные маршруты движения документов, не предусмотренные стандартными средствами СЭД - данные наработки позволяют упростить процедуру подготовки и согласования закупок, а также сделать прозрачным движение и обработку фигурирующих в процессе документов. 

Сама процедура закупок с использованием дополнительных процессов в СЭД выглядит следующим образом:

1. Инициатор закупки создает регистрационную карточку (РК) служебной записки на закупку, заполняя все необходимые поля.

2. Запускается дополнительный плагин, который копирует информацию из карточки в файл MS Word и автоматически прикрепляет его к РК.

3. Далее РК служебной записки поступает на согласование соответствующим начальникам отделов и генеральному директору. 

4. После того, как служебные записки одобрены начальством, они рассматривается на совещании комиссии по закупкам. После проведения совещания, начальник отдела закупок оформляет протокол в СЭД, в связке с РК служебных записок на закупку. Если требуется публикация протокола заседания комиссии, на данном этапе можно запустить специальный процесс, который будет напоминать о необходимости публикации протокола на сайте госзакупок.

5. Далее запускается дополнительный процесс, который выполняет рассылку протокола инициаторам закупок, всем членам комиссии и юридическому отделу. Это необходимо также и для прозрачности процедуры, чтобы инициатор мог видеть все этапы работы над его закупкой.

6. Получив протокол, специалисты юридического отдела подготавливают проект договора в СЭД и отправляют его на согласование (визирование) между участниками обсуждения закупки.

7. Когда все необходимые визы в СЭД проставлены, запускается дополнительный процесс, который «привязывает» к РК договора определенного специалиста отдела закупок, для последующего прикрепления сопутствующей документации по закупке участникам процесса.

8. Если участники процесса согласовали проект договора и сопутствующую документацию, после регистрации договора запускается процесс автоматического заполнения дополнительных реквизитов с указанием срока публикации этих документов на сайте госзакупок. Далее, в течении этого срока, процесс осуществляет отправку напоминаний на почту сотрудника ответственного за публикацию, до тех пор, пока он не опубликует документы.

Также, в качестве сопутствующего ходу процедуры закупок, был разработан дополнительный процесс для работы с шаблонными договорами. Часть договоров организации составляются по шаблону, и не подлежат редактированию. Информация, которая может быть изменена в договоре (например, контрагент) будет заполняться исключительно из справочников СЭД. Дополнительный процесс позволит в автоматическом режиме «подтягивать» в шаблон договора информацию из полей карточки контрагента.

На втором этапе была выполнена установка дополнительных процессов в СЭД, запуск в эксплуатацию процессов согласования договорной и закупочной документации (около 10 видов договоров, служебные записки, дополнительные соглашения, протоколы совещаний и т.д.). В ближайшем будущем планируется разработка индивидуальных печатных форм для выгрузки документов. По завершению установки и настройки дополнительных процессов было проведено обучение пользователей. 

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29649 

СЭД «ДЕЛО» в АО «Хакасвзрывпром»

В декабре прошлого года компания «Корпоративные системы – Консалтинг» (партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири) завершила начальный этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в АО «Хакасвзрывпром» (предприятие работает на территории Республики Хакасия). Заказчик использует стандартный функционал системы для управления документами, возможности СЭД по работе с почтовыми отправлениями, а также опцию для оцифровки бумажных экземпляров.

АО «Хакасвзрывпром» – предприятие со своими традициями, занимающее значимое место не только в добывающей отрасли, но и в экономике региона в целом. Компания специализируется на буровзрывных работах при подготовке участков к разработке и добыче полезных ископаемых. Также организация имеет лицензию на производство взрывчатых материалов промышленного назначения.

Структуру документопотоков АО «Хакасвзрывпром» можно назвать классической для предприятий данного типа: основной массив составляют организационно-распорядительные документы, деловая переписка и договорной документооборот. Работа с документами ведется централизованно – все учетно-регистрационные операции сконцентрированы у делопроизводителя.

До внедрения СЭД в АО «Хакасвзрывпром» существовала только журнальная форма регистрации. Все исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались в бумажных журналах. На корреспонденцию, требующую резолюции, руководитель вручную выносил поручения, после чего оригиналы передавались исполнителям с отметкой в журнале. Для формирования почтовых реестров и распечатки конвертов в организации использовали отдельную специальную утилиту.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» стало для предприятия первым опытом использования профессиональных решений для управления документами. На старте проекта заказчика интересовали только учетно-регистрационные возможности СЭД и автоматизация работы с конвертами, но в ходе внедрения было принято решение расширить функциональность с помощью дополнительной опции «Сканирование» для оцифровки бумажных экземпляров.

В рамках проекта специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота, установку программного обеспечения и настройку СЭД (создание БД, справочников, регистрация пользователей и т.д.). На завершающем этапе в удаленном режиме (средствами программы Team Viewer) прошло обучение работе в СЭД «ДЕЛО».

В целом в рамках проекта были решены следующие задачи:

  • Автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета (регистрационной карточке) электронного образа документа. 
  • Упорядочение договорного документооборота: отслеживание поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д.
  • Автоматизация работы с почтовыми отправлениями (распечатка конвертов из СЭД «ДЕЛО» и др.)
  • Минимизация времени на поиск документов.

С начала 2019 года в АО «Хакасвзрывпром» СЭД «ДЕЛО» работает в штатном режиме. Постепенно наполняется база электронных документов (регистрируемые экземпляры сканируются), активно используется поисковый модуль, идет освоение и другой функциональности системы. В дальнейшем заказчик рассматривает возможность решения с помощью СЭД «ДЕЛО» дополнительных задач и увеличения числа автоматизируемых документных процессов.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29362 

Растет число пользователей СЭД «ДЕЛО» в Ростовской области

В Ростовской области продолжается развитие межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского решения компании ЭОС. В системе зарегистрированы уже 15477 сотрудников из более 2,5 тысяч организаций.

С начала 2019 года министерство информационных технологий и связи Ростовской области подключило к системе «ДЕЛО» более 170 подведомственных организаций министерства общего и профессионального образования Ростовской области. Теперь передача и согласование документов между учреждениями образования и другими участниками СЭД «ДЕЛО» будет осуществляться исключительно в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях. Об этом сообщается на сайте министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

Таким образом, сегодня СЭД «ДЕЛО» охватывает все муниципальные и региональные органы власти (а в Ростовской области 463 муниципальных образования) и подведомственные им структуры, в том числе детские сады, школы, медицинские учреждения.

Только за 2018 год в СЭД было обработано около 3,5 млн документов, из которых более 2,2 млн – это подлинники, подписанные универсальной квалифицированной электронной подписью, которые «родились» непосредственно в электронном шаблоне. Остальные – это отсканированные бумажные документы, которые в дальнейшем проходят также в рамках СЭД.

В планах министерства информационных технологий и связи Ростовской области – использование в 2019 году новых показателей мониторинга развития электронного документооборота в рамках развития системы «ДЕЛО» в соответствии с условиями федеральной программы «Цифровая экономика». 

Напомним, что Ростовская область одной из первых в стране начала внедрять не разрозненные сегменты электронного документооборота, а централизованную систему. С 2014 года регион по распоряжению Губернатора полностью перешел на электронный документооборот. Самый большой массив информационного взаимодействия в регионе - это электронный документооборот органов власти. К системе обеспечен мобильный доступ через программный сервис «Мобильный кабинет руководителя». На Дону также внедрена система архивного хранения документов в электронном виде «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Кроме того, Ростовская область первая в ЮФО и в числе первых в России присоединилась в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Источник: Министерство информационных технологий и связи Ростовской области 
http://minsvyaz.donland.ru/Default.aspx?pageid=56163

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29241 

TAdviser подтверждает лидирующие позиции ЭОС в СЭД/ECM-отрасли

По сложившейся традиции в начале года экспертный центр TAdviser обновил рейтинги по ситуации в отечественной отрасли СЭД/ECM. Аналитики TAdviser из года в год отмечают лидирующие позиции компании «Электронные Офисные Системы». И в этот раз ЭОС никому не уступает первенство, продолжая опережать конкурентов по объемам выручки от продаж лицензий на программные продукты. В очередной раз эксперты констатировали и лидерство в госсекторе – продукты ЭОС остаются самыми востребованными решениями для госорганов уже много лет.

При подготовке рейтинга TAdviser учитывал данные за 2017 год. В обзоре отмечается, что за последние 10 лет отечественная отрасль СЭД/ECM прошла колоссальный путь – от программ для простой автоматизации делопроизводства (с них начинали нынешние крупные вендоры) до вполне конкурентных на мировом уровне решений для управления корпоративным контентом класса ECM. Компания ЭОС, одной из первых в России создавшая специализированные системы для автоматизации документооборота, прошла все эти годы на лидирующих позициях и продолжает развивать свои продукты в соответствии с мировыми трендами, потребностями заказчиков, и опережать их.

Согласно приведенным данным, по итогам 2017 года российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% и достиг цифры 46,2 млрд рублей. В списке компаний по наибольшей общей выручке от реализации СЭД/ECM-проектов ЭОС занимает 4-ю строчку, уступая только крупным компаниям-интеграторам. В сравнении с предыдущим периодом рост по этому показателю – 4,9%. По выручке от продаж лицензий ЭОС занимает первое место среди всех фигурантов обзора – как вендоров, так и интеграторов, закрепив свой успех прошлого года. Напомним, что и в предыдущем рейтинге компания ЭОС также была на первой позиции по этому показателю.

В списке крупнейших заказчиков ЭОС в 2016-2017 годах, отмеченных в обзоре TAdviser, – Газпром трансгаз Москва, Копейский машиностроительный завод, Росгосстрах, Торговый Дом Столото (АО ТК Центр), Управление АО Татэнергосбыт, Гамма ТД, Ригла, Severin Development, АНО Организационный комитет «Россия-2018», Ниармедик Плюс, СК Росгосстрах-Жизнь, Спецтрансстрой, АК Восток Нефте Завод Монтаж, Калужский Двигатель, НИЦ Курчатовский институт, Московский Городской Педагогический Университет (МГПУ).

Большое количество внедрений приходится на долю ЭОС и в органах власти, местного самоуправления и других организациях госсектора. Выручка от IT-проектов в данном сегменте возросла в сравнении с предыдущим периодом на 15%. Аналитики TAdviser в своем ранкинге приводят список крупнейших заказчиков ЭОС из госструктур: это Государственная Дума, Совет Федерации ФС РФ, Министерство юстиции РФ, Генеральная прокуратура РФ, Минкультуры России, Правительство Республики Дагестан, Правительство Иркутской области, Федеральное архивное агентство, Администрация Сахалинской области, Правительство Ставропольского края, Агентство по информатизации и связи Камчатского края, Администрация г. Тулы, Администрация Архангельска, Администрация Ростовской области.

Как и в прошлом году, в обзоре об автоматизации госсектора ЭОС занимает первое место среди других вендоров СЭД/ECM-систем по популярности программных продуктов. По данным TAdviser, среди всех СЭД именно решения ЭОС чаще всего внедряются в государственных ведомствах.

Елена Иванова, директора по маркетингу ЭОС

Елена Иванова, директора по маркетингу ЭОС

Аналитики TAdviser считают, что в будущем следует ожидать активного роста рынка СЭД/ЕСМ. Они связывают это со многими факторами, а в первую очередь – с программой импортозамещения и развитием цифровой экономики. Правительство РФ назвало электронный документооборот основой цифровизации. По словам Елены Ивановой, директора по маркетингу ЭОС, сегодня технологии становятся более сложными, но в то же время для пользователей они становятся более простыми, понятными, легкими в использовании. Современная информатизация подразумевает использование искусственного интеллекта, больших данных, облачных решений.

«Наши системы уже сейчас представляют собой целые платформы интеллектуального управления информацией. В частности, мы внедряем в свои продукты технологии искусственного интеллекта, чат-боты, мессенджеры, предлагаем полнофункциональные мобильные приложения, разнообразную хорошо визуализированную аналитику. Все это в условиях цифровизации в разы ускоряет и облегчает работу с информацией», - отмечает Елена Иванова. Таковы сегодня приоритеты в развитии всей продуктовой линейки ЭОС. Именно создание многофункциональных платформенных ИТ-решений, в которые активно проникают новейшие цифровые технологии, позволяет уверенно удерживать первенство в своем сегменте, а также, по мнению топ-менеджеров компании, является залогом лидирующих позиций в будущем.

Ссылки на полные обзоры TAdviser: 
СЭД (рынок России) 
Информатизация госсектора 2018

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=29167 

СЭД «ДЕЛО» в правительстве Ставропольского края

О клиенте

В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматривающий создание единого документационного пространства региона на общей программной платформе. Инициатором проекта является Министерство энергетики, промышленности и связи Ставропольского края совместно с Аппаратом Правительства Ставропольского края.

Исполнители проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства Ставропольского края, в органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований ведет группа компаний «Бизнес ИТ» ((г. Ставрополь), золотой партнер ЭОС) в тесном сотрудничестве со специалистами Государственного казенного учреждения Ставропольского края «Краевой центр информационных технологий», являющегося оператором инфраструктуры электронного правительства Ставропольского края и региональной системы межведомственного электронного взаимодействия Ставропольского края.

Сроки реализации

2010 год – по настоящее время.

Задача / Цель внедрения

Главной целью проекта стало создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы исполнительной власти и местного самоуправления Ставропольского края, организация взаимодействия между ними.

Решения

Программной платформой, на базе которой организовано информационно-документационное взаимодействие, является система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС.

Сроки и этапы реализации проекта

2010 г. – август 2011 г.

  • Введено в эксплуатацию 300 рабочих мест системы «ДЕЛО».

  • Система установлена на рабочих местах сотрудников подразделений документационного обеспечения Аппарата Правительства и всех органов исполнительной власти края, на рабочих местах сотрудников секретариатов и сотрудников, выполняющих функции делопроизводителей в структурных подразделениях Аппарата Правительства.

  • Разработано 30 дополнительных форм отчетности.

октябрь-ноябрь 2011 г.

  • В СЭД «ДЕЛО» реализована функция контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Губернатора Ставропольского края, а также правовых актов Губернатора Ставропольского края и Правительства Ставропольского края.

  • Разработано 60 дополнительных печатных и отчетных форм.

  • Осуществлена интеграция ведомственной базы данных Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с центральной базой данных Правительства Ставропольского края (Министерство труда и социальной защиты населения Ставропольского края использует СЭД «ДЕЛО» с 2008 года, в СЭД министерства 180 рабочих мест). Решение об интеграции было принято, так как все органы исполнительной власти объединены в единую базу.

декабрь 2011 г. – июнь 2012 г.

  • Приобретены дополнительные рабочие места для Аппарата Правительства и органов исполнительной власти. В результате в СЭД «ДЕЛО» стало работать более 500 пользователей.

  • Для взаимодействия с администрациями муниципальных образований Ставропольского края в каждой администрации развернуты отдельные базы данных (по 1 рабочему месту делопроизводителя).

июль 2012 г. – 2013 г.

  • В целях обеспечения возможности подачи обращений гражданами в электронном виде разработан программный модуль «Личный кабинет гражданина» и выполнена интеграция портала органов власти Ставропольского края с системой межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае.
  • В 2013 году организовано взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан», функционирующей в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.
  • В качестве пилотного проекта запущен обмен данными посредством «Сервера Электронного Взаимодействия» с Думой Ставропольского края и администрациями Ставрополя, Невинномысска и Шпаковского района.

2014 г. – 2015 г.

  • Реализация пилотного проекта по безбумажному документообороту между Министерством энергетики, промышленности и связи, ГКУ СК «Краевой центр информационных технологий» и Министерством экономического развития.

2016 г. - 2017 г.

  • В целях организации оперативного доступа руководителей к документам внедрена подсистема «Портфель руководителя» на 32 планшетных компьютерах руководителей Ставропольского края.
  • В целях обеспечения возможности передачи данных по обращениям в соответствии с положениями документа «Порядок импорта данных в раздел «Результаты Рассмотрения Обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ в закрытой сети. Руководство по внедрению. Версия документа 5.х» запущен модуль взаимодействия СЭД с разделом РРО ССТУ.
  • В целях обеспечения возможности обмена документами с федеральными органами исполнительной власти выполнена интеграция СЭД с системой МЭДО (версия 2.7).

2017 г. – по настоящее время

  • Приобретена лицензия СЭД «ДЕЛО» на неограниченное количество рабочих мест.
  • По отдельным группам документов перешли на безбумажный документооборот.
  • В органах исполнительной власти края организованы рабочие места системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» для организации работы с документами, вышедшими из оперативного управления.
  • Расширение рабочих мест СЭД в органах местного самоуправления, запуск подсистемы «Портфель руководителя» на планшетных компьютерах глав администраций муниципальных образований.

Результаты проекта

В настоящее время в Аппарате Правительства и органах исполнительной власти Ставропольского края в СЭД «ДЕЛО» работает более 3 600 сотрудников. И более 2 000 сотрудников в органах местного самоуправления. Система установлена практически на 100% рабочих мест Аппарата Правительства, во всех структурных подразделениях органов исполнительной власти края. 

Около 100 руководителей края работают в СЭД с мобильных устройств.

Выполнена интеграция СЭД с автоматизированной системой «Обращения граждан», функционирующей в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, с системой МЭДО, с информационным ресурсом ССТУ.РФ.

Для работы с документами, вышедшими из оперативного управления, внедрена система «АРХИВНОЕ ДЕЛО».

Для обмена служебной корреспонденцией базы данных СЭД «ДЕЛО» развернуты во всех органах местного самоуправления края.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» позволило значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и оперативного прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства. В органах исполнительной власти использование системы позволило автоматизировать и привести к единообразию организацию делопроизводства, наладить обмен документами между ними в электронном виде.

Перспективы проекта

Руководство министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края планирует активно развивать электронный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления края. А именно:

  • внедрить СЭД на всех уровнях управления, включая руководителей и специалистов региональных ведомств, глав муниципальных образований края, специалистов муниципальных образований и сельских поселений;
  • организовать систему электронного взаимодействия и обмена юридически значимыми электронными документами со всеми органами местного самоуправления и ведомствами края;
  • используя уже созданное единое информационное пространство на базе СЭД, автоматизировать проектное управление в Ставропольском крае, обеспечив тем самым удобство коммуникаций между участниками проектной деятельности края.

СЭД «ДЕЛО» в заксобрании Иркутска

Как известно, законодательные органы власти должны в принимаемых ими законах выражать общую волю граждан. При этом одним из трех основополагающих свойств парламента является связь избирателей с их представителями. Органы законодательной власти призваны максимально полно учитывать социальные интересы и запросы, в том числе на предоставление информации о своей деятельности. Так что в основе их работы должен, безусловно, лежать принцип гласности. Именно поэтому в России сегодня так много внимания уделяется определению степени открытости региональных органов законодательной власти в том числе через рейтинговую оценку информативности официальных сайтов. С 2008 года подобный рейтинг составляет проектный центр «Инфометр», действующий на базе Института развития свободы информации (Санкт-Петербург). В 2017 году лидером рейтинга среди официальных сайтов органов законодательной власти субъектов Российской Федерации стало Законодательное Собрание Иркутской области, в 2018 году также вошедшее в число лидеров исследования. Такого результата удалось достичь благодаря комплексной автоматизации процессов документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС и внедрению системы автоматизации законотворческой деятельности САЗД - «Электронный парламент». О том, как реализовывался этот проект, рассказывают Юрий Яковишин, начальник отдела информационных технологий и связи аппарата Законодательного Собрания Иркутской области, и Юрий Кособринов, генеральный директор компании «Вектор - Дальний Восток», разработчик САЗД, город Хабаровск.


Юрий Яковишин, начальник отдела информационных технологий и связи аппарата Законодательного Собрания Иркутской области

- Расскажите о том, как начинался данный проект?

Юрий Яковишин: СЭД «ДЕЛО» мы начали внедрять еще в 2005 году – 13 лет назад. Выбор в пользу данного решения был вполне объясним. Примерно в 70 % органов власти субъектов РФ, работающих с системами электронного документооборота, внедрено именно «ДЕЛО». Тренд задала Госдума, с которой мы все берем пример, пытаясь перенять лучшие практики. И Иркутская область не стала исключением. Автоматизация законотворчества также сначала была проведена именно в Госдуме. Созданной там системой мы пользовались, чтобы получать информацию по федеральному законотворчеству - и не тогда, когда закон уже принят, а на стадии инициативы, чтений, заключений. Это необходимо, так как органы государственной власти субъектов тоже участвуют в федеральном законотворческом процессе.
Тогда нам и пришла идея сделать аналогичную систему и в нашем регионе. Первое, что было необходимо, это решение руководства, которое должно осознавать потенциальные удобство и эффективность использования подобной системы. Ведь любое внедрение требует временных, денежных и человеческих ресурсов. И так как опыт использования такой системы уже был, убедить руководство было проще.

- Когда возникла идея автоматизации нормотворческой деятельности?  

Юрий Яковишин: Идея зародилась лет 7 назад, но для реализации проекта потребовалось много времени. Самая большая проблема в госорганах всегда связана с выделением бюджета. 2010-2011 годы были трудными с этой точки зрения – был заметен дефицит бюджета. В 2014 году ситуация стала меняться к лучшему, тогда мы и стали изучать разработчиков, которые могли предложить нужное нам решение. Мы, разумеется, хотели, чтобы оно базировалось на СЭД «ДЕЛО» - система уже отлично себя зарекомендовала.

На тот момент в ряде регионов подобные проекты уже были реализованы. Оказалось, правда, что полного набора преимуществ от внедрения регионы не получили.

- Почему так произошло?

Юрий Кособринов: Разработка системы автоматизации законотворческой деятельности САЗД «Электронный Парламент» началась еще в 2004 году, когда у Законодательной Думы Хабаровского края возникла необходимость в решении задачи автоматизации законотворческого документооборота – непростого, со своей спецификой, которой в стандартном документообороте нет.  Поэтому коробочная СЭД не могла решить все задачи. 

Созданное нами решение интегрировано с СЭД «ДЕЛО». Оно позволило, прежде всего, сократить трудозатраты сотрудников, систематизировать порядок работы подразделений законодательного органа и автоматизировать процесс публикации проектов законов, и связанных с ними документов, на официальном сайте органа власти. 

Юрий Яковишин: Многие регионы, внедрившие подобную систему, использовали её постфактум, как базу данных принятых решений. Мы же хотели использовать возможности системы именно для проработки законопроекта. Нужно было вовремя вносить инициативы, которые поступали в Заксобрание. Все заключения должны были появляться мгновенно после регистрации в системе. Любой гражданин или депутат должен был получить возможность из любой точки мира открыть страницу с законодательной инициативой или иным вопросом, рассматриваемым в законодательном (представительном) органе власти, и ознакомиться с приложенными документами.

Нам удалось добиться многого. Мы обеспечили депутатов информацией для качественной проработки рассматриваемых вопросов. Все другие органы власти получили доступ к информации о процессе законотворчества. Раньше их представителям приходилось звонить депутатам и их помощникам и уточнять, какие материалы есть по конкретному вопросу. Помощники депутатов собирали разрозненные файлы, сканировали, так как многое было в бумаге, отправляли их запрашивающему ведомству. Эффективность процесса была не высока, ошибок было много. Все эти проблемы удалось устранить. Так как все материалы привязаны к конкретному законопроекту, скорость обработки информации значительно выросла.

- А почему в Иркутском Заксобрании получилось эффективно использовать внедренное решение? 

Юрий Яковишин: Во-первых, мы изначально решили использовать максимум функционала. Во-вторых, тот факт, что в некоторых регионах уже был опыт такого внедрения, для нас стал преимуществом: мы опирались на их опыт и реализованные кейсы.

Юрий Кособринов: Действительно, для успешной реализации проекта очень важна готовность персонала к внедрению новых технологий и, пожалуй, самое главное – это степень поддержки руководства.  Руководство Заксобрания Иркутской области во всем поддерживало проект автоматизации, и аргументировано заинтересовало персонал, что позволило получить результат в кратчайшие сроки. Также хотелось бы отметить инициативную поддержку со стороны отдела информационных технологий и связи аппарата Заксобрания, именно они организовали проработку должностных инструкций и регламентов, которые должны более полно отражать новый процесс подготовки документов.

Юрий Яковишин: Дополнительным фактором было стремление обеспечить информационную доступность нормотворческой деятельности: наш сайт был в пятерке по этому показателю, но нам хотелось большего. На момент запуска проекта было выполнено 99 % того, что было возможно без внедрения автоматизированной системы. С помощью данного проекта мы смогли решить всю задачу. Внедрив САЗД, мы в 2017 году смогли выйти на первое место в рейтинге «Инфометра».

- Чего именно не хватало сайту до внедрения?

Юрий Яковишин: Проблемное место – доступность информации. Информация о проводимых комитетами и комиссиями заседаниях должна быть доступна гражданам. Обеспечить это в ручном режиме было практически невозможно – получалось разве что выложить данные непосредственно к сессии, раз в месяц. Если же пытаться публиковать информацию о текущей работе комитетов, то потребовалось бы нанять дополнительный персонал. И даже в этом случае приходилось бы делать двойную работу, для каждого заседания собирая новый комплект документов. С учетом того, что инициатива может обсуждаться полгода, такой подход не эффективен.

Другой вопрос – актуальность. Раньше депутату, который лишь накануне заседания комитета получил необходимую информацию, сформировать позицию по обсуждаемому вопросу было сложно.  Вся информация, которая сейчас появляется на портале, максимально быстро попадает к тем, кто в ней заинтересован, а не через день, неделю или даже месяц.

Юрий Кособринов: Важно то, что система выбирает информацию, формируемую сотрудниками подразделений в процессе текущей работы и автоматически публикует ее на официальном сайте, тем самым процесс рождения закона можно наблюдать в режиме on-line.

Юрий Яковишин: Еще один важный фактор – обеспечение мобильности депутатов. Это было необходимо, и благодаря мобильным рабочим местам на планшетах они получили доступ к информации из любой точки – в том числе к законотворческому документообороту. В будущем мы, конечно, хотели бы предоставить возможность использовать цифровую подпись, но это не так просто.  На текущий момент нормотворчество нельзя полностью перенести в электронную среду – нет законодательной базы. Когда соответствующие нормативные акты будут приняты, то законодательные инициативы и законы будут существовать изначально в электронном виде. Для публикации документов к рассматриваемым вопросам используются электронные копии подлинников документов, подписанных на бумажном носителе и зарегистрированных в СЭД «ДЕЛО» при их поступлении в заксобрание. Далее не требуется делать бумажные копии подлинников, так как все материалы представлены в САЗД, что позволило разгрузить некоторых служащих от рутинной работы в виде копирования документа каждому заинтересованному лицу.

- Каковы результаты проекта?

Юрий Кособринов: Повышение прозрачности, доступности и ответственности работы Заксобрания, так как законы появляются на сайте не на последней стадии – после их принятия, а сразу же при внесении законопроекта. Тем самым всем жителям Иркутской области предоставляется закрепленная в Регламенте Законодательного Собрания возможность влиять на законотворческий процесс. Для депутатов – это возможность получить все необходимые документы, сразу же после их поступления в Заксобрание, а не за пять дней до начала сессии, как это было ранее. Тем самым им предоставляется больше времени на подготовку и проработку законопроектов для обсуждения, что приводит к принятию более продуманных и обоснованных решений.

Не следует забывать и про значительную экономию бюджетных средств на бумагу и расходные материалы. Так как теперь к заседанию нет необходимости распечатки пакета документов для каждого из сорока пяти депутатов, а это зачастую более тысячи страниц.

Юрий Яковишин: Доступность информации сказалась и на лояльности граждан к власти, на удовлетворенности работой заксобрания и самими решениями. Люди стали больше доверять принятым законам: ведь теперь они видят, над чем работают депутаты. Кроме того, система настолько прозрачна, что депутаты сейчас не прогуливают – ведь люди могут посмотреть, кто как работал, проверить посещаемость. Работа депутатов оценивается избирателями, так что это важно.

- Есть ли планы по развитию системы?

Юрий Кособринов: Сегодня система позволяет познакомиться не только с самими законопроектами, но и выполняет аналитические функции. Как уже сказал Юрий Яковишин, на сайте публикуется отчет об участии депутатов в сессиях и заседаниях постоянных комитетов.

В планах – предоставление информации о том, как депутаты голосуют за конкретные законопроекты. В том числе и размещение видео информации о выступлениях и голосованиях.

Законодательное Собрание – это региональный орган законодательной власти, но при этом одновременно и субъект права законодательной инициативы в РФ. В проработке находится идея получения информации о прохождении законодательной инициативы в Государственной Думе. Иными словами, законодательная инициатива вначале принимается на сессии Заксобрания, и информация о ней отражается на сайте, а затем она направляется в Государственную Думу. Стадии рассмотрения законодательной инициативы в ГосДуме также планируется автоматически публиковать на сайте Заксобрания.

Юрий Яковишин: Среди необходимых нововведений – улучшение юзабилити. Разработчик учитывает наши пожелания – это очень полезно. И уже упомянутая цифровая подпись – она в нашем регионе очень нужна. К примеру, срок подачи поправок ограничен. Но как в них может уложиться депутат, который находится в труднодоступном районе, куда самолет летает раз в неделю? Как ему работать? Если бы был функционал удаленного доступа с цифровой подписью, проблема бы решилась. Но повторюсь: этот вопрос упирается в нормативную базу, документ должен быть юридически значим – пока нормативная база не успевает за разработкой программных решений. 

Резюмируя, скажу, что у нас с разработчиком САЗД есть планы по улучшению системы и расширению ее функциональности, ведь такое решение – это живой, развивающийся проект, который призван приносить пользу как сотрудникам Заксобрания, так и рядовым гражданам.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28954

Сэд «дело» в фгбоу во лгпу

ФГБОУ ВО «Липецкий государственный педагогический университет имени П.П. Семенова-Тян-Шанского» является одним из ведущих вузов региона. С 2009 года в учебном процессе университета используется программное обеспечение, разработанное компанией ЭОС («ДЕЛО», «Кадры», «Архивное ДЕЛО», «eDocLib»). Продукты предоставлены в рамках программы ЭОС для учебных заведений «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!». По специальному прейскуранту и без предоплаты, со всей сопроводительной документацией, ЭОС предоставляет партнерам программы до 20 лицензий системы «ДЕЛО», АРХИВНОЕ ДЕЛО»EOS for SharePoint и eDocLib. Условиями программы уже воспользовались более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

В текущем году руководством университета было принято решение о повышении эффективности управленческих процессов путём автоматизации делопроизводства. Перед компанией ИС-Сервис (региональный партнер ЭОС) стояла задача – внедрить в университете систему электронного документооборота, которая позволит:

  • создать единое информационное пространство для регистрации, обработки, анализа и хранения документов;
  • сократить сроки рассмотрения документов;
  • повысить качество решения вопросов и ответственность за их исполнение;
  • усилить контроль исполнения различных видов поручений на всех уровнях управления;
  • оптимизировать потоки документной информации в бумажном и электронном виде между структурными подразделениями;
  • создать предпосылки для организации электронного документооборота университета с федеральными, региональными и муниципальными органами власти.

Оптимальной системой для решения поставленных задач была признана СЭД «ДЕЛО». Программное обеспечение приобретено на условиях «Академической лицензии» (50% скидка на продукты ЭОС для собственных управленческих нужд учебных заведений).

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в университете завершено 1 ноября 2018 г. В рамках проекта компанией ИС-Сервис к системе электронного документооборота вуза подключено и обучено 60 пользователей (ректорат, институты и основные структурные подразделения, в том числе территориально удаленные), установлена опция «Сканирование» и подсистема «Управление процессами». В дальнейших планах развития СЭД – увеличение числа пользователей и переход на безбумажный документооборот.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28935 

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок»

Осенью текущего года завершился первый этап проекта внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок» Республики Алтай. В рамках проекта пользователями СЭД стали в общей сложности более 60 сотрудников туристической организации.

Курорты горного Алтая ежегодно привлекают миллионы туристов не только со всех уголков нашей необъятной Родины, но также гостей из Азии и Европы. Всесезонный курортный комплекс «Манжерок» расположен в самом центре семейного отдыха Республики Алтай, близь популярного у туристов озера Манжерокское. Инвестиционный проект развития круглогодичного курорта является одним из крупнейших туристско-рекреационных проектов на территории России.

Горнолыжный комплекс «Манжерок», помимо горнолыжных трасс, канатной дороги, и проката профессионального снаряжения, предлагает своим гостям разнообразные экскурсии, оборудованный пляж, катания на снегоходах, лошадях и квадроциклах. На территории есть также гостиничный комплекс, баня, спортивные площадки и множество интересных мест для посещения с детьми: начиная с верёвочного парка, и заканчивая «перевернутым домом» - необычным сооружением, где можно пройтись по потолку, и оглядеть всё «сверху вниз». Стоит также отметить, что именно здесь расположился первый в Сибири профессиональный байк-парк.

Цели и задачи проекта

Не менее интересно и «закулисье» туристического комплекса. Огромная территория, широкий спектр услуг и развлечений накладывают свой отпечаток на управленческие бизнес-процессы предприятия. Организационно-обеспечительная деятельность курорта так или иначе связана с большим потоком документов, будь то входящая корреспонденция, внутренние документы или же договоры с контрагентами. Основную массу таких бизнес-процессов составляют именно договорная работа и закупочная деятельность, автоматизация которых постепенно назревала по мере расширения бизнеса.

Так, с очередным витком развития, в 2018 году руководством организации было принято решение о внедрении системы автоматизации документооборота и бизнес-процессов (СЭД), способной упорядочить как общие делопроизводственные процессы, так и архивное дело, коллегиальную работу, автоматизировать на предприятии управление заданиями и поручениями. Изначально, ответственными за подбор СЭД специалистами рассматривалось несколько систем российских и зарубежных разработчиков, однако по ключевым параметрам ТЗ наиболее подходящей под нужды и требования заказчика оказалась система электронного документооборота «ДЕЛО».

Основная цель внедрения СЭД «ДЕЛО» в горнолыжном комплексе «Манжерок», как уже было сказано выше, - автоматизация договорной работы и процесса закупок, так как именно эти бизнес-процессы составляют наибольший объем документопотока организации. В требованиях к функционалу СЭД заказчик выделил следующие возможности:

  • Работа с документами: Возможность регистрации документов и прикрепления к регистрационной карточке файлов, вынесение резолюций (как в открытой форме, так и с использованием шаблонов), отслеживание хода обработки документов и формирование отчетов.
  • Работа с задачами и поручениями: Возможность постановки задач, контроль сроков исполнения.
  • Работа с договорами: Возможность создания типовых договоров в системе, использование шаблонов, сбор статистики.
  • Работа с совещаниями: Протоколирование, постановка задач, отслеживание исполнения и оценка результата (отчеты исполнителей).
  • Интерфейс: Наглядный интерфейс. Наличие как десктопной, так и мобильной версий для удаленной работы в СЭД.
  • Интеграционные и взаимодействие: Возможность интеграции с MS Outlook, и, в перспективе, с 1С Предприятие.

Особое внимание в техническом задании заказчик уделил требованиям к системе документооборота в части автоматизации закупочной деятельности. Так, СЭД должна обеспечить следующие возможности работы с документами, сопровождающими процесс закупок туристического комплекса:

  • создание заявки на закупку в электронном виде;
  • прохождение согласования заявки;
  • формирование первичных шаблонов протоколов комиссии по закупкам на основе введенной информации в заявке и результатов голосования. Возможность внесения дополнительной информации сотрудниками, которые готовят итоговый документ.

Ситуация до начала проекта внедрения

До внедрения системы электронного документооборота ДЕЛО, все документы горнолыжного комплекса «Манжерок» регистрировались в бумажных журналах. Контроль за исполнением документов осуществлялся секретарем в ручном режиме.

В век информационных технологий и тотальной «электронизации», бумажная методика учета документов считается устаревшей, так как имеет ряд существенных недостатков. Из-за несовершенства регистрационной формы ведения делопроизводства, специалисты комплекса сталкивались с такими проблемами, как как потеря первичных бухгалтерских документов, отсутствие прозрачности обработки документов, длительное согласование договоров на бумажном носителе и т.д. Эти проблемы, озвученные еще на старте проекта, сформировали основные задачи внедрения:

  • сокращение времени движения документов;
  • уменьшение числа ошибок, в том числе утраты документов;
  • ускорение движения типовых документов между участниками документооборота организации;
  • сокращение времени согласования договоров;
  • автоматизация процесса закупок. Обеспечение удобства и прозрачности обработки документов для сотрудника-инициатора закупки.

В качестве исполнителей проекта были приглашены специалисты отдела внедрения компании КС-Консалтинг, которые выполнили обследование действующего документооборота и сформулировали основные предложения по автоматизации делопроизводственных функций компании.

Особенности и ход реализации. Первый этап проекта внедрения.

Сам проект внедрения условно разбит на 2 этапа. На первом этапе, после обследования документооборота и настройки системы, был запущен стандартный функционал СЭД ДЕЛО. В результате были автоматизированы традиционные делопроизводственные процессы:

  • Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
  • Внесение резолюций руководителя (вышестоящую резолюцию с личным контролем пишет только руководитель) и резолюций подчиненных, обеспечение контроля начальниками отделов.
  • Управление задачами и поручениями: ведение отчетов, контроль, снятие с контроля.
  • Регистрация внутренней переписки: заявки на транспорт, заявки на проверку контрагентов, служебные записки и переписки.
  • Автоматизация работы с распорядительными документами и приказами.

По завершению первого этапа было проведено обучение, а также индивидуальные консультации пользователей.

Пользователями СЭД стали преимущественно начальники (лицензии ЛГО «ДЕЛО-WEB» и «ДЕЛО») и специалисты (конкурентные лицензии «ДЕЛО-WEB») отделов. Секретарю компании было установлено полнофункциональное автоматизированное рабочее место (АРМ) системы ДЕЛО. Также предполагается выделить 3 АРМ для руководителей дирекции в Москве.

Для автоматизации внесения бумажных документов в СЭД было закуплено рабочее место опции «Сканирование», которое позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО», автоматически прикрепляя образы документов к регистрационной карточке. Также, пользователям СЭД ДЕЛО было установлено приложение «Мониторинг документов» - собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения пользователей о приближающихся и наступивших событиях в системе ДЕЛО.

На следующем шаге проекта предполагается внедрение дополнительных процессов, не предусмотренных в стандартном наборе функций СЭД и связанных с согласованием документов по договорной и закупочной деятельности организации. Все работы по написанию процессов и разработке печатных форм выполняют специалисты КС-Консалтинг. Ориентировочные сроки выполнения работ – декабрь 2018.

Подробная информация о втором этапе внедрения СЭД ДЕЛО в горнолыжном комплексе Манжерок появится в ближайшем месяце. Следите за новостями на нашем сайте.

Ссылка на новость: https://www.eos.ru/eos_about/eos_news/detail.php?ID=28805

Страницы:
1
2
3
4
5
6
7
8
18
предыдущая
следующая